Ретроградный Microsoft: как заменить Dynamics и сохранить бизнес-карму

Веерные отключения Microsoft — серьёзный повод для беспокойства у тех, кто до сих пор юзает иностранное ПО. Сегодня Visio, Project и Power BI, а завтра что-то ещё окажется в «тетради смерти». Раскрываю карты и рассказываю, как быстро и безболезненно перейти на отечественное.

Эзотерический спонсор этой статьи — передача «Натальная карта». Если вам интересно, мой любимый выпуск был с Мигелем))

На работе мне уже приходилось сталкиваться с экстренным переходом с иностранных на российские системы. Расскажу сегодня про одну торгово-производственную компанию. Название не могу раскрыть из-за NDA, так что пусть будет просто N.

Когда N обратились к нам, оплаченной лицензии Microsoft Dynamics CRM оставалось ровно на три месяца. Надо было срочно перенести все данные и подключить пользователей, иначе вся информация была бы потеряна.

Не знаю, решились бы N на смену ПО без всех внешних обстоятельств. Но вопросики к Dynamics у них всё равно накопились:

Программа не давала вести клиентов и объекты в одной системе.
Отображалась информация по всем активностям, сотрудникам это только мешало.
Ещё Dynamics не интегрировался с Яндекс Картами и Контур.Фокусом, а русский интерфейс отсутствовал.

Жирный плюс всего отечественного ПО — его создают специально для нашего рынка. Там уже есть всё, что нужно для работы в России. Да и над английскими терминами не придётся ломать голову.

Мы должны были очень оперативно настроить стандартные и отраслевые процессы. Как и в жизни, большую задачу разбили на несколько поменьше. Получилось три этапа: перенос данных из Dynamics CRM, создание MVP и усовершенствование функций.

а) стандартные функции CRM:

база данных контрагентов,
управление продажами,
контроль работы менеджеров,
интеграция с IP-телефонией и электронной почтой,
воронка продаж,
отчёты и прогнозы,
автоматизация workflow — оповещения, напоминания, автозаполнение договоров.

б) специфические функции:

кастомный канбан по объектам в работе,
справочник цен конкурентов,
возможность работы с множеством позиций одновременно,
автоматический расчёт цен с учётом НДС разных стран,
подбор количества машин под объём поставки и другие.

База контрагентов. 40 тысяч контактов мы перенесли в новую систему. В каждой карточке есть объединённая информация по клиенту: юридические данные, контакты, проведённые и запланированные встречи и звонки, ответственные сотрудники и так далее.

Для сравнения: сотрудники тратили минимум 15 минут, чтобы завести клиента в систему. На проект уходило ещё больше — 30 минут. Сейчас всё занимает 2−3 минуты.

Скоро ещё добавим интеграцию с Контур. Фокус, чтобы автоматически загружать актуальные данные о партнёрах и получать оповещения о потенциальных рисках.

Разграничение прав доступа. У N много направлений продаж. Теперь больше никакой информационной лавины. Мы настроили права доступа таким образом, что каждый менеджер видит только свои позиции.

Авторасчёт НДС. Рассчитать натальную карту, конечно, было бы попроще :)

N работает в России и странах СНГ, так что НДС везде разный. Мы настроили автоматический расчёт налогов. Для каждой страны в системе уже указан свой коэффициент НДС.

Анализ цен на полках. Не надо объяснять, зачем компании регулярно мониторят стоимость аналогичной продукции конкурентов. Сотрудники N выезжают «в поля» и фиксируют цены.

В Dynamics приходилось долго составлять сравнительные отчёты. А сейчас… Да, сейчас стало легко, интриги не получилось. В «Первой Форме» надо только найти нужную позицию и вбить цену.

Так проще принять решение о повышении цены или проведении акции

К этому скриншоту хочу добавить ещё одно пояснение. Раньше сотрудники вводили цену за упаковку и за кубометр. Теперь они вносят цену только в один столбец. Во втором цена рассчитывается сама.

Множественный выбор. Я продолжу сравнивать «было-стало». Так вот, в Dynamics почему-то не предусмотрена опция множественного выбора. Хотите отчёт из двадцати пунктов — придётся вручную добавлять каждую позицию. Как вы уже поняли, у нас такой проблемы нет, хе-хе.

Кастомный канбан. У N существует два типа клиентов: торговые сети и застройщики. Во втором случае менеджерам надо иметь дело не только с самим клиентом, но и с их стройками. Поэтому в системе появился кастомный канбан, где видны объекты и стадии работы.

Минимум ручного ввода данных. В таблицу-паспорт проекта уже встроено 10 формул для расчётов. Сотрудник может сделать скидку на отдельной строчке или применить сразу ко всему списку. А опция «Объём выбранной машины» рассчитывает, сколько машин нужно для доставки заказа.

Пример таблицы с формулами, которой мы пользуемся сами

Отчёты. Теперь они формируются автоматически, данные выводятся на дашборды. Наполнение отчётов у сотрудников из разных отделов отличается.

N получили CRM-систему, отвечающую их потребностям и особенностям работы с производством и продажей материалов. Через три недели после переноса данных пользователи уже работали в системе. Сразу же они начали юзать и мобильное приложение.

А вы ещё пользуетесь какими-то иностранными программами?