Тысячи российских команд останутся без любимых таск-трекеров: как спасти свои данные

Это вызов для компаний с уже развитой инфраструктурой проектов в Jira и Trello, которые сильно полагались на эти инструменты. В статье рассказываю, где и как искать замену.

Тысячи российских команд останутся без любимых таск-трекеров: как спасти свои данные

Когда в начале августа Atlassian начали «заботливо» рассылать письма о закрытии российских аккаунтов (и проектов с задачами, соответственно), стало понятно, что нужно искать замену. Это вызов для компаний с уже развитой инфраструктурой проектов в Jira и Trello, которые сильно полагались на эти инструменты в координации бизнес-процессов.

На этой волне таск-менеджеры начали готовить быстрый импорт из Trello. Наша команда Shtab тоже напряглась и за пару дней подготовила решение с переносом карточек, файлов и даже комментариев к задачам 🔥

Терять накопленную годами историю прогресса, производственную и другую документацию компаниям не просто. Поэтому они усердно изучают российские сервисы — Shtab, Kaiten, Яндекс.Трекер, Аспро.Cloud, Планфикс и др. И задаются вопросами: Кому довериться? Как сохранить накопленный прогресс по проектам?

Чтобы период поиска и переход на другой инструмент прошел гладко и успешно, поделюсь лайфхаками.

Риски для бизнеса

1. Потерять свои данные. Для многих Trello и Jira стали центральными хранилищами информации о проектах, задачах, командной работе и дедлайнах. У кого-то задачи запланированы на месяцы вперёд. Без четкой картины текущих задач, их статуса и ответственных за их выполнение, компании могут столкнуться с простоями, ошибками и дублированием работы. А это грозит потерей эффективности.

2. Потерять время на адаптацию команды. Сначала выбрать, а потом ещё внедрить таск-менеджер — не самая простая задача. Нужно изучить рынок, протестировать разные решения и обучить команду. Почти 45% опрошенных компаний в исследовании Gartner Digital Markets отметили, что время, которое они тратят на изучение нового ПО — это самая большая проблема при внедрении новых технологий. Поэтому инструкции должны быть максимально понятными и доступными.

3. Потерять деньги. Компании могут столкнуться с увеличением затрат на обучение сотрудников, оказаться в простое, пока внедряют новое решение.

Несмотря на то, что бизнесу есть сегодня из чего выбирать, далеко не все сервисы предлагают:

  • Гибкую архитектуру под любые масштабы команды.
  • Быстрый импорт данных.
  • Систему обучающих материалов для плавного перехода. Например, у нас есть короткие туториалы и развернутые инструкции с пошаговыми действиями.

Найти такое решение нужно максимально оперативно, учитывая, что после письма о блокировке аккаунта Atlassian даёт 30 дней на переход. Но пользователи пишут, что иногда это происходит без предупреждения.

Тысячи российских команд останутся без любимых таск-трекеров: как спасти свои данные
Тысячи российских команд останутся без любимых таск-трекеров: как спасти свои данные
<p>Это комментарии под одной из статей об уходе Atlassian. Выглядит совсем не весело.</p>

Это комментарии под одной из статей об уходе Atlassian. Выглядит совсем не весело.

Рекомендации, как избежать рисков и последствий

Цель номер 1 для бизнеса сейчас — максимально обеспечить бесперебойную работу своих процессов. Здесь могут помочь несколько советов.

1. Изучите рынок альтернативных сервисов для управления проектами. Познакомиться с сервисом лучше сразу со всех сторон. У многих платформ есть бесплатные демонстрации, где специалист в онлайн-режиме объяснит вам, как всё работает. Изучение инструкций, обучалок с видео тоже будет плюсом. Ну и самый проверенный метод — попробовать поработать в сервисе. Вам банально может не понравится визуал или расположение кнопок. Пробные версии с бесплатным периодом есть у большинства сервисов.

Обратите внимание на необходимый вам функционал без лишних фич. Возможно, вам и не нужна CRM или обложки задач и другие штуки, но вы давно искали трекер времени, чтобы точнее планировать трудозатраты.

Важно: сервис должен хотя бы раз в 3 недели делать апдейты, исправлять баги и добавлять новые фичи. Это говорит о том, что работа не стоит на месте, а вам дает гарантию, что если что-то сломается, то это быстро починят.

2. Чтобы ничего не потерять, выберите решение на рынке, в котором есть импорт данных. Переносить карточки вручную или копировать их в док — вообще бессмысленно и страшно. Хорошо, что команда Trello позаботилась, чтобы данные можно было перенести без проблем. Главное — найти сервис, в котором есть возможности импорта.

3. Чтобы не было простоя в работе, объясните команде, зачем им новый сервис, как в нем работать. По сути, механика работы в таск-трекерах похожа: открываете доску, ставите задачи, перетаскиваете между колонками. Поэтому каких-то серьёзных вопросов у команды не возникнет.

Но если вы присматриваетесь к дополнительным фичам, например, трекингу времени на выполнение задач, то тут нужно оповестить сотрудников, скинуть ссылки на обучающие материалы и видео.

Ещё хорошая идея почитать на сайтах сервисов их кейсы и сценарии использования. Также компании сначала тестируют тот или иной сервис в небольшой команде, например, в отделе маркетинга, чтобы понять, как всё работает.

На что обращать внимание при поиске замены Trello

Сначала пройдемся по базе, это как чек-лист перед выбором:

  • подходит ли сервис для вашей сферы деятельности. Может, вам надо наладить производственные бизнес-процессы, тогда смотрите есть ли у сервиса описания сценариев для этого направления.
  • можно ли масштабировать систему. Ваша команда наверняка будет расти со временем. +10, 20, 100 сотрудников и так далее. Хватит ли мощностей и функционала сервиса, чтобы поддерживать работу больших команд.
  • насколько система кастомная и гибкая. Вы в праве перестроить процессы, если изменятся приоритеты в команде. Узнайте, какие есть возможности для изменения иерархии и архитектуры сервиса.

А теперь подробнее остановимся на важных пунктах, которые многие часто упускают:

Лицензия

Если искать достойную замену, а может быть и превосходящее решение, то лучше выбирать сервис, который аккредитован в Минцифры РФ, сервера находятся в России. Во-первых, так вы будете уверены, что сервис работает законно. А во-вторых он не будет удалять ваши аккаунты и присылать письма об этом в случае санкций.

Архитектура сервиса

Удобно если в одном пространстве вы можете разделять ваши проекты. Управлять тремя людьми можно и без всяких сервисов. Но что делать, если у вас в команде 250 человек, 30 проектов и 300+ задач? Настроить вложенность. Например, для вашего агентства создать проекты с клиентами, а в них доски команды по направлениям работы. Это может звучать сложно, но на деле реализуется по принципу матрёшки.

Это один из сценариев настройки архитектуры <a href="https://api.vc.ru/v2.8/redirect?to=https%3A%2F%2Fshtab.app%2F&postId=812051" rel="nofollow noreferrer noopener" target="_blank">сервиса</a> под команду.
Это один из сценариев настройки архитектуры сервиса под команду.

В Trello между досками в одном проекте слабая синхронизация. Нельзя создать карточки сразу одновременно на нескольких досках. Но можно переносить карточки из одной в другую. Несколько досок для одного проекта — полезная фича, если вы хотите разделить доски между разработчиками, копирайтерами и дизайнерами в одном маркетинговом проекте.

Так, например, выглядит привычная доска с колонками по статусам в <a href="https://api.vc.ru/v2.8/redirect?to=https%3A%2F%2Fshtab.app%2F&postId=812051" rel="nofollow noreferrer noopener" target="_blank">Shtab</a>. Тёмную тему можно включить с помощью Google-расширения Dark Reader
Так, например, выглядит привычная доска с колонками по статусам в Shtab. Тёмную тему можно включить с помощью Google-расширения Dark Reader
Канбан-доска в базовой светлой теме
Канбан-доска в базовой светлой теме

Разные виды отображения задач

Кому-то удобнее следить за задачами в формате календаря, списка или матрицы Эйзенхауэра или отображать одни и те же задачи в любом из видов по настроению. Так, например, в матрице удобно расставлять задачи по приоритетам, что важно сделать срочно, а что можно отложить. В Trello разное отображение задач помимо досок доступно только в тарифе Premium. В отечественных аналогах в этом смысле есть, где разгуляться.

Вид отображения Матрица Эйзенхауэра
Вид отображения Матрица Эйзенхауэра

Трекер для учёта времени

В Trello нельзя оценивать время задач. В некоторых российских таск-менеджерах время учитывается, даже если отключился интернет. Информация о затраченном времени автоматически засчитается, когда вы снова будете онлайн. А ещё вы всегда сможете добавить время вручную, например, если были на совещании, а не за рабочим столом.

В тайм-трекере Shtab можно запускать выполнение задач и подключать Pomodoro-таймер
В тайм-трекере Shtab можно запускать выполнение задач и подключать Pomodoro-таймер

Подзадачи

В Trello нет подзадач, хотя, это очень удобная функция, когда надо декомпозировать таску, назначить больше ответственных, добавить отдельные метки и комментарий для каждого этапа родительской задачи. Есть ли такой функционал в сервисе, который вы для себя выделяете?

Так может выглядеть подзадача — всё те же настраиваемые поля, что и у родительской задачи
Так может выглядеть подзадача — всё те же настраиваемые поля, что и у родительской задачи

Отчёты активности и эффективности

Если вы ведёте учет рабочего времени, то логично получать развернутые отчёты. Кто, в какое время, над какой задаче работал, за сколько времени справился с ней. Это помогает корректировать нагрузку, перераспределять ресурсы и в целом принимать более эффективные управленческие решения.

Так выглядит Сводный отчёт
Так выглядит Сводный отчёт

Интеграции

Ставьте в приоритет для себя сервисы, у которых открытый API, чтобы ваши разработчики могли интегрировать другие инструменты.

С помощью интеграций вы можете переключаться между сервисами в один клик, ставить задачи из письма на почте, из мессенджера и т.д.

У любого сервиса с возможностью интеграций есть раздел на сайте с инструкциями, как их подключить.

Одни из самых популярных интеграций среди сервисов сегодня:

  • Google-календарь: создавать задачи можно из удобного сервиса, они автоматически синхронизируются.
  • Почта: если вам прислали письмо, вы можете из него сделать задачу. Актуально для техподдержки, когда нужно заявку быстро оформить как таск.
  • Telegram-бот: можно ставить задачи, оставлять комментарии через бота, тегать сотрудников. Сейчас есть решения, когда бот автоматически с помощью AI переводит ваше голосовое в текст комментария для задачи.
  • Figma: тоже без переключения между инструментами, такая интеграция есть, например, у Weeek. Правда, пока эта интеграция позволяет только просматривать файлы, чтобы редактировать, нужно открывать Figma.
  • Miro: можно прикреплять к проектам доски из Miro, тоже только в режиме просмотра. Чтобы двигать карточки, добавлять новые и т.д. нужно открыть Miro.
  • CRM: в некоторые сервисы уже интегрирован этот инструмент, например, в Битрикс24, ЛидерТаск. и др.

Поддержка

Когда вы с командой изучите вдоль и поперек все ресурсы нового таск-трекера, могут остаться вопросы. Для этих целей у хорошего сервиса должна быть техподдержка. Мы решили этот вопрос своим способом — создали целое комьюнити в Telegram. В нем юзеры даже помогают друг другу, когда мы не успеваем оперативно откликаться на какие-то запросы и предложения.

Возможности быстрого импорта

Например, у нас это делается через настройки команды в сервисе. В них нужно выбрать раздел «Импорт данных» и нажать на Trello. А потом в окне вы просто выполняете пару пошаговых действий. Также можно выполнить импорт через JSON. А на днях ещё появится импорт из Jira.

Теперь вы знаете, на что смотреть при переходе из Trello в новый сервис для управления проектами. Выбрать «свой» можно в подборке из 18 сервисов.

Безусловно, риски для бизнеса с окончательным уходом Trello есть. Но прогресс не стоит на месте. И функционал у новых сервисов часто масштабнее, чем у Trello. С переходом на новый инструмент лучше не затягивать — каждый день десятки компаний автоматизируют и ускоряют свою работу. Этот тренд простоев не терпит ;)

2222
31 комментарий
105 ₽

Ведите проекты, считайте их рентабельность, ставьте задачи, общайтесь с командой в российском сервисе Аспро.Cloud. Его упомянули в этой статье :) У нас сильная связка проектов и финансов. Большая часть наших клиентов - это IT-разработка, маркетинговые агентства, веб-студии. Зарегистрируйтесь до 31 августа, чтобы закрепить за собой -30%. Подарим скидку на любой тариф по промокоду 30VC до конца сентября -
https://aspro.cloud/tasktracker30

1
Ответить
101 ₽

Спасибо, что упомянули наших коллег из Аспро.Cloud, но у нас тоже есть свой таск-менеджер — Аспро.Agile!

Там доступны не только проекты с досками, но и инструменты для Scrum и Kanban, встроенный мессенджер, базы знаний, конструктор ретроспектив, интеграции с GitLab и BitBucket, а недавно еще и диаграмму Ганта внедрили.

Кстати, у нас сейчас акция!

Регистрируйтесь в системе до 31 августа, чтобы закрепить за собой скидку 30% на любой тариф по промокоду 30VC — скидка будет действовать до конца сентября:

https://asproagile.ru/the-summer-ends

Ответить

Яндекс.Трекер, что тут думать

2
Ответить

Если не секрет, чем привлекает сервис?

1
Ответить

Уже перенесли свои проекты из Trello и Jira?

2
Ответить