Как влюбиться в бюрократию и увеличить прибыль: 5 причин автоматизировать документооборот в компании

Долгие поиски документов накануне сделки, потеря ключевых клиентов из-за ошибок в контракте, судебные иски — знакомая тема? Пора вынырнуть из кипы бумаг и позволить технологиям сделать жизнь проще, а бизнес — эффективнее!

Я с уважением отношусь к олдскульным делопроизводителям, привыкшим работать с «бумагой», но давайте вспомним, что мешает таким документам быть сегодня номером один.

Известен случай, когда клиент банка Tinkoff подписал договор, где по ошибке была указана указана отрицательная кредитная ставка — когда кредитор должен платить заемщику. Суд между организацией и работником тогда длился не один месяц.

Серьезные факторы риска, согласны? Какое лечение можно прописать? Один из вариантов (на мой взгляд, находящийся в приоритете) — электронный конвейер документов, который значительно улучшает эффективность любого бизнеса, снижая при этом затраты и риски.

Переход на конвейер документов поможет в первую очередь компаниям, которые не ограничены одним городом или регионом и предоставляют услуги/продают товары по всей стране. Целесообразно будет автоматизировать документооборот фирмам, где есть отдел продаж с уже отлаженным циклом сделок, потоком заказов и с 20-30 лидами в день. Подробнее остановлюсь на некоторых сферах и заодно расскажу, в чем именно «конвейеризация» документов помогает бизнесу.

Нет того, кто не знает программу 1С. В ней за несколько кликов бухгалтер выводит счета и акты. Однако, когда речь заходит о нестандартных формулировках и дополнительных документах, это почти всегда требует добавочных настроек и, как следствие, оплаты новых услуг программистов 1С. Такие «допы» исчисляются сотнями тысяч рублей, при этом любые изменения или перенастройки нуждается в свежем финансировании. Доработка программы 1С — недешевое удовольствие, и очевидно не подходит малому и среднему бизнесу. Альтернативный вариант — конвейер документов, в котором можно сформировать целый комплект бухгалтерских «бумаг» (2-3-5 документов) с только единожды указанными реквизитами сторон. Дополнительная нестандартная информация в шаблонах может добавляться либо бесплатно, либо по минимальной цене.

Ситуация в частной медицинской клинике такая: с каждым пациентом подписывается немаленькое количество бумаг: договор с клиникой, медкарта, соглашения на обработку персональных данных, на медицинское вмешательство и т. д. Автоматизированный процесс документооборота значительно ускоряет процессы, избавляя от необходимости вводить одну и ту же информацию по много раз в разные документы. Снижается нагрузка на персонал, и менеджеры могут переключиться на другую работу — например, на обзвон базы клиентов, составление рабочих графиков врачей и на обращения других пациентов.

Консалтинговые компании и юридические бюро обычно предлагают пакеты готовых документов под разные виды юридических услуг, коих великое множество. Единожды настроив шаблоны в конвейере документов, юристы могут максимально быстро адаптировать любой типовой документ под конкретные задачи и отправить комплект клиенту. Время специалистов этой сферы стоит дорого, поэтому им важно иметь возможность сосредоточиться на содержании документа и не терять ни минуты на рутинную работу.

Кадровики тоже львиную долю рабочего времени тратят на подготовку документов — приказы о принятии в штат, о переводе, соглашения о персональных данных, отпускные и больничные листы и пр. Это затрудняет найм и замедляет работу отдела. Автоматизированный документооборот помогает оптимизировать процессы — например, создавать комплекты документов сразу из нескольких шаблонов: трудового договора, приказа о вступлении в должность и соглашения о неразглашении. Все ключевые данные и реквизиты сторон достаточно ввести один раз в какой-либо из документов — и в других они появятся по умолчанию.

Отдел продаж — сердце любого бизнеса и гарант его успеха, от работы его сотрудников зависит прибыль компании. Однако часто кроме своих непосредственных обязанностей отдел продаж вынужден заниматься бесконечным заполнением бумаг. Оставить рутину автоматизированной системе, которая сократит время на составление новых документов, мне думается, — лучшее решение. Созданные в конвейере шаблоны договоров, допсоглашений, счетов-фактур, актов выполненных работ минимизируют вероятность ошибки в тексте, легко обновляются при изменении тарифов или других условий.

Отмечу, что на сегодня есть ряд документов, которые в соответствии с законодательством РФ необходимо пересылать только в электронном виде. С 1 января 2022 года участники оборота маркированных товаров обязаны передавать в организацию «Честный знак» сведения о движении продукции исключительно в цифре. С этого же года бухгалтерскую отчетность должны сдавать в электронном виде все компании, которые обязаны вести бухучет.

Каждый бизнес уникален, и общих решений быть не может. Исходя из этой простой истины был создан сервис под названием «Форма», который очень экономит время и избавляет пользователей от лишней головной боли об ошибках и сроках подготовки документов. Конвейер документов помогает клиентам настроить, систематизировать и адаптировать шаблоны, которые необходимы именно им.

Сегодня «Формой» пользуются более 600 сотрудников в различных сферах, и эта цифра растет. Вот как комментируют качество наших услуг руководители компаний.

Не знаю, как насчет «влюбиться» в бюрократию, но как сделать ее проще я обозначил, думаю, на 100%. Давайте итоги подведем. Почему практически любому мелкому и среднему бизнесу стоит посмотреть в сторону автоматизации документооборота:

Всех, кто желает выбраться из бесконечного бумажного лабиринта, приглашаю на сайт «Формы» для консультации. Оставьте заявку сегодня и уже завтра вы сможете протестировать сервис и лично убедиться, что с нашим конвейером документов любая сделка заключается в три раза быстрее.