Как подобрать ассистента: подробная пошаговая инструкция

Прежде чем начать поиск, определите задачи, которые требуется делегировать, и опишите желаемые качества и навыки идеального кандидата. Для этого вам необходимо прописать портрет кандидата.

Если мы не пропишем портрет кандидата, мы будем получать небеленых кандидатов, то есть тех, кто нам не подходит.

Кроме того, в ходе заполнения портрета кандидата у вас появится понимание, нужен ли вам именно ассистент или же другой сотрудник (например, smm-специалист, менеджер отдела продаж).

Вопросы: на которые необходимо ответить:

• Расскажите о себе в 2-3 предложениях. Укажите ссылки на блог(инстаграм, ВК)
• Расскажите о своей компании/проекте в 2 - 3 предложениях:

• чем занимаетесь
• какую ценность оказываете (миссия, если сформулирована)
• цели на ближайший год

3. Название должности, на которую открыта вакансия

4. Цель появления человека в команде? Как он ее усилит?

5. Причина, по которой открыта вакансия (новая должность, расширение компании, прежний сотрудник ушел/повысили)

6. Какие функции должен закрыть кандидат? Что конкретно будет делать

7. Каким способом кандидат должен будет реализовывать эти функции:

• полностью самостоятельно
• найти варианты и согласовать
• по инструкции

8. Опыт работы в аналогичной должности обязателен?

9. Какие личные качества кандидата важны именно тебе?

10. Нужны ли ссылки на соц сети кандидата? Какие?

11. Есть ли формальные критерии (пол, возраст, часовой пояс)?

12. Какая загрузка в день/неделю предполагается? График работы.

13. Заработная плата:

• какая будет на время испытательного срока
• какая будет после испытательного срока
• как будет формироваться (фикс, фикс + kpi, фикс + %)
• какой максимальный размер может быть

14. Что получит ассистент от работы с вами:

• карьерный рост
• обучение

15. Как предусматривается трудоустройство?

Кстати, чтобы определить задачи ассистента, вы можете написать мне в личные сообщения https://t.me/Nadya_dubrovskaya , и я отправлю чек-лист личных и бизнес-задач для ассистента

☝🏼 Самое важное при определении портрета кандидата:

• Какие задачи вы хотите делегировать
• Условия работы ассистента (зарплата, график работы)
• Критерии (возраст, пол, навыки)

Вакансию необходимо прописать красиво, ясно, понятно, чтобы при прочтении вакансии сотрудник влюбился в вас как в работодателя.

Структура вакансии следующая:

• Шапка вакансии
• Информация о компании и руководителе
• Обязанности ассистента
• Требования
• Условия работы (график, ЗП)
• Мотивация (что получит ассистент, работая у вас)

ЗП лучше сразу прописать как есть. ЧЕСТНО. Без подводных камней.Мы сразу пишем полную сумму, которую получит ассистент, например, ЗП у него 40.000 руб (где оклад 25.000 и 15.000 kpi)После того, как вы составили вакансию, ее необходимо разместить на различных площадках. Это могут быть как платные, так и бесплатные площадки. Помните, что платные, как правило, эффективнее.

Если вам необходимо получить папку с чатами вакансий в telegram, вы также можете написать нам в личные сообщения https://t.me/Nadya_dubrovskaya , и мы отправим вам ссылку.

Анкету мы составляем в соответствии с портретом кандидата и включаем в нее те вопросы, которые нам важны.

Начните собирать отклики соискателей и проанализируйте их анкеты, сосредотачиваясь на тех, кто соответствует требованиям. Чем больше наберете анкет, тем больше у вас будет выбор и вы найдете подходящего.

Выберите потенциально подходящих кандидатов и пригласите их на групповой созвон для более детального обсуждения вакансии.

Задача группового собеседования - представить компанию и вакансию, а также выявить мотивацию и цели кандидатов.

На групповом собеседовании вам необходимо продать свою вакансию, так как не только вы выбираете ассистента, но и ассистент выбирает вас. Постарайтесь рассказать о себе и о вакансии максимально привлекательно, чтобы ассистенты влюбились в вас.

После того, как вы рассказали о себе, попросите кандидатов рассказать о них. Не стоит углубляться в каждого кандидата, так как это первичный созвон - 5-7 минут на каждого кандидата.

В конце собеседования попросите кандидатов дать обратную связь в личных сообщениях: хотят ли они работать с вами и почему. Поставьте дедлайн 30 минут и ждите сообщения от заинтересованных кандидатов.

Пригласите на стажировку наиболее подходящих кандидатов из тех, кто проявил интерес к работе и кто понравился вам (получается произошло win-win).

Стажировка длится 5 рабочих дней, выводим 2-3 кандидатов. В течение стажировки мы проводим ежедневные планерки, вводим их в должность, даем план адаптации и ставим первые задачи.

Как проводить планерки - расскажем в следующей статье.Также, у нас есть сформированный регламент по выходу на работу ассистента, чтобы его получить напиши "регламент" мне в личные сообщения в телеграм - https://t.me/Nadya_dubrovskaya.

листай вправо, чтобы посмотреть полный регламент

Делегируем задачи из вашего мира, т.е. те задачи, которые у вас сейчас весят. Можно делегировать одну задачу сразу на 2-3 кандидата, если это позволяет результат. Если задачу требует только одного результата, например, согласовать с кем-то встречу, то тогда рандомно делегируем эту задачу на одного кандидата.
По итогам стажировки мы выбираем наилучшего из кандидатов, который пойдет с вами дальше.

В начале непосредственной работы мы проводим организационную планерку, а также ассистент и руководитель подписывают необходимые документы.

Если пройти по этим этапам добросовестно и эффективно, ассистент будет работать у вас долго и будет развивать вашу компанию.

А если на этапе стажировки ты забьешь на то, чтобы выстроить нормальную рабочую среду, тогда скорее всего через 2-3 месяца твой ассистент превратится в тыкву.
😢 Ты снова окажешься в начале пути
- это дорого для бизнеса
- это неприятно
- это приводит к выгоранию

Помните о важности каждого этапа процесса подбора для успешной работы сотрудника.
---------------------------------------------------------------------------------------------
Материалы, которые могут вам пригодиться в работе

1. Портфель предпринимателя (все о работе с ассистентами: как ставить задачи, как контролировать, мотивировать, проводить планерки и не бояться делегировать)
2. Регламент работы ассистента (адаптационный план)
А если вы хотите нанять и адаптировать ассистента "Под ключ" - пишите мне в личные сообщения, начнем работу.
Чтобы получить документы - пишите мне лс в телеграм https://t.me/Nadya_dubrovskaya
Подписывайся на ТГ канал, там еще больше информации об эффективной работе с ассистентом - https://t.me/nadya_kanal_assist