Как запустить «Завод задач» в Асане или где угодно

Недавно я провёл стрим с техдиректором Бюро Горбунова Васей Половнёвым: разбирались, как у него устроена работа команд. Cтрим был важен мне лично — очень хотелось понять, как ребятам удаётся так хорошо и чётко работать. Теперь я попросил редактора выписать основные тезисы из стрима, чтобы получилась эдакая шпаргалка-инструкция.

Я выписал эту инструкцию для себя, чтобы «своровать» хорошие механизмы, но буду рад, если вам она тоже пригодится.

Создайте два документа со стандартами: в одном будут внешние — для клиентов, во втором внутренние — для исполнителей. Внешние: «Как поставить задачу», «Как понять, что с задачей», «Как понять, кто отвечает за задачу». Внутренние: «Кто и как сортирует задачи», «В каком ритме работает команда», «Как руководитель контролирует работу».

Вам понадобятся «Инбокс»; четыре контейнера для сортировки задач по типам «Жопы», «Фон», «Большие итерации», «Малые итерации»; контейнер «В работе» для задач текущего спринта.

«Инбокс» — это хранилище для входящих. Он может выглядеть по-разному: почта, Телеграм-бот, колонка в Трелло, лендинг с формой или даже встреча, где клиент озвучивает задачи, — как вам удобнее.

Контейнеры для сортировки задач — это хранилища, по которым сортировщик распределяет задачи в зависимости от их типа: «Жопы», «Фон», «Большие итерации» или «Малые итерации». В этих четырёх контейнерах задачи лежат и ждут, пока их возьмут в работу.

• «Жопы» (ахтунги, сбои, факапы) — контейнер, который в идеале должен быть пустым. Всё, что оказывается там, сразу становится приоритетным. «Жопы» не попадают в календарь команды (о нём речь пойдёт дальше), а решаются здесь и сейчас. Важно, чтобы они автоматически триггерили дежурных и не нужно было тратить время на поиск исполнителя. «Жопы» должны заканчиваться рефлексией: что сделать, чтобы их больше не было.
• «Фон» — это контейнер с мелочами, которые можно сделать за час или два в перерыве от основной работы. Такие задачи не вносятся в календарь: ни к чему его захламлять. Контейнер «Фон» никогда не бывает пустым: через него постоянно движутся мелкие улучшения. Но нужно следить, чтобы исполнители не увлекались такими задачами в ущерб основным итерациям. «Фон» — это классический бэклог, туда нужно периодически заходить и чистить его от устаревших или уже выполненных задач.
  
• «Большие итерации» — контейнер с крупными задачами, над которыми в течение шести недель работает много людей. «Большие итерации» планируют заранее и выделяют под них слот в календаре команды. Пока задача ждёт своей очереди, она лежит в контейнере «Большие итерации». Потом ей назначают исполнителей и добавляют в контейнер «В работе». Когда задача выполнена, её удаляют.
  

• «Малые итерации» — контейнер с мелкими фичами и техническими долгами, которые занимают 1–2 недели. С ними работают по такой же схеме, как и с «Большими итерациями».

Контейнер «В работе» — это хранилище с текущими задачами. Когда задачу берут в работу, её забрасывают в этот контейнер, и она остаётся там, пока не будет выполнена.

Организовать хранилища можно разными способами, на стриме их создали в виде проектов в Асане.

В календаре планируйте работу команды во времени: вносите в него задачи из «Большой итерации» и «Малой итерации».

Обычно сортировщик — это ведущий менеджер. В техноконтуре бюро, например, эту роль выполняет ведущий разработчик. Он проверяет «Инбокс», раскладывает задачи по контейнерам и вносит в календарь. Необязательно, чтобы это всегда был один и тот же человек: можно организовать смены.

Организуйте работу по недельным спринтам и проводите еженедельные планёрки и ежедневные стендапы.

На планёрке команда:

• анализирует предыдущую неделю, разбирается, кто что не сделал и почему;
• просматривает календарь на следующую неделю и назначает задачам исполнителей.
  

Ежедневные стендапы нужны для дожима задач и раннего обнаружения проблем. Их можно проводить в текстовом виде, например в Гугль-доке. При этом каждый из команды письменно отчитывается по трём пунктам: что сделал вчера, что планирует сегодня, какие есть проблемы. По документу руководитель отслеживает, где разладился процесс.

Проверяйте статус задач в середине спринта, выявляйте те, что забуксовали, и помогайте с ними исполнителям.

Для начала откройте контейнер «В работе», просмотрите текущий спринт и проверьте прогресс по каждой задаче. Если какая-то выполнена меньше чем наполовину, идите к исполнителям и спрашивайте, чем помочь. В оставшиеся дни спринта у вас должны быть запланированы слоты, чтобы подключиться и дожать задачи.

Для запуска «Завода задач» вам понадобятся:

• два стандарта работы (внешний и внутренний),
• шесть хранилищ задач («Инбокс», «Жопы», «Фон», «Большие итерации», «Малые итерации», «В работе»),
• календарь команды.

P. S. Вопросы по этой инструкции к «Заводу задач» задавайте в чате «Сообщества руководителей».