Как провести оффлайн мероприятие с максимальной пользой для вашего бизнеса?

14 октября наша компания совместно с 1С-Битрикс провела мероприятие Цифровой Форум “Территория продаж”. Для работы с нашими гостями мы использовали Good Event - комплексный продукт для автоматизации мероприятий.

Гости проходили регистрацию на странице лендинга мероприятия. Необходимо было внести ФИО и контактные данные участника мероприятия. Внесенные данные сразу попадают в CRM Битрикс24 в виде сделки, в которой робот создает электронный билет и отправляет по SMS на указанный номер телефона. SMS содержит индивидуально сформированную ссылку на электронный билет с QR-кодом. В день мероприятия система дублирует SMS, таким образом гостю легко найти свой электронный билет у стойки регистрации на мероприятие.

С нашим продуктом сложная процедура регистрации гостей на мероприятие с распечатанными списками регистраций уходит в прошлое. На наше мероприятие пришло более 200 человек, их встречало всего 2 регистратора, и не было никаких очередей. Процесс регистрации занимает не более 10 секунд: посетитель открывает электронный билет на своем смартфоне, а регистратор сканирует его при помощи специального приложения. Если посетитель не смог найти билет, регистратор просто начинает вводить в приложении его ФИО и при вводе первых же букв приложение выводит ему все подходящие варианты в ФИО с наименованием компании посетителя, остается только уточнить он ли это и кликнуть на его карточку в результатах поиска.

Помимо неприятного напряжения, которые создают очереди, в традиционной регистрации гостей нет возможности получить актуальную информацию по участникам мероприятия в режиме реального времени (сколько человек уже пришло на мероприятие и кто конкретно пришел).Когда регистратор сканирует QR-код электронного билета, в CRM сделка с этим посетителем сразу же переносится на этап “пришел на мероприятие”. Таким образом, в реальном времени можно применить фильтр в CRM и узнать, кто пришел на мероприятие, как количественно, так и поименно.

Также наши регистраторы столкнулись с забавной оплошностью: секретарь зарегистрировала директора компании, указав свой номер и забыла переслать ему ссылку на электронный билет. Так как после регистрации в Битрикс24 сразу создается сделка с контактом, мы смогли провести регистрацию введя имя нашего гостя. Такая оплошность не создала большой проблемы ни для участника, ни для организаторов мероприятия.

Как мы уже писали, при регистрации гостя в системе создается сделка. В зависимости от задач, настраиваются разные этапы этой сделки:

После регистрации гостя на самом мероприятии, его сделка автоматически переходит на стадию “пришел на мероприятие”. Таким образом, еще перед началом мероприятия организаторы уже знали, кто именно сидит в зале.

Через 10 минут после начала мероприятия маркетолог в Битрикс24 создал сегмент из тех, кто зарегистрировался, но не пришел на мероприятие и для этого сегмента создал рассылку с приглашением поучаствовать он-лайн. Из 430 человек, получивших рассылку, 140 перешли по присланной ссылке на вебинар-площадку. Таким простым действием мы резко подняли конверсию в посетителей мероприятия.

В момент начала мероприятия мы работали как с теми гостями, кто дошел до Цифрового Форума, так и с теми, кто хотел прийти, но не смог.

Электронный билет содержит в себе не только QR-код для быстрой регистрации, но и ряд сервисов, призванных упростить коммуникации между посетителем, спикерами и организаторами мероприятия. Например, он содержит программу мероприятия. Это очень удобно: организаторам не надо печатать программу, она доступна посетителям все по той же ссылке из SMS.

Также в электронном билете присутствует функция “Задать вопрос спикеру”. Посетителю не обязательно ждать окончания доклада, помнить свой вопрос, поднимать руку в надежде, что ему передадут микрофон. Кроме того, многим страшно “прилюдно” задать свой вопрос.

Таким образом, для того, чтобы задать вопрос, гостю необходимо просто достать свой телефон и напечатать пару предложений. А так как приложение формирует персонифицированные ссылки для каждого участника мероприятия, то для организаторов видно, кто задает вопрос. Это снижает время на заполнение вопроса (ведь не надо заполнять Имя и Компанию). Кроме того, у организатора сохраняются все вопросы и если спикеру не хватило времени ответить на них, то это может являться поводом для контакта с данным посетителем после мероприятия, что впоследствии может перерасти в реальную сделку. На Форуме “Территория продаж” мы получили большое количество вопросов от посетителей и переслали ведущему наиболее интересные из них. На некоторые вопросы мы отвечали слушателем прямо в чате.

Болевой точкой многих организаторов является собрать обратную связь о мероприятии. Предлагать участникам заполнять анкеты - трудоемкий процесс, вызывающий дискомфорт у гостей. Сводить данные из рукописных анкет также не просто. А если организаторов несколько, и у каждого своя потребность обратной связи, то анкетировать гостей несколькими бланками становится абсурдным.

Наши специалисты нашли решение и для этого вопроса: в электронном билете есть возможность создать уникальную анкету, объединяющую вопросы всех организаторов. Все данные попадают сразу в Битрикс24, и обработку данных легко автоматизировать. Таким образом, собрать обратную связь благодаря good event теперь легко: гость мероприятия заполняет анкету в удобное для него время без лишних неудобств, и каждый организатор получает необходимые ему данные.

Каждому спикеру важно знать, насколько его выступление понравилось слушателю. А организатору важно понимать какие спикеры понравились аудитории больше. Если на мероприятии 2 или 3 спикера, собрать обратную связь можно и с помощью дополнительных анкет или форм, доступных по QR-кодам после каждого доклада. Однако и эти простые действия обременяют гостей мероприятия и отвлекают от решения их собственных задач. А если на мероприятии много спикеров, то люди просто будут игнорировать просьбы обратной связи.

Поэтому наши специалисты добавили в электронный билет функцию “Оценить докладчика”. Это поле содержит всего 2 вопроса: докладчик (селект с выбором) и оценка. Таким образом, между выступлениями ведущий просит открыть все ту же ссылку, где гости задавали волнующие их вопросы и смотрели программу, и сделать дополнительное действие: выбрать из списка спикера и поставить оценку. Гостю это сделать легко, и удобно работать в одном интерфейсе в течение всего мероприятия.

Мы получили оценки докладчиков от 99 гостей мероприятия из 204, которые находились в зале. Половина аудитории дала обратную связь.

Есть возможность разработки и добавления других форм для коммуникации со слушателями. Например, на “Территории Продаж” мы сделали форму “Есть задача!” и предложили посетителям заполнить туда задачи, для решения которых они пришли на форум. Для нас это была база клиентов с горячими и описанными потребностями, которых необходимо обработать в первую очередь. Для клиентов - способ быстро оставить заявку и закрыть потребность.

Ранее Good Event был отдельным мобильным приложением, которое слушателям было необходимо скачать. Нам казалось, что это наиболее правильный путь для выстраивания коммуникаций со слушателями. Однако практика показала, что скачивание еще одного приложения в свой смартфон это серьезный барьер для многих посетителей. Они не видят смысла в установке приложения, которым будут пользоваться всего 1 раз.

Теперь для полного функционала не надо обременять гостей мероприятия - весь описанный выше функционал доступен по 1 ссылке прямо в электронном билете. Мы были удивлены, но количество взаимодействий с посетителями увеличилось в 3 раза!Одна ссылка дает возможность удобной регистрации со стороны гостей и экономию трудовых и финансовых ресурсов со стороны организаторов.Good Event увеличивает конверсию из регистраций в посетителей, позволяя сразу после начала мероприятия приглашать на онлайн-трансляцию тех людей, кто хотел прийти, но не смог.

Также Good Event помогает получать эффективную обратную связь от гостей мероприятия: комфортно задавать вопросы докладчику, и в дальнейшем взаимодействовать с гостем для решения его проблемы; оценивать докладчиков; а также без обременения для гостей получать ответы на нужные организаторам вопросы по качеству проведения мероприятия.

Кроме того, Good Event содержит в себе необходимую для гостей программу мероприятия и позволяет собирать с посетителей заявки прямо во время мероприятия. Все эти функции в одном интерфейсе создают как удобную работу для организаторов мероприятия, так и комфортное взаимодействие с организаторами и спикерами для гостей.

Если вы хотите автоматизировать проведение вашего мероприятия, обращайтесь в IPG. Все настройки займут от 1 до 3 дней. А цены удивят вас в хорошем смысле этого слова :)