Провожу 1500 встреч в год и фиксирую информацию о собеседниках. Вот моя система управления временем

Привет! Меня зовут Искандер Ахметов, я СЕО и основатель агентства Yep. В год я провожу в среднем 1500 встреч – это срез на протяжении последних 6-ти лет. Рассказал ребятам из WEEEK, почему предпочитаю календарь таск-менеджерам, что мне дает отказ от YouTube, а также зачем после каждой встречи с новым собеседником фиксирую информацию о нем.

Моя экспертиза – это комьюнити-менеджмент, переговоры и управление деловыми связями, поэтому большую часть своего дня я общаюсь с людьми. Я давно привык к огромному количеству встреч, но у людей, которым рассказываю об этом впервые, обычно округляются глаза: «А как ты все успеваешь?».

Когда речь идет о большом количестве дел, как в случае с 1500 встречами в год, важно иметь систему, которая поможет организовать эти дела и эффективно управлять временем. В этой статье поделюсь рабочими связками, которые вывел для себя в таком режиме работы.

Я перепробовал бессчетное количество таск-менеджеров и CRM-систем: Todoist, Wunderlist, Trello, Битрикс24, amoCRM. И пришел к выводу, что лучше всего работают старые добрые Гугл Календарь и заметки в телефоне.

Календарь проще, быстрее и есть у всех. Можно сразу кинуть приглашение на встречу, и оба участника заранее получат уведомление. В карточку встречи сразу можно добавить ссылку на Зум – три клика, и встреча успешно состоялась в назначенное время.

Гугл Календарь давно зарекомендовал себя как надежный инструмент для планирования встреч и важных событий. Это то единственное нужное мне приложение, чтобы увидеть все свои встречи и задачи на день. Его также можно подключить к сервису Calendly – платформе для планирования встреч – и тогда запланированный звонок или конференция появится в приложении вообще без моего участия.

Сами задачи внутри Календаря легко переносить, с соответствующим уведомлением для задействованных лиц. Я также даю доступ к своему календарю всей команде. Таким образом, меня не нужно заранее спрашивать, когда есть время подключиться на рабочий звонок: это сразу видно в календаре.

Ещё одно важное преимущество Гугл Календаря в том, что он интегрируется с различными устройствами и предоставляет возможность синхронизировать данные. Это означает, что вы можете иметь доступ к своему расписанию на любом устройстве (у меня это айфон и макбук) и быть уверенным, что информация всегда актуальна.

Все встречи я планирую заранее. Мой график обычно забит на 2-3 недели вперед, а если занимаюсь проектом с глубоким погружением, то и на месяц или два. В таком спринте могу проводить до 8 встреч в день. Если в таком режиме работы появляется незапланированный запрос, я вежливо объясняю человеку свою ситуацию и договариваюсь на другую дату.

Сама эта система не так сильно связана с моей памятью, как с желанием разгрузить мозг и намеренно не держать в голове детали. Особенно время и адрес встречи. Я фокусируюсь на человеке, а детали перекладываю на инструментарий. Моя задача – слушать, услышать и запомнить.

Для Москвы комфортен промежуток 30-60 минут между встречами, хотя я предпочитаю поставить 2-3 встречи подряд и сделать более длинный перерыв после. За это время я могу выдохнуть, провести время наедине с собой и ответить на сообщения в телефоне.

Кстати, уведомления у меня отключены на все, кроме банков, Телеграмма и WhatsApp. Больше до меня никак не достучаться – звонки не пройдут, вибрация отключена. Я понял, что так мне удобнее всего, когда ещё был управляющим партнером бизнес-сообщества ALUN. В день на команду приходило больше 150 запросов, каждый из которых требовал моего ответа. Каждый запрос “прилетал” в разное место и в разной форме, поэтому я оставил мессенджер как единственный возможный способ связи с собой.

Мои ключевые компетенции – это комьюнити-менеджмент и переговоры. Занимаясь ими, я могу выдать результат в виде новых клиентов и возможностей для развития бизнеса.

Мой фокус внимания полностью в этих двух задачах, а остальное я стараюсь оптимизировать, делегировать или убрать вовсе. Контентом в соцсетях от моего лица занимается копирайтер, видео- и фотосъемкой – оператор, проектной коммуникацией и распределением задач внутри команды – проджект-менеджер.

Внутри команды нашего агентства Yep мы всегда стараемся находить задачи, которые можно оптимизировать. Чат-бот собирает заявки с сайта и отправляет их ответственному лицу. Контент готовим на месяц вперед и он требует одноразового одобрения с моей стороны, вместо того, чтобы каждый день вычитывать по одному новому посту. Доступ к календарю есть у каждого члена команды, чтобы сразу было видно, кто когда занят, а когда свободен. Автоматизация всего – процесс, который мы всё время улучшаем.

По Данбару, мы можем поддерживать 250 социальных контактов. Больше в голове не помещается. Вычтете родственников, друзей, коллег и стоматолога. Останется человек 100–150. Это и есть социальный капитал – используйте его с умом!

С высокой долей вероятности вы забудете основную часть вашего диалога с собеседником. Поэтому детали очень важно фиксировать – на случай следующей встречи, которая может состояться через длительное время.

Эту информацию важно актуализировать к следующей встрече, и человеку будет приятно, что вы помните о таких деталях. Способствует укреплению отношений.

После каждой встречи рекомендую запомнить и записать имя, фамилию, компанию и краткую суть тем, которые обсуждали. Это позволит вам быстро вспомнить основные детали в будущем.

Кроме того, важно уметь слушать, а не только говорить о себе. Давайте собеседнику возможность выразить свои мысли и потребности.

Не забывайте задавать вопрос: "Как я могу помочь?". Возможно, прямо сейчас вы не сможете решить запрос собеседника, но это может стать отправной точкой для дальнейшего общения и сотрудничества. Кроме того, не стесняйтесь рекомендовать или посоветовать кого-то, что также может быть полезным для вашего собеседника.

Для большинства из нас проблема в управлении временем не в планировании, а в отвлекающих факторах. Один из них – социальные сети. До того, как я пришел в сферу сообществ, потреблял контент взахлеб. Сейчас – перестал вовсе.

Я не подписан ни на один новостной паблик. Как правило, что-то важное мне всегда кто-то пришлет: «А ты это видел?». Когда ты много времени проводишь в коммуникации с людьми, у тебя как-будто бы не остается времени и желания на потребление контента – ты получаешь его от людей. Не могу сказать, хорошо это или плохо, это есть, и я живу так уже больше 6 лет.

Я не подписан на медийных персон в социальных сетях. Я подписан только на тех, с кем знаком лично и кто мне импонирует.

При этом я слежу за стартапами, новыми программами, связанными с социальными сетями, сообществами и нетворкингом. Я их тестирую, анализирую. Но смотрю YouTube или телевизор очень редко. Я не потребляю весь онлайн-контент, а концентрируюсь на том, что узнаю от людей, книг и информационных статей. И мне так комфортно.

Если заглянуть в настройки моего телефона, можно увидеть, что большинство времени я провожу в Телеграме, поскольку там происходит вся рабочая коммуникация.

Мои батарейки, конечно, тоже не бесконечны. Восстанавливать энергию мне помогает спорт, а отвлечься – музыка. Люблю почитать книжку или поиграть на гитаре. Выходные, как правило, провожу один, и в отпуск я обычно тоже летаю в одиночестве либо в компании очень близких друзей. Это позволяет мне выделить время на “подумать” и на восстановление батареек.

Советую попробовать такой подход, если он вам откликается. Только так вы сможете понять, подходит он лично вам или нет.

Важно помнить, что детали играют ключевую роль в укреплении ваших деловых отношений. Записывая предпочтения, интересы и важные моменты из предыдущих встреч, вы демонстрируете заботу и внимание к своим собеседникам. Это помогает укрепить связь и создать положительное впечатление, что, в свою очередь, может привести к более успешным деловым результатам.

Большое количество встреч кажется кому-то отягощающим, но не стоит забывать, что общение – это обмен энергией. Я заряжаю ею людей, а они в ответ заряжают меня. Социальный капитал и человеческие отношения – моя главная ценность.

Итак, если у вас есть несколько встреч в день:

Помните, что ваш успех зависит от того, как вы организуете свое время и умело распределите свои ресурсы. Всем Yep!