Секреты успешных компаний: Почему внедрение информационных систем - ключ к успеху в закупках

Как автоматизация бизнес-процессов улучшает закупочные операции

Некоторые компании сталкиваются с проблемой централизации закупок. У них могут быть различные отделы и филиалы, а иногда они даже объединены в группу из основной компании и нескольких мелких дочерних организаций. Обычно для координации всех закупок есть специальный специалист или отдел в центральном офисе

Централизация закупок помогает упорядочить процессы и предоставляет больше возможностей для массовых закупок. Это, в свою очередь, позволяет сэкономить на закупках благодаря использованию масштабного эффекта и получить лучшие условия у поставщиков

Такая система часто приводит к трудностям в управлении потоком заявок, что может вызвать организационные проблемы и ошибки в работе

В условиях малого бизнеса с ограниченными ресурсами основной причиной этого является не столько большой объем, сколько ограниченные возможности.

На практике многие организации, особенно малые предприятия, широко используют следующие инструменты

1. Электронные таблицы (например, Google Sheets или Microsoft Excel):

- Для контроля поставок создаются электронные таблицы, где отображаются все заявки на закупку и соответствующие товары

- Цветная маркировка или отдельные столбцы используются для указания статусов (например, "Ожидает поставки", "В пути", "Поставлено")

2. Электронная почта, мессенджеры и регулярные отчеты:

- Для сбора заявок часто применяется электронная почта или мессенджеры, обычно когда заказчиками выступают внутренние подразделения проводят регулярные отчеты или планерки, которые обеспечивают обмен информацией о потребностях и статусах закупаемых товаров между внутренними заказчиками и поставщиками

3. Стандартные форматы отчетов и заявок:

- Хорошей практикой являются стандартные форматы отчетов и заявок для удобства сбора и восприятия информации как третьими лицами, участвующими в процессе закупок

Такие методы обеспечивают управление процессами закупок с минимальными затратами, а также способствуют уменьшению возможных организационных проблем и ошибок. Это отличный вариант для того чтобы компания выстроила свои процессы и сделала их более управляемыми и эффективными

С ростом нагрузки (информационной и трудовой) компания будет вынуждена улучшать свои процессы, пока отлаженная на первом этапе система не потеряла свою эффективность

И если вы столкнулись с проблемами контроля и организации при централизованных закупок, возможно ваша компания как раз находится на рубеже принятия решений для дальнейшего развития

За более чем 20 летний опыт работы с организацией закупок, мы сталкивались с разными случаями которые можно объединить в три варианта развития событий

1. Команда профессионалов - Не так часто, но мы встречали такую ситуацию в малых компаниях: повышение квалификации всех участников в процессе закупок для более сложной настройки работы с электронными таблицами и оптимизации процессов. При достаточной дисциплине и квалификации участников можно, используя электронные таблицы и объединение данных из них, создать эффективную структуру управления закупками

Однако есть один недостаток: все, кто работает в такой структуре, должны хорошо разбираться в ней и быть надежными. При введении новых участников с меньшим опытом и квалификацией, ответственность за поддержание этой системы ложится на наиболее квалифицированных специалистов, что, вероятно, приведет к тому, что компания станет сильно зависимой от этих специалистов

2. Количественный метод. Добавление новых специалистов без изменения самой системы процессов может быть рабочим вариантом, особенно если у вас есть средства и возможности полностью занять нового сотрудника. Тем не менее, стоит учитывать, что это решение может быть не самым выгодным в долгосрочной перспективе

Если вы выбрали этот путь, рассматривайте это как временную меру, которую лучше всего использовать для анализа текущей ситуации и, возможно, подготовки к третьему способу решения проблемы. Также, важно следить за тем, чтобы добавление новых специалистов не привело к чрезмерной нагрузке на других ключевых сотрудников (см предыдущий вариант)

3. Качественные изменения бизнес процессов. Это вариант, который мы предпочитаем, заключается в дальнейшем развитии организационной системы компании с использованием информационных систем и автоматизации для систематизации бизнес-процессов и повышения их эффективности

Для этого необходимо провести анализ бизнес-процессов и выявить этапы, где затрачивается значительное количество времени, а также определить возможности снижения этих затрат с помощью автоматизации

В 90% случаев выявляются следующие проблемы:

- Неэффективная коммуникация между внутренним заказчиком и специалистом по закупкам, что приводит к потере времени на уточнение потребностей и мониторинг поставок

- Большой объем рутинных операций у специалиста по закупкам, особенно при взаимодействии с поставщиками, анализе закупок и мониторинге поставок

- Потеря времени сотрудника на подготовку отчетов, контроль и периодические собрания

Применение информационных систем может решить эти проблемы. Однако стоимость таких решений может быть высокой, особенно при использовании комплексных и корпоративных систем, например, ERP. Чем больше отделов и сотрудников подключено к системе, тем сложнее и дороже внедрение и использование такой системы для компании

Если вы столкнулись с описанной проблемой, мы предлагаем вам обратить внимание на наше решение для автоматизации закупок - MERTAGO

Этот облачный сервис предназначен для управления закупками и может быть использован всеми филиалами или подразделениями, обеспечивая единый доступ к данным и согласованным процессам. Благодаря специализации функционала на задачах снабжения и использованию облачных технологий, внедрение такого решения не требует значительных затрат (месячная подписка от 3500 в месяц)

С помощью MERTAGO вы сможете:

- Контролировать процесс закупок по заявкам с использованием журнала заказов.

- Автоматизировать отчеты, что позволит в несколько кликов найти нужную закупку или позицию товара и определить ее статус.

- Сократить временные затраты специалиста на рутинные операции, такие как подбор поставщиков, отправка запросов и составление конкурентных листов для анализа цен.

- Упростить процесс коммуникации руководства и заказчиков с отделом закупок, используя единую систему организации и контроля закупок.

Переходите на наш сайт по ссылке, регистрируйтесь и тестируйте самостоятельно или свяжитесь с нами и мы проведем для вас онлайн презентацию и дадим рекомендации по применению MERTAGO исходя из задач вашей компании

Всего доброго и удачи вам и вашему бизнесу!