Организация работы с поставщиками
В этой статье мы не будем касаться уже заезженных тем про то, как управление поставщиками, развитие партнерских отношений помогает компании, мы расскажем о не менее важной, но при этом практически не обсуждаемой стороне этого вопроса , а точнее - как взаимодействие с поставщиками, влияет на результативность специалиста по закупкам, чем может помочь и как помешать его повседневной работе
Обычно специалист по закупкам выполняет следующие задачи:
1. Поиск и подбор поставщиков - используя онлайн поисковики, маркетплейсы, собственные базы данных и базы данных поставщиков из сети(сайты агрегаторы и каталоги)
2. Запрос предложений - в основном с помощью email, телефонных переговоров и чатов. Иногда через личный кабинет на сайте поставщика (как правило крупные поставщики или маркетплейсы)
3. Анализ полученных предложений и выбор поставщика. При большом количестве позиций, поставщиков и необходимости сводить данные в общий формат для анализа, этот блок может занимать первое место по трудозатратам. Как правило для этого используют таблицы EXCEL и внутренний регламент описывающий критерии согласования, правила для выбора поставщика и их классификацию. В простом случае эта задача сводится к анализу полученных счетов и выбору лучшего предложения
4. Переговоры о ценах и условиях- эта задача может быть как одним из составляющих предыдущего этапа (анализ и выбор поставщика), так и отдельным этапом предшествующим закупке. Тут как правило идут в ход все варианты коммуникаций, от простых переговоров по телефону или через чат, до официальных запросов и систем оценки или аккредитации поставщика. Все зависит от важности поставки и ее суммы
5. Заключение контрактов, организация и контроль поставки может лежать на плечах сотрудника или быть передана другому отделу
6. Развитие отношений. Построение и поддержание долгосрочных отношений с ключевыми поставщиками это перманентная задача которая проходит пунктирной линией через все предыдущие этапы и может включать в себя дополнительные взаимодействия в виде переговоров, обратной связи, деловых встреч и организации совместных мероприятий для поощрения сотрудничества, причем инициация этих взаимодействий возможно с обеих сторон
Взаимодействие с поставщиками может быть источником множества проблем, которые могут привести к потере времени и денег
1. Недостаточная коммуникация: Неясные или неполные инструкции, задачи или требования при запросе цен могут привести к недопониманию и ошибкам со стороны поставщика и дополнительного времени на уточнения и повторную отправку информации
2. Несоответствие предложенного товара: продукция или услуги поставщика могут не соответствовать запрашиваемым требованиям, на первоначальном этапе очень важна проверка предложенных поставщиком товаров со стороны специалиста, это может привести к необходимости пересмотра условий заказов, повторным запросам а в случае ошибки к потере средств компании а главное к потере времени и переносам сроков поставки
3. Проблемы с приведением ответов в общий формат для дальнейшего анализа: счета, спецификации или контракты, могут вызвать затруднения при учете и обработке т.к. предоставляются поставщиками по разным каналам (почта, мессенджеры, личный кабинет) и в разных форматах, -это также требует дополнительного времени и сил от специалиста
4. Большой объем работы: Необходимость обработки большого количества товарных позиций. мониторинг и анализ цен по большому количеству поставщиков, особенно с ограничением по времени часто приводит к минимизации работы там где этого легко достичь. а не там где это можно и нужно сделать, т.е. запрос цен делается в первую очередь на поставщиков которые дадут приемлемый ответ в приемлемых рамках (как правило сроки и бюджет) что в принципе является совершенно нормальным и даже эффективным поведением сотрудника в условиях ограниченного времени и низкой мотивации, однако это может привести к недостаточному мониторингу рынка на предмет альтернативных поставщиков, что в долгосрочной перспективе повышает стоимость закупок за счет отсутствия реальной конкуренции между поставщиками и создает риски стабильности поставок
Ниже мы расскажем что из вышеперечисленного решает Mertago, потому что наша задача в этой статье не только заострить внимание на проблемах но и предложить рабочие инструменты для их решения
У многих вариант применения бизнес систем вызывает негативную оценку из за сложности и дороговизны. Действительно, организовать платформу для работы с поставщиками очень непросто и многие крупные корпорации такие как Газпром Роснефть создали собственные площадки для организации взаимодействия с поставщиками тратя миллионы и повышая порог вхождения специалистов в должность за счет необходимости обучения и регламентов
Но на рынке существует доступное решение для малого и среднего бизнеса. Для тех кто еще не знаком с Mertago - это система которая улучшает процесс закупок компании за счет автоматизации рутинных операций, автоматического подбора поставщиков и контроля этапов поставки
Одной из основных фишек Mertago является организация каталога поставщиков и совместная работа с поставщиками над заказом через гостевой доступ
Описывая решение по простому, работа специалиста по закупкам с помощью Mertago выглядит так:
1. База поставщиков (постоянных, альтернативных и вообще известных) ведется и классифицируется в своем каталоге
Это упрощает работу с задачами Поиска и подбора поставщиков - т.е. система подбирает потенциальных поставщиков по вашему заказу, формирует и отправляет запросы на получение предложений.
2. Metago помогает систематизировать и привести к одному формату для дальнейшего анализа Ответы от поставщиков, за счет автоподбора из прайсов или предыдущих ответов и загрузки данных из таблиц через буфер.
Самое главное и важное на этом этапе за счет организации совместной работы с поставщиками появляется возможность кратной экономии времени и развития тесных партнерских взаимоотношений с ключевыми поставщиками
При формировании запроса поставщикам, в Mertago есть функция предоставления доступа для внесения ответа по гостевой ссылке предполагающую следующие возможности:
1. Просмотр и использование предыдущих предложений
2. Просмотр товаров поставщика из каталога
3. Просмотр всех условий поставки и прикрепленных файлов, а также, если разрешено заказчиком, лучших или проходных цен на позиции
4. Возможность задать вопросы по номенклатуре запроса, а уточнения будут сразу отображаться в онлайн форме
Этот инструмент помогает систематизировать взаимодействие с поставщиками и сокращает затраты времени и усилий специалиста по закупкам, благодаря распределению работы по внесению информации между участниками
Сразу ответим на возражение что всех поставщиков не заставишь так работать, это верно но заставлять и нет нужды. Задача специалиста состоит в том чтобы наладить совместную работу с максимально возможным количеством КЛЮЧЕВЫХ поставщиков на которых приходится большее число запросов - для этого нужно просто договорится, чтоб они прикрепляли счет по ссылке и по возможности (не обязательно) заполняли ответ, т.к. это выгодно всем
Плюс поставщикам выгодно внести свой ответ в Систему так как их товар в таком случае будет рекомендоваться при повторных закупках - а это головная боль многих продавцов, потому что обычно счет который выставлен и не оплачен пропадает как и сделанная работа, а в нашем случае предложение будет сохранено и если появится необходимость Mertago автоматически напомнит заказчику, что такой товар был предложен ранее. В результате поставщик перестает зависеть от специалиста и получает возможность получать будущие заказы, чего может и не случится если он просто отправит письмо со счетом
Резюмируя - чтобы получить все эти возможности вам не надо тратить миллионы, разрабатывать ТЗ и проводить корпоративное обучение сотрудников с дальнейшим повышением требований к ним. Все это доступно уже на стартовом тарифе в Mertago по цене 1 ужина
Если Вам знакомы задачи которые мы описали в этой статье, переходите на наш сайт по ссылке, регистрируйтесь и тестируйте самостоятельно или свяжитесь с нами и мы проведем для вас онлайн презентацию и дадим рекомендации по применению MERTAGO исходя из задач вашей компании