RPA в Автоматизации Бухгалтерии и Финансов: 9 Ключевых Способов Для Вашего Бизнеса

Рекомендую подписаться на мой авторский канал в Telegram, если хотите больше узнать об увеличении эффективности вашего бизнеса.

В мире быстро меняющихся технологий и требований к операционной деятельности, роботизация процессов бухгалтерии и финансов становится незаменимым инструментом для повышения эффективности. В данной статье мы представляем 9 конкретных способов применения RPA, которые помогут вам оценить, какие из них могут наилучшим образом подойти для вашей компании.Но прежде, чем перейти к этим способам, нужно озвучить преимущества и недостатки внедрения роботизации:

Преимущества:

• Повышение продуктивности: Ваша команда будет затрачивать меньше времени на рутинные операции, экономя до 80% рабочего времени, которое можно вкладывать в разработку стратегий и решение сложных задач.

• Оптимизация издержек: И это не только связано с сокращением штата сотрудников: у вас будет меньше текучки кадров из-за выгорания, а значит, уменьшение затрат на поиск и найм новых работников.

• Меньше ошибок, больше соответствия: Роботы RPA избегают ошибок при внесении и обработке данных, работая круглосуточно, без выходных и праздников.

• Больше прозрачности, меньше рисков: RPA оптимизирует ключевые финансовые процессы, уменьшая риски, связанные с безопасностью данных и государственным регулированием.

• Простой расчёт показателей и метрик: RPA-боты легко рассчитывают различные финансовые показатели, что помогает избежать множества ошибок в планировании и контроле финансов.

Впрочем, помимо огромных преимуществ, вам следует быть готовыми к ряду возможных трудностей:

• Одной из них является сохранение большей части бухгалтерской документации на бумаге или её нестандартизированное оформление.

• Другая проблема – использование устаревших ERP-систем, что может представлять сложности для RPA-автоматизации.

Но радует то, что эти проблемы актуальны только в том случае, если вы решите разрабатывать RPA-решения самостоятельно. Сегодня лидеры в разработке RPA-платформ уже решают эти проблемы: как извлечения данных с бумажных носителей, так и системной интеграции, даже с устаревшими системами учёта.

Давайте перейдём к рассмотрению 9 популярных примеров применения RPA.

1. Автоматизация рутинных расчетов и Обработки Данных: Уже сегодня, рутинные операции по вводу и обработке данных могут быть автоматизированы с использованием RPA. Технология RPA сокращает время выполнения задач, повышая точность и эффективность операций. Системы RPA могут автоматически обрабатывать информацию из разных источников, выполнять математические операции и анализ данных, освобождая сотрудников от монотонных задач и улучшая общий процесс работы.

Пример компании Segezha Group:

2. Оптимизация Процессов Отчетности и Анализа: RPA ускоряет процессы составления и анализа финансовых отчетов путем автоматизации сбора и обработки данных, создания отчетов по заданным шаблонам, автоматического анализа ключевых показателей и сводной информации, минимизации рутинных операций, что освобождает сотрудников для более стратегических задач и ускоряет принятие решений на основе актуальных данных.

Примеры компаний СКБ Контур и КамаСтройИнвест:

3. Эффективное Управление Бюджетированием и Прогнозированием: RPA существенно улучшает эффективность управления бюджетированием и прогнозированием, обеспечивая автоматизацию процессов сбора, анализа и обработки финансовых данных. Это позволяет быстрее и точнее формировать бюджеты, создавать прогнозы на основе реальных данных, автоматически выявлять тренды и аномалии, а также быстро реагировать на изменения в финансовом поле для оптимизации стратегических решений.

Пример компании Росбанк: "Помимо процессов обслуживания клиентов, роботизированные сотрудники банка также выполняют ряд внутренних задач, таких как финансовый мониторинг, подготовка данных для принятия решений и обработка банковских выписок. В течение 2022 года цифровые сотрудники банка обработали более 250 000 запросов от государственных органов и отправили клиентам более 15 000 отчетов и уведомлений."

4. Улучшение Обработки Клиентских Запросов и Ответов: RPA вместе с нейросетями может взять на себя 90% обязательств по обработке входящих вопросов от ваших клиентов. В том числе вопросы о наличии товара на складе, спецификации оборудования, условиях оплаты и т.п.Единственное условия - эти данные должны быть в той или иной системе. Например - 1С. Так робот сможет получать актуальные данные и транслировать их вашим клиентам.

Пример компании Центр-Инвест:

5. Эффективное Управление Отчетностью: RPA может оказать существенную помощь внутри компании в области отчетности, обеспечивая автоматизацию процессов сбора, обработки и генерации отчетов. Это включает в себя автоматическое считывание данных из различных источников, их структурирование и трансформацию, последующее формирование отчетов на основе заданных шаблонов, а также регулярную и точную доставку отчетов заинтересованным сторонам.

Путем сокращения времени на рутинные операции и исключения риска человеческих ошибок RPA улучшает эффективность, точность и актуальность отчетности, позволяя более оперативно принимать решения, а также ускоряя процессы аудита и обеспечивая прозрачность внутренних данных для управленческих решений.

Пример компании Global Ports:

6. Улучшение Процессов Внутреннего Контроля и Аудита: RPA способствует усилению внутреннего контроля и минимизации рисков путем автоматизации и стандартизации ключевых бизнес-процессов. Автоматизация позволяет точно следовать заранее определенным процедурам, контролировать и регулировать доступ к данным и системам, а также обнаруживать и предотвращать несоответствия и ошибки.

RPA может автоматически проверять данные на соответствие нормативам и стандартам, а также проводить аудит и мониторинг действий, что обеспечивает более высокую точность, консистентность и надежность операций. Это способствует сокращению рисков человеческих ошибок, улучшает документирование и аудит процессов, а также позволяет быстрее выявлять и реагировать на потенциальные угрозы и нарушения, что в итоге снижает операционные и финансовые риски компании.

Пример компании Тяжмаш:

7. Автоматизация Управления Поставщиками и Закупками: RPA может существенно оптимизировать процессы закупок и взаимодействия с поставщиками, обеспечивая автоматизацию сбора и анализа данных о товарах, ценах и поставках, автоматическое сравнение предложений, генерацию заказов и контрактов на основе заданных критериев.

Это позволяет сократить время, затрачиваемое на поиск и оценку поставщиков, минимизировать ошибки в процессе оформления документов, повысить прозрачность и точность закупок.

Кроме того, RPA способствует автоматическому мониторингу состояния складов и своевременной генерации заказов, улучшая планирование и устраняя недостаток товаров. Все это в совокупности снижает операционные издержки, повышает эффективность работы с поставщиками и обеспечивает более стратегический подход к управлению цепочкой поставок.

Пример компании Медисорб:

8. Эффективное Управление Задолженностью и Дебиторской Задолженностью

RPA предоставляет средства для полной автоматизации управления дебиторской задолженностью, сокращая человеческую интервенцию в процессах и снижая вероятность ошибок. Путем непрерывного мониторинга платежей и клиентских данных RPA способствует автоматическому созданию расписаний платежей и отправке уведомлений клиентам о предстоящих платежах.

Анализируя историю платежей и поведение клиентов, система RPA оптимизирует платежные схемы, учитывая их финансовую способность и предпочтения.

Это позволяет минимизировать риски просроченных платежей и недостаточной ликвидности, обеспечивая более эффективное управление дебиторской задолженностью, повышение лояльности клиентов и укрепление финансовой устойчивости компании.

9. Применение RPA в Сокращении Рисков и Повышении Контроля:

RPA обеспечивает автоматизацию процессов мониторинга и обнаружения аномалий путем непрерывного анализа данных из различных источников. Автоматический сбор и обработка информации позволяют системе RPA выявлять отклонения от установленных норм и стандартов, а также высокоуровневые аномалии в поведении, процессах и транзакциях. При обнаружении аномалий система может автоматически генерировать уведомления и предупреждения, инициировать дополнительные проверки и аудиты, а также предоставлять аналитические отчеты для более точной и оперативной реакции. Это способствует быстрому выявлению потенциальных рисков и незаконных действий, снижает вероятность финансовых потерь и повышает общий уровень безопасности и контроля внутри компании.

Заключение: Сейчас у нас представлено полное разнообразие способов применения RPA в автоматизации бухгалтерии и финансов. Используйте эти конкретные примеры, чтобы проанализировать, какие из них могут наилучшим образом подойти для оптимизации финансовых процессов в вашей компании. RPA дает вам уникальные инструменты для улучшения эффективности и сокращения рисков, адаптируя технологию к вашим уникальным потребностям.