Управление документацией на новом уровне: Как мы помогли компании улучшить эффективность и снизить ошибки

Управление документацией на новом уровне: Как мы помогли компании улучшить эффективность и снизить ошибки

Запрос клиента: Компания, активно взаимодействующая с лидами, клиентами и партнерами, столкнулась с проблемой управления растущей клиентской базой и объемом документооборота. Нарастающее количество документов затрудняло работу сотрудников и снижало эффективность компании. Клиенту требовалась система, способная оптимизировать процессы работы с документацией, обеспечивая надежное хранение, архивирование и мгновенный доступ к важным документам.

Проектирование и решение

Схема ведения документации
Схема ведения документации

Для решения поставленных задач была спроектирована информационная система, включающая в себя следующие бизнес-объекты:

  • Реестр документов: В этой системе ведется детальный учет всех документов, как полученных от контрагентов, так и отправленных клиентам. Сотрудники отдела продаж могут легко выбирать клиента, партнера или поставщика из базы данных и автоматически генерировать для них документы, такие как договоры, счета или акты. Это значительно упрощает процесс создания и управления документацией.
  • Тип документа: В рамках системы был создан справочник типов документов. В него входят такие виды документов, как договоры, приложения, счета, акты, отчеты, письма и доверенности. Это позволяет стандартизировать процесс работы с различными документами и избегать ошибок, связанных с некорректной классификацией.
  • Компания: В этом разделе ведется учет всех клиентов, партнеров и контрагентов компании. Карточка компании содержит всю необходимую информацию, включая контактные данные и реквизиты, что позволяет сотрудникам отдела продаж быстро связываться с клиентами и направлять им сформированные документы.

Функционирование системы

Глазами сотрудника отдела продаж: Сотрудник отдела продаж получает документы, такие как счета, акты или договоры от контрагентов, и вносит их в систему. Он также может инициировать формирование документа и отправить его клиенту. Система позволяет быстро найти необходимый документ по различным параметрам, таким как название, дата или тип документа, а также совершить поиск по клиенту, для которого документ был сформирован.

Глазами ИТ-системы: Система автоматически ведет учет всей документации компании, обеспечивая быстрый поиск с помощью фильтров и связей с клиентами. Она формирует документы, такие как договоры, приложения, счета и акты, генерируя уникальные названия для каждого типа документа. Также система хранит информацию о статусе документа, его сумме, типе и сроке действия, и позволяет отправлять документы клиентам прямо через интерфейс Бипиум.

Результаты

Внедрение системы по управлению документацией позволило компании значительно улучшить процессы работы с документами, снизить вероятность ошибок, ускорить процесс обработки и повысить общую эффективность работы сотрудников. Клиент получил инструмент, который не только решает текущие задачи, но и готов к масштабированию по мере роста компании.

Система ведения документации
Система ведения документации

Подпишитесь на наш канал, чтобы получать полезную информацию про организацию и систематизацию бизнес-процессов. Свяжитесь с нами для консультации или демонстрации наших решений. Мы поможем найти оптимальное решение для ваших задач!

1 комментарий

Внедрение таких решений действительно может повысить эффективность и сократить количество ошибок в работе с документацией

Ответить