Оптимизация бюджета: Как комплексная ИТ-система помогла клининговой компании решить проблемы с управлением финансами

Компания, оказывающая клининговые услуги для крупных объектов, столкнулась с серьезной проблемой — неэффективное управление бюджетом. Сотрудники работали в трех разных системах, что создавало сложности в отслеживании фактических расходов и часто приводило к превышению установленного бюджета. Для решения этой проблемы руководство компании обратилось к разработке комплексной ИТ-системы, которая позволила бы точно учитывать и контролировать финансовые потоки.

Клининговая компания работает с несколькими типами объектов: торговые и бизнес-центры, жилые комплексы и склады. С каждым из них заключаются договоры на оказание услуг с определенным бюджетом и сроками выполнения. Однако, из-за использования нескольких систем и отсутствия единого контроля, часто возникали ситуации, когда реальные расходы превышали запланированные.

Основные проблемы, с которыми сталкивалась компания:

Для решения этих проблем была разработана система управления бюджетом, которая интегрировала несколько бизнес-объектов, необходимых для полного контроля над расходами.

1. Плановый бюджет: Этот бизнес-объект был создан для планирования бюджета по каждому объекту. Менеджеры могут вносить информацию о выделенных средствах, статьях расходов и сроках действия договоров. Система позволяет точно планировать бюджет на весь период оказания услуг.

2. Заявки на расходы: Система ведет учет всех заявок на расходы по каждому объекту. При создании новой заявки автоматически проверяется остаток бюджета, и если сумма превышает лимит, система блокирует добавление заявки. Это позволяет избежать непредвиденных расходов и держать финансовые потоки под контролем.

3. Статьи расходов: Для упрощения работы система включает фиксированный список статей расходов. Это помогает менеджерам легко понимать, на что были потрачены средства, и исключает ошибки при ручном вводе.

4. Объекты: Система включает детальную информацию по каждому объекту, с которым заключен договор. Здесь указаны сумма договора, сроки его действия и другие важные параметры, необходимые для точного учета бюджета.

После внедрения системы менеджеры получили удобный инструмент для управления бюджетом. Теперь они могут:

Система интегрирует все процессы в один единый инструмент, что исключает необходимость использования нескольких систем и повышает прозрачность учета.

Внедрение новой системы управления бюджетом позволило компании существенно улучшить контроль за расходами и снизить финансовые риски. Теперь компания всегда уверена в том, что ее расходы не выходят за рамки запланированного бюджета, что позволяет ей работать более эффективно и избегать дополнительных финансовых потерь.

Система оказалась эффективным решением, которое помогло компании оптимизировать управление финансами и улучшить качество предоставляемых услуг.

Подпишитесь на наш канал, чтобы получать полезную информацию про организацию и систематизацию бизнес-процессов. Свяжитесь с нами для консультации или демонстрации наших решений. Мы поможем найти оптимальное решение для ваших задач!