Кибернетика бизнеса или как сократить расходы одним касанием. Бизнес-хак

Каким образом оптимизировать рабочие процессы, человечество задумалось еще в XIX веке. Небезызвестный французский ученый Андре-Мари Ампер ввел термин «кибернетика» как описание новой науки, изучающей управляемые системы. Предполагалось, что эти системы смогут выполнять автоматические действия. В то время это были теоретические идеи, которые сейчас стали реальностью.

Автоматизация нужна сегодня всем. Уровень конкуренции в бизнесе высокий. В мире экономического противостояния между странами и замедления развития общемировой экономики важно наладить процессы в бизнесе так, чтобы они были более эффективны, чем у конкурентов, то есть достигали целей быстрее при меньших затратах.

Любой предприниматель всегда держит в голове примерные цифры, сколько он тратит на зарплату работников, на логистику, на амортизацию оборудования и прочие вещи. При этом важно находить способы экономии этих ресурсов компании так, чтобы результат не стал хуже, а может, даже улучшился. Но в условиях многозадачности руководители порой не замечают простые решения, которые могут оптимизировать многие процессы.

Автоматизация бизнеса

Одно из таких очевидных решений — это автоматизация бизнес-процессов, в результате которой сотрудники будут выполнять работу лучше и экономичнее. В этом им поможет программа Workflowsoft. В ней сам владелец компании, который хорошо понимает структуру рабочих операций, может настраивать автоматизацию.

В Workflowsoft есть интуитивный графический редактор, в котором можно легко выстраивать даже комплексные процессы, создавать задачи, назначать исполнителей и ставить сроки.

Программа позволяет задавать неограниченное количество результатов задачи: «Утверждено»/ «Отменено» / «Запрос дополнительной информации» и т.д. Каждый результат активирует следующую задачу в процессе.

Здесь же можно их редактировать в зависимости от изменений ситуации.

Руководители могут в режиме онлайн анализировать эффективность работы, получать данные по отдельному сотруднику или по всей компании в целом.

Программа позволяет быстро оценивать распределение задач по дню, неделе и месяцу, создавать задачи прямо в календаре и управлять нагрузкой сотрудников в визуально удобном интерфейсе.

Для выставления приоритетов можно добавлять ярлыки к процессу или задаче. Также ярлыки можно использовать в отчетах и списках задач, чтобы показывать только важную для вас информацию.

Программа Workflowsoft доступна для смартфонов и планшетов Android и iOS. В ней также можно работать без установки приложения через любой мобильный браузер.

Чтобы начало работы с программой было быстрым и простым, Workflowsoft предлагает в качестве примера для обучения два готовых шаблона бизнес-процессов: «Запуск маркетинговой кампании», «Подбор сотрудника"».

Как это работает

Основные цели программы: избавить руководителя от рутины и полностью автоматизировать процессы.

Для примера возьмем организацию процесса закупки, который существует практически в любой компании. Путаница в рабочем процессе — основная проблема предприятий. И самый лучший вариант избежать этого — визуализировать всю рабочую цепочку, где автоматически будут отмечаться этапы реализации и фамилии сотрудников, ответственных за процесс. Для этого Workflowsoft предлагает простой интерфейс, не требующий от сотрудников никаких специальных знаний.

Это позволяет, например, отделу закупок найти поставщиков, согласовать объем закупки, текст договора, формат оплаты и т.д. Фактически провести согласование всех вопросов внутри компании без потери времени: кто, что, сколько и когда покупает, чтобы обеспечить компанию всем необходимым. При этом не купить больше, чем надо, и найти место для хранения.

Ниже представлен поэтапный процесс от создания заявки до покупки.

После создания и согласования с руководителем заявка отправляется в бухгалтерию для выделения бюджета. Если отказ — заявка возвращается на предыдущий этап. Если бюджет согласован, то заявка уходит в отдел закупок, где менеджер по закупкам может предложить коллегам несколько вариантов необходимого товара. Уведомления приходят одновременно всем ответственным за этот процесс людям, которые могут написать свои комментарии. После согласования и оплаты заявка отправляется в отдел логистики, который и закрывает ее, когда необходимый товар прибывает на склад компании. Руководитель может по завершении поставить всем работникам свою оценку.

Программа автоматизации бизнеса от Workflowsoft — это открытая платформа, где бизнесмены могут самостоятельно визуализировать весь рабочий процесс и подключать к нему всех сотрудников.

Workflowsoft позволяет ускорить процессы компании, повысить ее эффективность и минимизировать потери от ошибок сотрудников.

Зачем нужна автоматизация бизнеса

Для примера можно привести компанию Amazon, которая сконцентрировалась на автоматизации своих бизнес-процессов и достигла в этом серьезных успехов – фирма выбилась в лидеры по капитализации.

Автоматизация рабочих процессов оптимизирует затраты, повышает уровень контроля и управляемости. Также это помогает унифицировать процессы и подходы к работе, тем самым упрощая масштабирование бизнеса — например, открытие новых офисов, магазинов, заводов, филиалов в других городах или странах. При этом программа Workflowsoft выполняет автоматический контроль за процессами 24 часа в сутки.

Любой руководитель хочет знать, как выполняется рабочий процесс, есть ли отставание от плана, на каком этапе находится работа, кто конкретно отвечает за ее выполнение и как с ним связаться, где хранятся и как быстро найти материалы, какова общая ситуация в бизнесе. В свою очередь, автоматизация помогает сотрудникам понять в любой момент, какои список работ или этапов он должен выполнить, где и почему он допустил ошибку и как ее исправить, кто отвечал за выполнение предыдущих этапов и как с ними связаться, если надо получить дополнительную информацию, и т.д.

В Workflowsoft обычные сотрудники без специальных знаний смогут создавать задачи, подключать к ним коллег, выстраивать рабочие процессы. Для этого не потребуется отправлять их на курсы по изучению программы и устанавливать дополнительное ПО на компьютеры, ноутбуки, планшеты, смартфоны.

Итоги

Современные технологии действительно делают нашу жизнь проще и легче, а четко прописанная схема процесса исключает путаницу. Работа идет по запланированному алгоритму, где каждый знает, что от него требуется, и в любой момент может посмотреть, на каком этапе задача, а также оценить сроки ее выполнения.

Да и работать в Workflowsoft легко и удобно за счет простого интерфейса системы. Дизайн минималистичен и понятен. С Workflowsoft, например, отделу закупок будет значительно проще найти оптимального поставщика и в нужное время, по приемлемой цене получить товар в необходимом количестве и в оптимальном месте. Но это только верхушка айсберга. Программа регулирует все внутренние бизнес-процессы между сотрудниками и руководством, делает работу прозрачной и понятной как для главы компании, так и для начинающего стажера. И самое главное — все это сокращает расходы, делает компанию прибыльнее и устойчивее на рынке.