Путь к эффективному совещанию на реальном примере
Личный опыт и реальные примеры всегда более поучительны, чем теория.
Небольшая предыстория. Владелец Компании уже несколько месяцев вынашивал план запуска нового продукта. И, наконец, наняв с моей помощью Операционного директора, решил , что время настало. Была создана проектная команда, план запуска, и началась работа.
Проект предполагал участие на разных этапах: технологов, юристов, логистов, финансистов, продажников, маркетологов. Продукт разрабатывался, проходил тестирование, для него искали оптимальную упаковку в сочетании со способом доставки, расширяли клиентскую базу, регистрировали бренд, и, конечно, рассчитывали финансовую составляющую.
Проектом управлял операционный директор, но владелец компании, учитывая мои рекомендации, решил осуществлять регулярный менеджмент, выбрав одни из инструментов еженедельное совещание, посвященное проекту.
Как это было.
Совещание № 1.Формат онлайн. Продолжительность 2 часа 30 минут.
Участники: вся проектная команда, включая исполнителей.
Руководители выступали, проговаривая итоги работы за неделю каждый по своему направлению. У владельца было много уточняющих вопросов. У команды и у Операционного директора создалось впечатление, что руководитель недоволен ходом работы, хотя результаты соответствовали намеченному плану.
Кроме того, в ходе выступлений к руководителям направлений возникли вопросы взаимодействующих служб, началась дискуссия, во время которой к ответам привлекали исполнителей.
Выводы Операционного директора: мы не смогли донести информацию, владельцу пришлось задавать много вопросов, необходимо больше наглядности, визуализации данных.
Было решено: на следующем совещании через неделю каждый оформит итоги в виде презентаций.
Совещание № 2.Формат онлайн. Продолжительность 2 часа 40 минут.
Участники: вся проектная команда, включая исполнителей. Руководители выступали , показывая результаты работы в презентациях. Каждый, помня о многочисленных вопросах на предыдущем совещании, старался как можно больше развернуть информацию и привести цифры.
Вопросов от владельца было меньше, но он постоянно смотрел на часы, и на некоторых презентациях предлагал быстрее переходить к другому вопросу. Взаимодействующие сотрудники, как и на предыдущем совещании, обсуждали ряд рабочих вопросов.
Выводы Операционного директора: презентации растянуты, данные и цифры сопровождаются множеством объяснений, не исключают уточняющих вопросов. Совещание затянуто по времени.
Было решено: разработать и ввести общий шаблон презентаций, подводить итоги с применением SWOT- анализа. Убрать часть информационной нагрузки , не рассказывать что сделали за неделю, говорить только о том, что не было выполнено, почему и как решается. Сократить количество участников совещания до руководителей направлений.
Совещание № 3.Формат онлайн. Продолжительность 1 час 30 минут.
Участники: руководители направлений проекта.
Каждый докладчик оформил итоги работы за неделю в Шаблоне презентации, который был разработан Операционным директором. Все итоговые показатели были представлены в сравнении с плановыми, выведены отклонения. Руководители говорили только о причинах отклонений , сложностях, возникших в ходе реализации проекта и как собираются их решать.
Вопросов от собственника было меньше. Первая часть совещания, посвященная итогам работы за неделю, значительно сократилась по времени, но взаимодействующие по-прежнему использовали это совещания для решения ряда рабочих вопросов.
Выводы Операционного директора: дальше использовать Шаблон презентаций для демонстрации и анализа итогов работы. Для ряда показателей использовать диаграммы и графики. Подсвечивать отклонения цветом. Выводить на экран краткие формулировки причин отклонений и пути решения. Не повторять текст презентаций, а проговаривать только то, что необходимо осветить более подробно, и (или) требует участия собственника.
Было решено: исключить обсуждение рабочих вопросов на совещании между руководителями направлений, для этого ввести для проектной команды ежедневные стендап-планерки для оперативного обсуждения рабочих моментов.
Совещание № 4. Формат онлайн. Продолжительность 35 минут. На каждую презентацию 3-5 ушло минут. Собственник получил исчерпывающую информацию о ходе работы над проектом.
Благодаря регулярному менеджменту команда завершила реализацию проекта в срок.
Общие выводы:
- рабочие вопросы, требующие оперативного решения, обсуждать на совещаниях малых форм: планёрка, стендап-совещание. На совещания руководителей выносить вопросы, требующие решения на соответствующем уровне.
- при подведении промежуточных итогов проекта анализу подлежат все показатели, но в презентацию на руководителя выводить только важныедля соответствующего этапа проекта.
- для презентации итогов использовать методы наглядного анализа: SWOT- анализ, графическое изображение. Не забывать про логику подачи информации, структуру и использование цветовых решений для акцентов.
- приглашать к участию в совещании в соответствии с целями и уровнем обсуждаемых вопросов.