Алгоритмы успешной автоматизации бизнеса
Внедрение систем автоматизации программных продуктов должно начинаться с глубокого понимания процессов. Процессный подход — это то, с чего следует стартовать. В процессе разработки и описания процессов появляется ясность относительно функций, которые необходимо автоматизировать, а также требований к информационным системам. Эти требования становятся основой для дальнейших улучшений существующих систем или внедрения новых. Таким образом, путь от процессов к разработке инструментов информационного обеспечения становится логичным и последовательным.
Проекты автоматизации можно условно разделить на два типа. Первый — частичная автоматизация, когда уже существует информационная система, поддерживающая процесс, и цель состоит в его стандартизации и улучшении. При изменении процесса появляются задачи, связанные с частичным обновлением системы, которые решаются в рамках общего проекта. Помимо описания и регламентации процесса, формируются требования к автоматизации и к изменениям в существующих системах.
Второй тип проектов — когда автоматизация становится центральной задачей. Это предполагает либо существенное изменение существующей системы, либо создание новой. Например, внедрение CRM-системы в процесс продаж, который ранее не автоматизировался, или внедрение ERP-системы. Такие проекты требуют основательного подхода и начинаются с разработки стратегии автоматизации.
Создание стратегии информационной системы компании — это важнейший шаг, поскольку она является стратегическим активом, обеспечивающим конкурентоспособность. Такой актив нельзя создавать как временное решение, реагирующее на сиюминутные проблемы. Если сравнивать с домостроением, то подход, при котором внедряются отдельные программы без общей стратегии, похож на строительство пристроек к ветхой хижине. Такая конструкция рано или поздно станет нестабильной, потребует сноса и полной реконструкции. Автоматизация без стратегии чаще порождает новые проблемы, чем решает существующие.
К разработке информационной системы необходимо подходить, как к серьезному строительному проекту — от общего замысла до детальной проработки. Именно эту функцию выполняет IT-стратегия, которая строится на основе бизнес-стратегии компании. Бизнес-стратегия определяет, как компания будет развиваться, какие продукты и направления она будет развивать, на какие целевые рынки ориентироваться. Важно четко зафиксировать видение компании и ее конкурентные преимущества, которые информационные технологии помогут усилить.
Для перехода от бизнес-стратегии к IT-стратегии необходимо понимание структуры бизнес-процессов компании. Это включает в себя четкое представление о том, как организованы основные и обеспечивающие процессы, процессы развития и управления. Если компания работает на нескольких целевых рынках, то каждому из них может соответствовать своя цепочка бизнес-процессов. После определения архитектуры процессов становится возможным ответить на вопрос, какими информационными системами обеспечить всю их совокупность. Здесь важно подходить к задаче комплексно, а не латать дыры по мере необходимости, чтобы система полностью удовлетворяла потребности бизнеса.
Информационные системы играют ключевую роль в автоматизации бизнес-процессов. Чтобы эффективно внедрять такие системы, важно понимать их классификацию и назначение. В настоящее время существует около 10 классов информационных систем, которые можно считать общепринятыми стандартами. Рассмотрим основные из них.
ERP-системы (Enterprise Resource Planning)
ERP-системы, вопреки своему названию, редко обладают полноценным функционалом для планирования. Это, скорее, системы комплексной автоматизации основных процессов компании: управления финансами, логистикой, движением материальных ценностей и других базовых операций.Примеры: SAP, 1С ERP, 1С Управление предприятием.Важно выбирать ERP-систему, максимально подходящую под специфику вашего бизнеса. Она должна быть интегрирована с основными процессами, указанными на карте бизнес-процессов.
CRM-системы (Customer Relationship Management)
CRM-системы используются для управления продажами, маркетингом и клиентским сервисом. Наиболее мощные системы, такие как Salesforce, предоставляют полный функционал, включая работу с клиентской базой, анализ продаж и управление маркетинговыми кампаниями. Для малого бизнеса подойдут более простые решения, такие как AMOCRM.Примеры: Salesforce, Creatio (ex. Terrasoft), 1С CRM.
ECM-системы (Enterprise Content Management)
Эти системы предназначены для управления корпоративным контентом, включая хранение документов, организацию взаимодействия сотрудников и согласование документов.Примеры: Documentum, OpenText, Битрикс24.
CPM-системы (Corporate Performance Management)
CPM-системы помогают управлять эффективностью бизнеса: планировать, анализировать показатели, поддерживать процессы стратегического управления.Примеры: Oracle Hyperion, IBM Cognos.
SCM-системы (Supply Chain Management)
Системы управления цепочками поставок предназначены для автоматизации логистических процессов.Примеры: Oracle SCM, Inform SCM.
Системы управления проектами (Project Management)
Для управления проектами используются решения разной сложности — от базовых инструментов до мощных платформ.Примеры: Jira, Trello, Мегаплан.
BPM-системы (Business Process Management)
BPM-системы позволяют гибко настраивать и изменять бизнес-процессы, что отличает их от ERP-систем с фиксированными процессами.Примеры: Oracle BPM Suite, ELMA, Битрикс24.
BI-системы (Business Intelligence)
BI-системы предоставляют инструменты для анализа данных и создания управленческой отчетности.Примеры: Power BI, QlikView, Oracle BI.
HCM-системы (Human Capital Management)
HCM-системы ориентированы на управление человеческим капиталом, включая подбор, адаптацию, обучение и карьерное развитие сотрудников.Примеры: Workday (международные), Босс-Кадровик, 1С ЗУП (российские).
Системы дистанционного обучения (LMS)
Системы автоматизации обучения помогают организовывать корпоративное обучение и оценку сотрудников.Примеры: iSpring, Мирополис.
На этапе стратегического планирования важно определить, какой класс систем подходит для автоматизации каждого бизнес-процесса. Это создает основу для построения единой карты информационных систем, которые будут интегрированы друг с другом. Такой подход особенно актуален для среднего и крупного бизнеса, где уровень автоматизации влияет на конкурентоспособность.
Автоматизация процессов в малом бизнесе — задача, требующая гибкого подхода и учета ограниченных ресурсов. Вместо сложных и дорогих решений для небольших компаний подойдут простые инструменты, такие как Excel, Google Таблицы и Outlook.
Преимущества простых решенийЭти инструменты легко освоить, и они обладают значительным потенциалом. Например:
- Excel может использоваться как база данных или система автоматизации с помощью макросов и программирования на VBA.
- Google Таблицы позволяют организовать совместную работу, интегрироваться с другими системами и обеспечивать удобный доступ.
- Их интеграция между собой и с другими инструментами (например, через платформы low-code) открывает дополнительные возможности.
Low-code платформыСовременные решения, такие как Make, предоставляют возможность собирать процессы как из кубиков, интегрируя Google, Microsoft, Telegram-ботов и другие приложения. Для их внедрения достаточно привлечь начинающего специалиста, который разберется с настройками и реализует автоматизацию процессов на базе четких задач.
Эволюция автоматизации в малом бизнесеНа начальных этапах автоматизация с помощью простых инструментов позволяет компании:
- Отладить основные процессы.
- Оценить их эффективность.
- Понять, какие задачи требуют глубокой автоматизации.
Когда процессы устоятся, бизнес может перейти к внедрению более сложных систем, таких как ERP или CRM, в зависимости от потребностей.
Последовательность автоматизацииАвтоматизация должна начинаться с разработки требований. Важно не выбирать программный продукт «наобум», а определить:
- Описание процессов. Целевое состояние и функции, которые должна поддерживать система.
- Формы документов и отчетности. Какие данные нужны для работы и как они должны выглядеть.
- Нормативно-справочная информация. Справочники, структура компании, карточки клиентов и продуктов.
- Технические требования. Число пользователей, распределенность системы, нагрузка и требования к безопасности.
Выбор системы и пилотное внедрениеПосле составления требований можно переходить к выбору программного продукта. На этом этапе:
- Анализируются доступные решения.
- Оценивается их совместимость с существующими системами.
- Проводится пилотное внедрение в ограниченном масштабе (например, в одном отделе или филиале).
Риски и их минимизацияКлючевая причина неудачных проектов автоматизации — отсутствие системного подхода. Для успешного внедрения важно:
- Тщательно планировать каждый этап.
- Проверять работоспособность системы до начала ее полноценного использования.
- Проводить функциональное тестирование и адаптировать систему под реальные нужды компании.
Автоматизация — это не только техническая задача, но и стратегическое решение, влияющее на эффективность бизнеса. Важно двигаться от простого к сложному, отлаживая процессы и постепенно переходя к более мощным инструментам. Такой подход позволит избежать распространенных ошибок, сократить затраты и добиться устойчивых результатов.
Если у вас есть вопросы, пишите info@iteam.ru и +79091585757 (WhatsApp) — мы постараемся подробно ответить.
Автор: Александр Кочнев