Внедрение управленческого учета. Пошаговая инструкция и шаблон. Все, что нужно знать предпринимателю, который впервые настраивает учет.

Добрый день, меня зовут Михаил Яненко-Базанов, я предприниматель и эксперт по управлению бизнесом на основании цифр.

Сегодня хочу представить подробную инструкцию по самостоятельному внедрению и дальнейшему использованию учета финансов в бизнесе. Эта инструкция подойдет тем, кто первый раз настраивает учет и хочет сделать это самостоятельно. Кому удобнее инструкция в видео формате, вот ссылка на видео. Кроме того вы получите шаблон отчета, который я сам разрабатывал и улучшал в течение нескольких лет. Для получения переходите в мой телеграмм-канал, найдите закреп "Полезная информация", шаблон там. Только, пожалуйста, подпишитесь на канал в качестве благодарности🙏. Вот ссылка на канал. Предлагаю сделать это сейчас, так будет удобнее прямо по ходу читать статью и параллельно использовать шаблон. Если инструкция не до конца понятна, есть недочеты пишите в комментариях к статье, я потом выложу обновленную версию.

Итак, в таблице только два листа, в которых мы что-то делаем ручками. Первый – это основной журнал операции, куда мы будем заносить все операции. Второй – это справочник, в который мы заносим наши статьи и распределяем, к чему они относятся (счета, договоры и проекты). Отчет о прибылях и убытках, проекты, ДДС, анализ формируются полностью сами. Только не забывайте растягивать ячейки с формулами, если у нас не хватает строк или столбцов (в видео инструкции это подробно показано). Баланс мы сейчас рассматривать не будем, он очень редко нужен.

Единственное, что вносится вручную в отчете о прибыльных убытках (лист ОПиУ), это налоги, так как они формируются не на основании операции. Налоги мы платим сильно позже момента, когда заканчивается отчетный период. Эти строки выделены желтым цветом.

Первое, что мы заполняем - это справочник. Здесь графы разделены по той же логике, как они указаны в ДДС. Есть операционная, инвестиционная и финансовая деятельность. Итак, вы в справочнике, здесь нужно прописать статьи доходов и расходов, которые дальше мы будем использовать. Когда вы их меняете в справочнике, они автоматом появляются в нужном разделе в ДДС и ОПиУ. Напоминаю, на тех вкладках мы ничего не вносим вручную. Ошибка, которая может возникнуть: вы внесли в справочник больше строк, чем у вас помещается в соответствующем разделе во вкладке ДДС или ОПиУ. Тогда вы просто добавляете строки, растягиваете формулы и у вас все автоматом подтягивается. (подробно показано в видео инструкции) Так же во вкладку “Справочник” заносим счета, кассы. Например у вас ООО «Ромашка», наличные в кассе и несколько карт. Столбец “Договоры” заполняем, если у вас ярко выраженная проектная деятельность, вносим название или номера договоров.

Не забудьте заполнить столбцы D, E, F в соответствии с тем, к какому разделу должна относиться та или иная статья. Делайте по образцу, как заполнено в шаблоне, и у вас все получится. В заполнении нет ничего сложного, главное не торопиться, лишнего не удалять. Не хватает строк - можно добавить.

Если вдруг, вы не знаете, что такое переменные расходы, валовая маржинальная прибыль, постоянные, косвенные расходы, операционная прибыль, чем отличается ДДС от ОПиУ и что это вообще за абревиатуры, у меня есть отдельный вебинар, где я рассказываю про основы финансового учета. Доступ по ссылке - «Как навести порядок в финансах». Начните с этого видео, а потом вернетесь к этой инструкции, вам будет сильно проще.

Следующее, что нужно делать - просто ввести журнал операций. Это тоже очень просто. Лучше всего начать с первого числа какого-либо месяца, не пытаться сюда вносить старые данные. Это дело неблагодарное, поверьте мне. Вы половину операций уже забыли, кучу времени на это убьете, а толку будет мало т. к. это старые данные. Все приходные и расходные операции, которые у вас случаются, вы заносите в эту вкладку.

Например, вам пришли сегодня 100 тысяч рублей за разработку дизайн-проекта. Можно начинать вводить на клавиатуре, они будут появляться. Например, пришли на счет ИП, если надо, пишите комментарий, и указывайте договор. Как заполнять месяц начисления я чуть позже расскажу.

Очень важно пользоваться начислением для того, чтобы у вас отображались данные в отчете о прибыли и убытках. Если вы не будете ставить дату начисления, сумма не будет появляться в ОПиУ.

То же самое проделываем с расходной операцией. Например, мы оплатили наличными 50000 рублей заработную плату арт директору. К договору мы привязываем только те поступления и платежи, которые относятся к строке «Поступления». А расходы к договорам привязываем только те, которые относятся к разделу «Производственные платежи». Они же являются переменными расходами в отчете о прибыли и убытках. Это то, что непосредственно относится к реализации договора, поставке товара и так далее. Всегда отмечайте договор, потому что потом проще будет строить отчет о прибылях и убытках.

Если у вас ИП и вы переводите деньги себе на карту, то вы делаете две операции. Сначала у вас расходная операция, например, 300 тысяч рублей с ИП, статья будет “внутреннее перемещение (расход)”. То есть у вас с ООО списалось 300 тысяч рублей. Далее у вас возникает доход, зачисляются эти же 300 тысяч рублей, например, на карту, операция “внутреннее перемещение (доход)”.

Во вкладке “ДДС” в онлайн-режиме указываются остатки. Не забывайте указывать стартовые остатки. Их можно внести в формулу, либо создать просто фиктивную операцию во вкладке “Журнал операций” (на видео это подробно описывается). В целом по журналу операций все.

Обратите внимание, все разлетается само в ДДС. Даже если вы не сильно понимаете, как пользоваться столбцом "месяц начисления", не стали смотреть мое видео, где я подробно об этом рассказываю, у вас уже появится ДДС с актуальными данными с помощью журнала операции. Это будет очень круто и очень ценно. У вас какой-то порядок появится. Но я все же рекомендую посмотреть видео и разобраться, как правильно пользоваться методом начисления. Потому что прибыль своего бизнеса вы можете узнать только с помощью отчета о прибылях и убытках (лист ОПиУ), пользуясь столбцом “Месяц начисления”.

Для производственного бизнеса, бизнеса на маркетплейсах выручку и переменные расходы из операций вы не сможете перетаскивать в ОПиУ, потому что правильно сформировать выручку и себестоимость для таких бизнесов на основании операций не реально. Нужно вести учет реализации и себестоимость произведенной/реализованной продукции и уже эти данные вносить в ОПиУ вручную. Иногда в товарном бизнесе есть такая же проблема. Но это частный случай. Большинству подойдет формат, когда через столбец “Месяц начисления” и "договор" вы сможете качественно заполнять ОПиУ.

В отчете о прибылях и убытках есть нюанс, здесь налоги выделены желтым. Это единственное поле, которое заполняется вручную. Например, если у вас упрощенка “Доходы”, соответственно, у вас либо 6%, а скорее всего 7% с оборота. Можно просто вбить формулу по логике: все доходы до 300 тысяч рублей - 6% с оборота, плюс 1% свыше 300 тысяч. Для простоты допустимо сделать просто 7% с оборота. Не с выручки, а именно с оборота (оборот или все поступления ведется в ДДС). Если у вас налог УСН “Доходы минус расходы”, то узнайте у бухгалтера, какой процент у вас с оборота примерно получается. Обычно где-то 1,5%. Общая форма налогообложения подразумевает налог на прибыль, соответственно, вносите сумму в соответствующую ячейку. Страховые взносы ИП (годовые страховые взносы) делите на 12 месяцев, вписываете в соответствующую графу.

Почему это делается таким образом? Налоги мы платим с сильной задержкой, а важно по итогу месяца видеть, какая у нас прибыль в отчете о прибыльных убытках.

Если у вас остались какие-то вопросы, предложения по улучшению, пишите их в комментариях к этой статье. Конечно же ставьте лайк, все это помогает продвигать статью. Если вам все понравилось, обязательно подпишитесь на мой телеграмм канал. На мой блог в VC тоже можете подписаться, т. к. я точно буду еще выкладывать подобные статьи. Если есть конкретные темы, которые вам интересны, пишите в комментариях.

Я уже написал продолжение этой статьи, где рассказываю как правильно считать прибыль и заполнять ОПиУ. Доступна по ссылке.