Про управление небольшим производством

Статья для тех, кто управляет производством и никак не найдет идеальную программу для управления компанией.

Чтобы и заказы, и контроль менеджеров, и учет на складе, и график заказов, и монтажи и много-много всего. Ах, да - и чтобы еще версия мобильная была.

Привет) Меня зовут Алексей, веду в "Систематике" проекты по автоматизации торговых и производственных компаний. Внедряем CRM и ERP системы в небольшие бизнесы.

Поделюсь своими наблюдениями и размышлениями о маленьких производствах, благо клиентов таких много - есть что рассказать. Чтобы было меньше "воды", расскажу на примере одного из текущих проектов.

Торгово-производственная компания. Штат 20 человек. Подмосковье. Занимаются производством вывесок. Есть свое производство, но часть работ перезаказывают у подрядчиков. 5 менеджеров, производственники, монтажники, закупщик, бухгалтер. И директор, он же многорукий многоног. И покричать, и похвалить, и станок починить.

Есть сайт, аккаунт на Авито, магазин на маркетплейсе, участвуют в тендерах.

Заказы ведут в одной Гугл таблице- куча вкладок, кое-какая автоматизация (цвет меняется, если статус сменился), 1С на "облаке".

Если у вас свое производство, думаю, вы уже начали нервно ерзать с мыслью "О, а это же про нас". Секрет не открою, если скажу, что таких производств тысячи по всей стране. И не важно, какая отрасль- производство окон, мебели, вывесок, лестниц, знаков, бланков и тд. Все как "под копирку".

Иногда клиент приходит к нам, и я уже вижу, где у него болит, просто посмотрев на таблицу учета заказов.

Проблема на этом этапе развития компании- собственник уже не понимает, что происходит с заказами. Да, принимаем заказы, изготавливаем, выполняем монтажи. Но посмотреть на картинку "в целом" не можем. Нет учета в продажах, производстве.

При этом, если взять какой-то отдельный участок, то там вроде-как можно разобраться. Например, заказы отдельного менеджера. Если сесть рядом с ним, и начать копать, то все в порядке. Вот запросы клиентов, вот сметы, вот КП, вот договора, счета.
Но если собрать в кучу всех менеджеров- получить эти данные уже сложно. Например, а сколько КП и на какую суммы выставлено на сегодня? Сколько нам должно поступить сегодня денег по плану? По каким клиентам с сегодняшнего дня начинается просрочка оплат? И тд. и тп.

Но еще интереснее на производстве.

Что нужно сделать сегодня-понятно. А успеем ли- непонятно. А хватит ли материалов- тоже не всегда понятно. А успеем ли монтажи сделать- тоже не понятно.

Мечта всех производственников- график производства. Чтобы наглядно видеть, какой участок загружен (а какой свободен), и когда заказ будет завершен.

Ну про учет и списание материалов на складе я говорить не буду даже.

Тут проблема решается с помощью "эффекта фонарика" - там, где внимание, там результат. Не успеваем с печатью на пленке- думаем, где перезаказать. Не хватает материала, отправляем курьера к поставщику. Срочный заказ - останавливаем тот, что печатается сейчас.
И все это происходит "в моменте".

Маленькие производства- всегда про "тушение пожаров". И те, кто умеет это делать качественно, быстро растут. Но быстрый рост вызывает еще большее количество пожаров, которые прежними инструментами управления уже не потушить.

Эту боль надо ощутить на себе. Пережить. Насладиться ею бессонными ночами на монтажах, с горящим телефоном, прозванивая поставщиков и подрядчиков.

Кстати, самые лютые поклонники bdsm практик- застройщики стендов. Вот уж кто умеет за сущие копейки организовать себе самоистязания.

Итак, каждый директор небольшого производства пытается решить эту проблему контроля привычным способом- планерки. Я присутствовал на таких ежедневных собраниях по 1,5 часа- так себе удовольствие. Попытка впихнуть невпихуемое- напечатать, отправить на монтажи и тд.

Планерка- инструмент хороший, но когда на производстве 47 заказов разного размера (и каждый- индивидуальный проект) - совместить все работы просто нереально.
В итоге работа компании превращается в тотальное "затыкание" дыр в заказах.
Кстати, при такой работе менеджеры стараются не брать заказы "снаружи" -Авито, звонки, письма- уже не интересны. Зачем брать, если и так ничего не успеваем? Зачем считать смету на запрос с Авито (там уже видно, что заказ тысяч на 7), если у меня "горит" заказ на 200 000?

Следующий шаг, на который идет директор, чтобы навести порядок- запуск CRM или ERP.
В принципе, на этом этапе к нам и обращаются.
И запрос тут один- "хочу навести порядок и все видеть- чтобы сдавать заказы в срок и спокойно расти".

И тут мы сталкиваемся с одной крайностью- попыткой поставить на контроль все, что можно. Желание понятное, но это как перепрыгнуть сразу лестничный пролет - очень очень сложно. Проще по 2-3 ступеньки подниматься.

Директор хочет видеть по каждому заказу автоматизацию, калькуляцию автоматическую, списание материалов со склада, уведомления, роботы, триггеры, мигание на экране, авторассылки, формирование BI диаграмм- все, как на заводе.
И чтобы это все было в одной программе. И отчеты в Телеграм о статусах.
И чтобы сотрудники были обученные. И лояльные.
В общем, вот сейчас внедрим, и, наконец, я уйду от операционки.

Это тоже надо пережить, чтобы понять- сразу так не будет.

И вот мы приходим к главному- а что делать директору нашего небольшого рекламного производства, чтобы спокойно, без надрыва и красных глаз, методично развивать управляемое производство.

Шаги простые, и ничего нового я не открою.
1. Принять решение работать по-новому
2. Описать процесс (основной бизнес-процесс выполнения заказа)
3. Внедрить CRM (как положено - с ТЗ, базовой автоматизацией и тд), 1С (или другую учетную систему).
4. Прописать Регламенты работы
5. Внедрить инструменты системного менеджмента

Не усложнять- главный принцип. Под такие проекты мы настраиваем Битрикс24 на "облаке"- с автоматизацией и контролем по участкам:
-документооборот
-оплаты
-закупки
-участки производства (печать, сборка, фрезеровка и тд)
-монтажи

Видеообзор подобного решения для одного из производств показали в нашем ТГ канале

Такое решение позволяет взять под контроль все этапы работы небольшого производства в одной программе:
-работу менеджеров
-работу производства
-управление компанией
Решение разработано на основе многих проектов автоматизации. Это компромисс между учетом каждого болтика в заказе (и такое было), и просто одной воронкой в CRM.

Синхронизация и интеграция с внешними сервисами (сайт, 1С, мессенджеры и тд) позволяет "собрать" всю компанию в единое информационное поле. Про выбор Битрикс24 подробно писать не буду- проще посмотреть в видео на нашем ТГ канале, как все работает, и сразу станет ясно.

После внедрения CRM передаем Регламенты, создаем Базу Знаний и передаем технологию работы с ней- так директор может поставить обучение на "поток".

Я сторонник постепенного роста без революций и потрясений. Так переход на новую систему работы становится комфортным.

Буду рад комментариям от производственников. Если нужно такую систему поставить в вашей компании -пишите в ТГ @erp_alex