Планирование. Составляем правильный список задач

У вас наверняка уже хорошо составленный список дел, если вы умеете:

Как поддерживать список задач постоянно в свежем и актуальном состоянии? Об этом расскажет всем известный специалист по продуктивности и джедай — Максим Дорофеев.

Свежесть списка — это не сложно, но начну я немного с другого конца…

«Как правильно расставлять приоритеты» — один из «любимых» и часто задаваемых вопросов у меня на тренингах. Любовь к этому вопросу вызвана даже не тем, что слово «приоритет» до определенного момента не имело множественного числа (см. например толковый словарь Ушакова) и «расставить приоритеты» звучит как «список единственных жен».

Я люблю этот вопрос еще потому, что очень часто в качестве ответа люди уже подсознательно ожидают рассказ об очередной матрице 2х2 и всяких волшебных «важноенесрочное», которое позволит не думая понять, что же надо делать. Но так, к сожалению, не получится – думать придется.

Вместо приоритета, которые часто путают со сложностью, важностью, срочностью, я предлагаю опираться на «грубую срочность». Она отвечает на вопрос: «Когда нужно выполнить эту задачу?».

Под задачей мы подразумеваем действие, которое удовлетворяет 5 критериям:

1. Сформулирована как полный ответ на вопрос «Что нужно сделать?».

2. Начинаться с глагола в начальной форме. Например: написать, позвонить, спросить, найти, и т.д.

3. Содержит необходимые дополнения.

4. Выполнима максимум за полчаса с минимальными затратами мыслетоплива.

Задачи с формулировками: подумать, придумать, решить, изучить, проанализировать будут лишь вызывать желание отложить их на потом. Что делать с такими задачами, когда они перед нами возникают – будет темой отдельного поста. Пока просто поверьте, то даже у сложных исследовательских задач всегда можно найти первоочередной шаг, выполнимый с минимальными затратами мозга.

5. Формулировка задачи один в один совпадает с действием. Если для задачи «Отправить отчет начальнику» необходимо «Запросить ексельку у Леши из ИТ отдела», то в план работы следует поместить именно второе.

«Срочность» я называю «грубой», потому что предполагаю всего три возможных варианта ответа на вопрос: «Когда нужно выполнить эту задачу?»:

Этот подход был взят мной у Майкла Линенбергера и оказался наиболее простым среди работоспособных.

Таким образом, все ваши задачи раскладываются по трем коробочкам. Если же вы используете инструмент, заточенный под GTD, то там есть списки Next (их можно использовать как «На этой неделе») и Someday (их можно использовать как «Не на этой неделе»).

На первый взгляд, у этого метода есть один недостаток: а что если мне нужно сделать задачу в определенный день Х? Почему мне нельзя просто назначить этой задаче нужный срок, чтобы до этого дня о ней вообще не думать?

Если вам так хочется, то, конечно же можно, но:

Если же вам не нужно выполнять задачу раньше срока и у вас нет проблем с описанием и формулировкой задачи, то можете назначить ее на конкретный день и скрывать с глаз долой до этого момента. Однако если вам хочется выполнять все дела заранее и без лишней суеты, то я бы рекомендовал именно схему «грубой срочности» или как ее еще называют: «схему трех коробочек».

Такая схема «трех коробочек» позволяет выполнять нужные задачи максимально быстро, но только при условии проведения периодических обзоров:

Самое главное – проводить обзор регулярно, пусть даже и не в полном объеме: лучше провести двухминутный обзор, чем прокрастинировать получасовой. Наряду с пятью критериями правильной формулировки задач, обзоры являются второй важной составляющей чуда.

Если для управления списком дел вы используете какую-либо программу, то обязательно создайте повторяющуюся задачу на еженедельный и ежедневные обзоры. Для проведения периодических обзоров я также рекомендую использовать чек-лист или список контрольных вопросов, который поможет понять, что именно нужно просматривать. Ниже приведены примеры таких списков.

Оперативный обзор вы так или иначе проводите несколько раз за день, когда вы завершили одну задачу и решаете, за какую взяться после нее. Никто не запрещает вам в этот момент проверить и обработать свои входящие и пополнить списки дел свежими поступлениями.

Единственный момент, если в течении дня вам часто прилетают новые незапланированные дела (а в большинстве случаев это совершенно нормально), то перед тем, как схватиться за свежеприлетевшее срочное дело загляните в список «Сегодня», оно точно такое срочное? Если нет, то запишите свежеприлетевшее в список, и следующим выполните то, что действительно срочно.

У вас же бывают кусочки времени, когда вы ничего не можете делать? Например, вы спускаетесь по эскалатору в метро, ждете своей очереди у кассы или ожидаете супругу у примерочной. И что вы обычно делаете, когда ничего делать нельзя?... Скорее всего «трогаете себя за смартфон», прогуливаясь по соцсетям или новостным сайтам.

Такое поведение чем-то похоже на наркотическую зависимость от новой информации, а ряд современных исследователей утверждают, что это ровно так и есть. Но пока вы это не победили, вы можете это использовать себе на благо: просто в следующий раз, когда «все равно делать нечего» откройте свой список дел и начните вдумчиво читать задачу за задачей, спрашивая себя:

Если вас посетят какие-либо мысли относительно той или иной задачи – обязательно запишите их в описание это задачи, а то они забудутся, или, как минимум, вы не вспомните о них в нужный момент.

Начните практиковать эти обзоры своего списка дел и посмотрите, что изменится. Удачи.

Лидмашина — агентство интернет-маркетинга. С нами вы продаете *ББДЧ — больше, быстрее, дороже, чаще. Этот подход мы позаимствовали у Игоря Манна — учредителя нашей компании.

За 12 лет мы решили 282 задачи бизнеса в онлайне.

Еще больше полезных статей в нашем блоге Учебка.

Присоединяйтесь к нашему уютному сообществу в VK и Telegram.