Кадровый документооборот: как перейти в онлайн и ускорить работу с документами?

Автор: Олеся Панькина

Актуальность ведения кадрового документооборота в электронном формате возрастает с каждым годом. Используя «бумажный» документооборот, многие компании сталкиваются с такими трудностями, как очень медленный процесс согласования и подписания различных документов ответственными лицами, невозможность соблюдения выделенных на данный процесс сроков, неэффективное хранение документов, большой бюджет на канцелярские принадлежности и почтовые службы и многое другое.

С ноября 2021 года российским работодателям разрешили вести кадровое делопроизводство в электронном формате. Поэтому все эти трудности легко преодолеваются с переходом на кадровый электронный документооборот (КЭДО). Для этого можно воспользоваться инструментами, реализованными в Битрикс24, и начать подписывать кадровые документы с сотрудниками с помощью электронной подписи в пару кликов.

При этом в Битрикс24, начиная с тарифа ПРОФ, доступна бесплатная отправка документов без расходов на электронные ключи для сотрудников. В автоматическом формате приходят необходимые уведомления от системы, а в профиле пользователя сохраняются все подписанные документы.

Как подготовиться к переходу на КЭДО?

-Составьте положение о кадровом электронном документообороте (в будущем Битрикс24 составит в виде образца);

-Определите перечень документов, которые будете подписывать в электронном формате;

-Составьте соответствующий приказ;

-Подпишите его с сотрудниками.

Все пункты выполнены? Тогда можно приступать к внедрению Битрикс24 КЭДО.

4 шага, которые нужно сделать для начала работы

ВАЖНО! Для того, чтобы специалисты компании могли со своей стороны подписывать отправленные Вами электронные кадровые документы, каждому сотруднику необходимо самостоятельно установить приложение Госключ от Минцифры РФ и бесплатно получить электронную подпись.

Какие документы можно подписывать в Битрикс24, а какие нельзя?

Какие преимущества получит ваша компания при переходе на КЭДО:

-Повышение удобства. Вы перестанете тратить время на распечатку документов, поиска необходимого сотрудника, договоренности о встрече, форс-мажоры и т.д. Подписание теперь находится там же, где и сама работа – в Битрикс24.

-Экономия времени. Вы сможете быстро заполнять (или использовать заранее подготовленные шаблоны) и подписывать документы в электронном виде.

-Экономия бюджета. Сократите расход на использование канцелярских товаров, затраты на курьера/отправку документов специальными службами.

-Улучшение процессов. Вы сможете в любой точке мира оформить и подписать договор, получить уведомление о сроках подписания и отслеживать статусы документов.

-Оптимизация труда. Снизите в 2-3 раза нагрузку на сотрудников кадровой службы.