Битрикс24 КЭДО + Госключ:как отправить документы на подпись?

Сегодня хочу поделиться с вами небольшой инструкцией по отправке кадровых документов на подпись в Битрикс24 КЭДО+Госключ.

В продолжении к предыдущей статье напомню, что в Битрикс24 появилась возможность с полной юридической значимостью создавать и подписывать сотрудникам электронные кадровые документы. Ранее мы рассмотрели общие вопросы по подготовке и переходу на КЭДО.

Предлагаю углубиться в данную тему и рассмотреть, как же всё выглядит со стороныБитрикс24.

Для начала подробнее рассмотрим роли в процессе подготовки и подписания документов:

-Инициатор – запускает процесс подписания документа. Например, директор по персоналу может отправить на подпись приказ о работе в выходной день.

-Заполняющий – заполняет документ, если в нем не хватает каких-то данных и отправляет на подпись представителю компании. Например, менеджер по персоналу может заполнить СНИЛС сотрудников.

-Согласовывающий – проверяет, что в документе всё указано корректно,утверждает документ и отправляет его на подпись представителю компании.Например, обычно, документ согласовывает руководитель.

-Представитель компании – подписывает электронные кадровые документы от лица компании. После него уже документ подписывает сотрудник.

Роли могут выполнять разные сотрудники или один из специалистов может взять на себя несколько ролей.

Для того, чтобы подготовить документ на подписание необходимо перейти в раздел КЭДО -> Документы на подпись. Здесь можно будет выбрать документ из ранее загруженных или добавить новый.

Далее нужно заполнить поля, которые соответствуют требованиям, утвержденным приказом Минтруда:

1. Код документа – утвержденный Министерством труда РФ код кадрового документа;

2. Регистрационный номер – цифровой или буквенно-цифровой ИД документа;

3. Компания – выбрать ту, от которой необходимо будет подписать документ;

4. Провайдер – Битрикс КЭДО или внешний провайдер;

5. Выбрать, кто будет подписывать документ от лица компании;

6. Выбрать, кто будет заполнять, если документ нужно дополнить и согласующего,если его нужно утвердить.

В конце необходимо выбрать сотрудников, с которыми собираетесь подписать данный документ и нажать Продолжить.

Если есть необходимость дополнить элементами документ, можно нажать Изменить. Для этого используйте блоки редактора справа экрана, с помощью которых можно будет добавить:

-Информацию о компании и представителе – в документ можно добавить реквизиты или любое поле из карточки компании;

-Информацию о сотруднике – в документ можно загрузить информацию из профиля сотрудника: фамилию, адрес, СНИЛС;

-Общую информацию – в документе можно указать текст, например, вписать условия договора или указать дату.

Чтобы добавить информацию, необходимо поставить курсор в ту часть документа, где нужно будет разместить выбранный элемент и нажать В документ. Далее настройте расположение элемента в документе и сохраните изменения.

С оформлением документа разобрались. Следующий шаг – документ нужно подписать.

Проверьте данные и нажмите Отправить на подпись.

Примечание: Если вы подписываете документ сразу с несколькими сотрудниками,каждый из них получит свой экземпляр документа.

Так же, можно отменить подписание документа с разных сторон: со стороны сотрудника,которые заполнял или согласовывал документ, со стороны представителя компании в процессе подписания и со стороны инициатора подписания или сотрудника, у которого есть доступ в раздел Битрикс24 КЭДО, в канбане или внутри карточки. Для этого необходимо перейти в карточку документа, в поле Дело нажать три точки -> Отменить подписание.

Таким образом, в Битрикс24 КЭДО+Госключ имеются все инструменты для осуществления кадрового электронного документооборота. У вас не будет необходимости настраивать доступы к множеству разных сервисов для каждого сотрудника, а сами работники не будут тратить время на постоянное переключение между десятками различных приложений. При этом данный функционал предоставляется в Битрикс24 абсолютно бесплатно, начиная с тарифа ПРОФ и выше.