Выкиньте Excel: почему я против ведения учёта в табличных редакторах

Когда предприниматель начинает бизнес, то зачастую совсем не задумывается о том, где и как будет вести учёт. В этот период много других задач и большие расходы. Специализированную систему выбирают единицы, чаще — табличные редакторы. Встречаются и те, кто предпочитает тетрадки, листочки, заметки в телефоне. Но они как раз быстро понимают, что их способ не лучший. А вот с Excel предприниматели не расстаются годами. Кажется, что и так всё работает, зачем что-то менять. Но так вы теряете и в функциональности, и во времени.

Табличные редакторы — неплохой вариант для небольшого учёта, когда занесение данных не отнимает много времени. При условии, что:

у вас пока мало продаж и небольшой ассортимент. Если у вас 10 наименований товаров, а каждый день вы продаёте по 1–2 позиции, вам будет несложно заполнять таблицу. И даже через несколько месяцев вы сможете найти нужную запись;
учёт ведёт 1 сотрудник или вы сами. Как только данные начинают вносить 2 и более человека, ошибок не избежать. Отследить, кто и когда стёр цифру или написал её не в ту колонку, практически невозможно. А значит — сложно исправить;
нет склада. Хранение — это отдельная сложная задача, нужно не только знать, какой товар у вас есть, но и где он находится. Любое перемещение потребует изменения данных, делать это придётся вручную;
у вас нет производства. Производство — это всегда расчёты: себестоимость, маржинальность, отслеживание этапов. А, следовательно, много больших и неповоротливых таблиц, между которыми нужно устанавливать связи.

Назову основные:

нельзя ограничить права сотрудников. Чтобы человек смог работать, ему нужно дать полный доступ. Он увидит все данные, даже те, которыми вы не хотите делиться. Это рискованно: недобросовестный сотрудник сможет скопировать важную финансовую информацию и передать её конкурентам;
при большом количестве записей начинает страдать производительность: таблица долго загружается, виснет. Особенно когда одновременно в ней работают 5–10 человек.

Не буду отрицать, и у табличных редакторов есть преимущества. Прежде всего, это простота использования. Какие ещё – показала в таблице. Для удобства сравнения привела и плюсы 1С.

На начальном этапе вам будет достаточно табличных реакторов для ведения учёта. Но дальше, они станут ограничением, которые не дадут вашему бизнесу расти. Переходите на специализированные учётные программы, и вы увидите, насколько в них больше возможностей для расчётов и аналитики.

Расскажите, как вы ведёте учёт? Какие плюсы и минусы в вашем выборе?

Выкиньте Excel: почему я против ведения учёта в табличных редакторах

Когда можно продолжать работать в Excel?

Какие ещё есть недостатки у табличных редакторов?

Сравнение Excel и 1С