Сегодня CheckOffice пользуются более 150 компаний из самых разных сфер: охранный бизнес, ритейл, рестораны, промышленные предприятия, логистические компании. Мы решили, что никто лучше них не расскажет о том, как это — работать с CheckOffice, какие нюансы возникают в процессе внедрения и рады ли сотрудники новому сервису. Чтобы узнать эти и другие инсайды, запускаем серию интервью с нашими клиентами.
Как CheckOffice применяют в строительстве, нам рассказали представители «D5 Ремонт» — аналитик Екатерина Кузьменко, соучредители и управляющие партнеры «D5 Ремонт» Андрей Белогрудов и Николай Фомин, руководитель группы проектирования Юлия Ваванова и руководитель по техническому надзору Егор Шлапов.
Потерянные недели и исполнители: как «D5 Ремонт» пришла к использованию CheckOffice
Солнечным ноябрьским утром, накануне праздников, прораб приехал принимать работу штукатуров, выписал замечания на листочек и уехал. Обычно после этого исполнители исправляют недочеты, прораб снова осматривает объект, принимает работу, и мы ее оплачиваем. Но эта история стала развиваться не по плану: листочек с замечаниями потерялся. Пока его искали и переносили данные в таблицу, прошло две недели.
Две недели, в которые рабочие не получили ни оплату, ни список того, что нужно исправить. В итоге мы потеряли исполнителей, и их можно понять.
Мы решили, что нужно срочно менять устаревший процесс с бумажками и позвонили в CheckOffice. Перед внедрением сравнили несколько инструментов для автоматизации проверок, но остановились на CheckOffice. У Екатерины был опыт использования CheckOffice в другом проекте, и поэтому мы сразу купили полную версию, без теста.
В нашей сфере важна оперативность реагирования на ошибки, причем и для нас, и для исполнителей. Когда нет удобного инструмента, который фиксирует выявленные недочеты, к следующей проверке и прораб, и исполнители забывают полный список того, что было не так. В итоге весь объект проверяется с нуля, а это лишние трудозатраты.
Первыми CheckOffice начали использовать сотрудники технического надзора. Они создали собственные чек-листы, по которым стали принимать работы. За два года мы расширили использование сервиса на всю компанию и все этапы ремонта. CheckOffice пользуется и руководитель проекта, когда в самом начале принимает квартиру у заказчика, и направление дизайна и проектирования, и технадзор, принимающий работу у исполнителей.
Сейчас в компании активно развивается направление проектирования. Рост объема заказов показал, что оно тоже нуждается в тщательной проверке и приемке. Поэтому мы разработали и внедрили чек-листы проверки дизайн-проекта. Теперь мы вылавливаем неточности на ранних этапах и оперативно их устраняем.
Еще начинаем разворачивать CheckOffice на систему охраны труда и техники безопасности. Мы проводим инструктаж по опасным работам, например, высотным и огневым, и сейчас наш сотрудник описывает все требования безопасности в так называемых «служебках», служебных записках, а фотографии нарушений хранятся в личном телефоне. Мы поняли, что требования охраны труда и техники безопасности можно удобно перенести в CheckOffice, отметив все пункты в чек-листе (например, наличие каски, защитных очков, страховочных тросов). Там же инспектор сможет прикреплять фотопримеры, а исполнители — фотографии с объекта, подтверждающие, что они выполнили все требования техники безопасности.
Не только проверки: как CheckOffice изменил работу «D5 Ремонт»
«Сначала я воспринял CheckOffice как классическую систему контроля качества, то есть контроля того, что уже сделано. Но сервис помог нам поменять мировоззрение компании и перейти от простой проверки выполненного к решению более глобальных проблем. Когда у нас появилась точная, собранная в одном месте статистика ошибок, мы стали их анализировать и продумывать, как их не повторять. А это значит — не терять деньги и не тратить ресурсы на переделку»
Андрей Белогрудов и Николай Фомин, сооснователи и управляющие партнеры «D5 Ремонт»
CheckOffice сильно повлиял на работу с исполнителями и заказчиками. Мы прикладываем чек-лист приемки объекта к договору с заказчиком, и это помогает в решении спорных ситуаций. Например, однажды заказчик пожаловался на дефектную ручку двери — мы подняли чек-лист и показали, что приняли ее такой, это не наша ошибка. Спор был улажен. То же самое с исполнителями: мы прописали в контрактах виды работ и критерии приемки, чтобы они сразу знали, на что мы будем смотреть. И если возникает спорный момент по какому-то недочету, мы просто поднимаем контракты или чек-листы.
Когда договоренности не зафиксированы, исполнители начинают сомневаться в объективности проверяющего, им кажется, что критерии проверки меняются или придумываются на ходу. Для решения споров приходится искать все бумажные документы — это влияет на сроки ремонта.
На некоторых объектах мы выполняем сложные работы, внедряясь в конструктивные элементы зданий: фасады, элементы кровли, инженерные коммуникации. CheckOffice дает нам бесценную возможность системно хранить все фотографии процесса работ с привязкой к объекту и дате. Это, опять же, позволяет разбираться в любых спорных ситуациях, а еще следить за тем, чтобы исполнители делали фотографии именно на объекте и в текущий момент. То есть мы знаем, что это актуальное состояние ремонта, а не, скажем, недельной давности.
CheckOffice повышает прозрачность процессов и наш профессионализм в глазах заказчиков и исполнителей. Честно говоря, внедрив инструмент, мы ждали негативной реакции со стороны исполнителей, ведь это повышение контроля. Но оказалось, что чек-листы удобны и для них: строители получают четкие критерии приемки, понятные сроки и условия оплаты, а также защиту на случай возникновения споров — они тоже могут обратиться к фотографиям и показать, что ошибка не на их стороне.
Мы стали работать более системно и профессионально, четко соблюдать регламенты и процессы. CheckOffice повысил самодисциплину и у нас, и у рабочих
CheckOffice для обучения: исполнителей, сотрудников, всех
Создав чек-листы по требованиям к ремонту, мы поняли, что некоторым исполнителям не хватает компетенций, чтобы работать по нашим стандартам. Конечно, мы не можем с нуля научить монтировать сантехнику или класть плитку, но можем поделиться знаниями, которые позволят сократить переделки и повысить качество. Так мы начали разрабатывать обучающие курсы для исполнителей «D5 Ремонт». Один посвящен структуре работ — «технологической карте», другой — общим организационным процессам в компании, таким как приемка объекта и контроль хода работ. В основе всех курсов — наши чек-листы в CheckOffice
Сервис помогает обучать и сотрудников внутри компании. Например, руководитель по техническому надзору Егор Шлапов пришел в «D5 Ремонт» с государственной службы, где он отвечал за соблюдение законодательства при долевом строительстве, и у него не было опыта приемки строительных и ремонтных работ. Благодаря готовым чек-листам по технадзору он быстро погрузился в процессы и научился компетентно проверять качество работ на объектах.
А Екатерина делится опытом работы с CheckOffice в рамках своего обучающего проекта на образовательном портале GeekBrains.
Каких результатов добилась «D5 Ремонт» за счет внедрения сервиса
- Сократили время первого выезда на объект на полчаса
Мы создали опросник для заказчика и чек-лист для замеров. Теперь уходит меньше времени на обсуждение деталей и не приходится фиксировать замеры вручную на листочке, который может потеряться.
- Повысили прибыль на 30%
До внедрения CheckOffice мы теряли до 30% чистой прибыли на исправлении дефектов до приемки работ или в гарантийный период. Сейчас мы либо полностью избегаем ошибок в ремонте, либо выявляем их на ранней стадии, тем самым тоже снижая потери прибыли.
- Сократили время ремонта
Этого удалось добиться за счет сокращения времени на исправление некачественных работ, а также за счет большей заинтересованности исполнителей в быстром и качественном устранении недочетов: чем быстрее примут работу, тем быстрее они получат оплату.
- Стали выявлять системные ошибки и избегать их
Аналитика CheckOffice позволяет увидеть, какие проблемы повторяются — как на нашей стороне, там и на стороне исполнителей. Например, перерасход, когда мы закупаем больше материалов, чем нужно, ошибки при подготовке стен под покраску, штукатурке, выстраивании прямого угла.
- Снизили человеческий фактор
Это касается и отношений с исполнителями, и отношений внутри команды. Большинство споров решается подниманием чек-листов и фотоархивов. У нас появляются факты вместо утверждений вроде: «Я помню так», «Мне кажется, что было так», «По-моему, мы договорились о следующем…»
Для нас CheckOffice как система контроля качества и реагирования на проблемы переросла в систему проактивного обучения и предвидения проблем. Мы выстроили процесс непрерывного совершенствования: опираясь на систематизированные данные, мы пересматриваем неэффективные процессы, повышаем компетенции исполнителей, ускоряем работу и наращиваем прибыль.
Действительно полезный сервис. Наша команда на практике поняла его эффективность
Очень удобный инструмент! Не представляю как мы работали раньше без него..)