Лайфхаки для руководства: ставим задачи, контролируем исполнение

Когда в компании планируют внедрить систему электронного документооборота, чаще всего преследуют цель «чтобы всем сотрудникам было удобно». И почему-то забывают про потребности собственника, директора, руководителей отделов. Но они работают в системе не меньше, а задач у них даже больше: заботиться о выполнении планов, просчитывать и выставлять KPI, подписывать документы, следить за исполнительской дисциплиной и еще десятки дел, которые можно было бы оптимизировать в системе.

В этой статье рассмотрим, как Directum Lite помогает отслеживать исполнение задач сотрудников. Мы, как в школе, начнем с самых легких и даже очевидных способов и будем двигаться по нарастающей.

Когда руководитель, ставит простые задачи, отправляет поручения, документы на согласование, то именно в этой папке может отследить их исполнение. В случае, если подчиненный просрочил задачу, то она подсвечивается красным цветом, такой сигнал точно не пропустишь.

Исполнитель может написать комментарий или запросить информацию и помощь коллег, еще до выполнения задачи.

Такая сущность, как Задача нужна для простых указаний сотрудникам, которые контролируете только вы в своей личной папке «Исходящие». Мы описали эту ситуацию выше.

Но существуют еще и Поручения. Так называют более сложную комплексную задачу, у которой есть автор, исполнитель, контролер. Отслеживать исполнение можно не только в «Исходящих», но и в специализированном реестре «Поручения» модуля «Делопроизводство». Просроченные поручения будут так же подсвечиваться красным шрифтом.

Реестр поручений:

Представьте, что руководитель захотел просмотреть задачи отдела продаж или конкретного сотрудника.

Первый способ потребует потратить 10 секунд на настройку. Нажимаем «Расширенный поиск» на ленте действий и заполняем поля «исполнитель», «срок» и другие известные детали.

Система выведет список задач по заданным параметрам:

Второй способ – можно один раз настроить несколько «Папок поиска» в личной папке «Избранное», чтобы они всегда были под рукой.

Пример реального клиента Directum. Директор компании хотел отслеживать согласование всех документов, так как в организации часто нарушались цепочки согласования и нарушались сроки оплаты счетов. Чтобы это исправит, администратор системы внес во все правила согласования всех видов документов всего одну корректировку — добавил блок «Уведомление гендиректора».

Директор создал специальную папку поиска, куда попадали все уведомления о документах в стадии согласования.

Примерно 60% людей воспринимает окружающий мир преимущественно «на глаз». Поэтому наглядная диаграмма способна донести информацию доступней, чем текст из десяти предложений.

В системе можно вывести на рабочую область виджеты по работе с договорами, исполнительской дисциплине отдельных сотрудников и подразделений, загрузке отделов и сотрудников. Так же есть возможность через кнопку «Детальный отчет» выгрузить excel-таблицу для изучения подробностей.

Если слова летучка, совещание, собрание, митинг для вас не пустой звук, и вы ежедневно являетесь их участником, то этот пункт для вас. У многих руководителей есть «боль» — совещание прошло, но кому и какие задачи выданы и как их все отследить — непонятно.

Модуль «Совещания» предлагает такие возможности:

а) можно автоматически создавать поручения из протокола совещания:

б) в карточке совещания во вкладке «Задачи» ответственный за исполнение можете отслеживать, на какой стадии находится выданное поручение.

Этот метод планирования мой любимый. Он позволяет видеть, сколько задач в работе, сколько часов они займут, укладываются ли они в количество рабочих часов за день, неделю. Руководители могут создавать доски для планирования личных задач на неделю. А на время отпусков и командировок давать к ним доступ помощникам и заместителям, прописывая детали прямо в тикетах.

Такие доски с тикетами и столбцами особенно полезно использовать для работы в группе. Они помогают руководителю отслеживать нагрузку каждого подчиненного, видеть на каком этапе находится задача. При создании нового тикета сотрудник автоматически получит уведомление, что должен выполнить определенную работу и сможет вовремя за нее взяться.

Мы изучили 7 лайфхаков, как руководитель может контролировать работу сотрудников, исполнительскую дисциплину и даже планировать личное рабочее время. Какой из этих способов вы бы назвали самым прозрачным и удобным?