Опыт внедрения системы для эффективной работы в компании по охране труда

Система управления охраной труда – это комплекс мер и процедур, направленных на обеспечение безопасности и здоровья работников на рабочем месте. Она включает в себя планирование, внедрение и контроль мер по предотвращению производственных травм и заболеваний, а также улучшению условий труда.

Важность системы управления охраной труда заключается в следующем:

Обеспечение безопасности работников: система помогает предотвратить несчастные случаи на производстве, а также снизить риски получения профессиональных заболеваний. Это, в свою очередь, способствует сохранению здоровья и жизни работников, а также повышению их производительности и мотивации.

Соответствие законодательству: в большинстве стран существуют законы и нормативные акты, регулирующие вопросы охраны труда и безопасности на рабочем месте. Система управления охраной труда позволяет организациям соблюдать эти требования и избегать штрафов и санкций со стороны контролирующих органов.

Повышение репутации компании: наличие эффективной системы управления охраной труда может положительно повлиять на репутацию компании среди работников, клиентов и партнеров. Это может способствовать увеличению доверия к компании и ее продукции, а также привлечению новых инвестиций и клиентов.

Снижение затрат на страхование: компании с хорошей системой управления охраной труда имеют меньше рисков возникновения страховых случаев, что может снизить страховые взносы и общую стоимость страхования.

Не у всех компаний есть возможность содержать собственный отдел по разработке системы управления охраной труда. В таких случаях самым эффективным решением станет обращение к экспертам из сторонних компаний. Одной из таких является «Новая Парадигма».

Основная миссия коллектива «Новой Парадигмы» - помогать бизнесу внедрять и развивать системы управления охраной труда, не отвлекаясь от решения других насущных задач предпринимателя. Само название «Новая Парадигма» презентует новый подход к охране труда – профессиональный, современный, нацеленный на результат от каждого вложенного в процесс рубля.

Команда «Новой Парадигмы» оказывает весь комплекс услуг, предусмотренный законодательными требованиями об охране труда: от разработки документации до обучения работников в специализированном учебном центре. Одна из самых популярных услуг на предприятии – аутсорсинг охраны труда. Все большее количество работодателей предпочитает эту форму сотрудничества, которая значительно сокращает расходы на охрану труда, а услуги предоставляются гарантированного качества и в срок, предусмотренный договором.

Основная форма деятельности в компании «Новая Парадигма» – проектная. Каждый новый Клиент ставит задачу, которая решается в индивидуальном порядке. В настоящее время законодательство об охране труда достаточно сложное, и чтобы создать систему управления охраной труда в компании или даже разработать отдельный документ, требуется провести всесторонний анализ большого количества вводных данных. Проекты различаются по длительности: от нескольких недель до года и более. Есть компании, которые сопровождаются на условиях аутсорсинга на протяжении нескольких лет. И все эти процессы сопряжены со сбором, анализом, хранением и постоянной актуализацией информации, составляющей проектную базу данных по каждому Клиенту.

Управление проектами требует системного подхода. В «Новой Парадигме» внедрены стандарты качества оказания услуг, предусматривающие ступенчатый контроль выполняемой работы. Важно, чтобы вся документация по проекту была сгруппирована в одном месте и была доступна в любой момент времени не только эксперту, ведущему проект, но и руководящим работникам, аудиторам. При этом, необходимо ограничить доступ к конфиденциальной информации по проекту для лиц, в нем не участвующих.

С ростом клиентской базы и штатного персонала компании стало очевидно, что возможностей инструментов по управлению проектами, которые использовались ранее, недостаточно. Потребовалось современное решение задач – автоматизированная управленческая система. После изучения рынка руководство «Новой Парадигмы» выбрало Систему «Тоталити» – отечественное решение по управлению процессами и ресурсами организации: операционными задачами и поручениями, проектами, договорами, финансами, персоналом и активами.

Система «Тоталити» стала незаменимым инструментом управленческого учета. Решение позволяет аккумулировать и структурировать все рабочие процессы и задачи для всего спектра услуг по охране труда (аутсорсинг, аудит, оценка профессиональных рисков) по направлениям деятельности, исполнителям и контрагентам; проводить разработку документации и её внутренние согласования; вести базу клиентов с привязкой к организациям и проектам. Доступ в интерфейс возможен с любого устройства: компьютера, планшета, смартфона. В любой момент времени можно отследить статусы выполнения задач, рабочую нагрузку на сотрудников, финансовые показатели компании. Система помогла выстроить бизнес-процессы таким образом, чтобы вся необходимая информация для ведения проектов содержалась в Едином информационном пространстве.

Блок «Проекты» – основной рабочий инструмент команды. Все рабочие проекты компании структурированы по направлениям ее деятельности, исполнителям и приоритету выполнения. Возможность создавать различные задачи в рамках одного проекта, выделять отдельные подзадачи с разным временем исполнения позволяют разработать «дорожную карту» проекта и контролировать ее исполнение.

Система «Тоталити» позволяет закрывать такие рабочие вопросы, как ведение базы поставщиков, контрагентов. В модуле «Финансы» производится учет доходных, расходных договоров, а также товарно-материальных ценностей компании, например, телефонов, ноутбуков, выданных сотрудникам.

Раздел «Администрирование» позволяет распределить права доступа, таким образом к работе допускаются только участники проекта, тем самым защищая коммерческую тайну Заказчиков.

Удобный календарь помогает планировать рабочие выезды, встречи. Полезен функционал маркировки дней присутствия сотрудников в офисе или работы на удаленке, отпусков, больничных, дней рождений сотрудников.

Удобная навигация и поисковая система позволяет быстро найти требуемую информацию. Поиск покажет как задачи, так и загруженные в систему документы, ассоциированные с поисковым запросом.

Полезной является опция информирования сотрудников через Систему «Тоталити». Лицу, создавшему сообщение, доступна информация о его прочтении другими сотрудниками компании.

Система «Тоталити» позволяет хранить документы большого объема и в различных форматах, обновлять версии документа (как с сохранением предыдущей, так и с ее заменой).

Обслуживание и обновление Системы производится опытными модераторами на постоянной основе. Специалисты службы поддержки оперативно отвечают на возникающие вопросы. Важно отметить, что за длительный период работы не наблюдалось сколь-нибудь значимых сбоев в ее функционировании.

Система «Тоталити» многофункциональна, имеет различные варианты настроек, что позволяет индивидуально адаптировать систему под каждого пользователя (в зависимости от личных потребностей и предпочтений).

Серьезных сложностей при внедрении Системы, как правило, не возникает: она интуитивно понятна и имеет доступный интерфейс для пользователей разного уровня компьютерной грамотности. Перед началом работы все сотрудники проходят обучение по работе с системой, организованное разработчиками.

В разработке Системы «Тоталити» приняли участие восемь докторов и кандидатов наук, профессионалы Инновационного Технологического Центра «Молнет», действующего резидента инновационного научно технологического центра МГУ «Воробьевы горы», а также эксперты НИИ Социальных систем при МГУ имени М.В. Ломоносова. Проект реализован при поддержке Фонда содействия инновациям.

Благодаря нашей экспертизе и строгому следованию только научным методам, объединяющим положения экономической теории и информационные технологии, Вы получите инструмент руководителя для эффективного управления предприятием: от автоматизации оперативных задач и поручений до контроля проектов и состояния бюджетов.