Как правильно онбордить аутстафф-специалистов

Рассказываем, как наладить процесс и что для этого нужно.

Если вы привлекли к работе над проектом аутстафферов, заранее подумайте, как интегрировать их в работу. На основе нашего опыта мы сделали разбивку этого процесса на этапы.

1. Объясните своим сотрудникам пользу аутстафферов.

Сообщите своей инхаус-команде о решении привлечь аутстафферов. Правильно настройте сотрудников, донесите до них, что внешние спецы пришли не для того, чтобы «по-быстрому сделать красиво» (к сожалению, распространенное мнение). Они присоединяются на время, чтобы ускорить работу и — где нужно — оптимизировать ее.

2. В деталях продумайте, что нужно от аутстафферов для достижения заявленных целей.

Не лишним будет составить для аутстафферов письмо-инструкцию с описанием, чем занимается каждый из ваших сотрудников, с которыми предстоит работать. Пусть они заранее видят распределение ролей в вашей команде — в дальнейшем это поможет избежать сложностей в коммуникации. Акцентируйте внимание на своих ожиданиях на короткой и длинной дистанции: пусть внешние спецы видят, что вы максимально подробно расписали нужный вам результат их работы.

3. Знакомство.

Познакомьте команду с аутстафферами. Детально объясните, чем они будут заниматься, добавьте в рабочие чаты и корпоративные мессенджеры, представьте каждого и расскажите, почему вам нужна их экспертиза. Подчеркните, что работа новых — пусть и временных — сотрудников будет важна для будущего компании в целом.

4. Заранее озаботьтесь доступом аутстафферов к внутренним системам.

Этот пункт кажется банальным, но зачастую заказчики забывают, что новым специалистам могут пригодиться репозитории компании. Поверьте, аутстафферы будут только рады не затягивать работу и не тратить время на согласование доступа к трекинговым системам и гайдам. Подумайте, что им пригодится — и заранее дайте им возможность ознакомиться с нужными материалами. Подсветите приоритеты, чтобы всем было ясно, что имеет первостепенную важность.

5. Подумайте об учете рабочего времени и отчетности.

Вы должны знать, что конкретно аутстафферы сделали, какие у них возникают проблемы и не сомневаться, что ваша система контроля эффективна. А потому — продумайте ее заранее. Введите конкретные правила, с которыми будут знакомы и аутстафферы, и инхаус-команда. Так вы сможете организовать прозрачную систему, благодаря которой будете видеть, насколько эффективно внешние специалисты взаимодействуют с вашими сотрудниками.

6. Дайте аутстафферам время, чтобы познакомиться с проектом.

Аутстафферы — временные помощники, заинтересованные в результате не меньше вашего. Им нужно время на то, чтобы адаптироваться к проекту. Чем более детально вы опишете их задачи и распределите роли (см. пункт 2), тем меньше времени эта адаптация займет. Определите, сколько времени у внешней команды на погружение в проект — этот срок должен быть адекватным масштабу проекта и заранее оговоренной продолжительности работы. Важный момент, особенно актуальный для российского рынка: вдумчивое знакомство с особенностями проекта — тоже работа, и она должна оплачиваться.

7. Обратная связь.

Подумайте, через какие каналы вы будете получать обратную связь от аутстафферов. На первых порах будет вполне уместно запрашивать ее самостоятельно. Так вы будете «держать руку на пульсе» и сможете вовремя перераспределить задачи или пересмотреть приоритеты, если это потребуется. Кстати, если вы довольны результатом внешней команды — говорите об этом. Все любят видеть, что их работу ценят.

Описанные простые правила помогут вам не только ускорить работу над проектом, но и систематизировать работу над ним. Зачастую наши клиенты уже в процессе понимают, в каких сегментах их бизнес нужно оптимизировать, и успешно делают это благодаря обратной связи от внешних специалистов.