Системный подход: ваш ключ к успеху в бизнесе

Интересные факты:

Это такой подход к управлению, при котором все элементы бизнеса рассматриваются как взаимосвязанные части единой системы.

Системный подход дает возможность предпринимателям видеть всю картину бизнеса целиком, выявлять и устранять проблемы в бизнес-процессах, принимать решения, учитывая все возможные последствия.

Простой пример: В компании работает менеджер по работе с клиентами. Его основные задачи — коммуникация с клиентами, сбор информации и ответы на часто задаваемые вопросы. Если сотрудник выполняет свою работу халатно (забывает перезвонить клиенту, не может своевременно ответить на вопросы или предоставить полноценно информацию), компания теряет клиента. Таким образом, снижается качество оказания услуг, падают продажи и все в целом приводит к падению выручки и недополучению прибыли собственником бизнеса. Иногда достаточно заполнить пробелы в знаниях сотрудника нужной информацией, и проблема будет решена.

Во-первых, понять, являетесь ли вы системным человеком. Общими чертами понять, есть ли у вас качество системности, можно, ответив на следующие вопросы:

Если вы ответили «да» на большинство этих вопросов, скорее всего, вы являетесь системным человеком и можно переходить к следующей части. Если большинство ваших ответов «нет», то нужно немного задержаться и дочитать этот блок до конца.

Итак, если системность пока не вшита «в подкорку», у вас есть 2 варианта:

Существует множество подходов к выделению элементов системы бизнеса, глобально которые можно структурировать следующей схемой:

Рассмотрим подробнее каждый элемент.

В данный элемент включаются цели и задачи бизнеса, планирование. Сюда же можно отнести миссию компании, видение, ценности и др.

Остановимся подробнее на целях и задачах. Бизнес создается для решения какой-то потребности, цель может быть материальной или нет. Например, собственник создает бизнес с целью получения стабильного дохода в ближайшем будущем или с целью выгодной продажи компании, а может быть собственник хочет решить какую-то социальную проблему и это его главный фокус. Примечательно то, что во всех представленных вариантах формат ведения бизнеса будет совершенно разный.

Важно учесть, что бизнес должен решать цели его собственника. В свою очередь, цели должны быть конкретными и измеримыми, в этом может помочь технология SMART.

Следующее — задачи. Они призваны для того, чтобы разбить общую цель на достижимые шаги. Задачи позволяют распределить ответственность за достижение цели между сотрудниками и аутсорсерами, скоординировать их действия, сформировать более реальные сроки достижения цели и т. д. Задачи также должны быть конкретными и измеримыми.

Миссия, видение и ценности — это своего рода ориентир, который направляет компанию к достижению ее цели. Данные элементы позволяют понять, к какому будущему стремится компания и какими убеждениями и принципами руководствуется в своей деятельности.

Фактически, это все, что у нас есть, или то, что нужно приобрести для производства продукта и достижения поставленных целей: деньги, имущество, материалы, люди, информация и знания, которыми мы обладаем, бренд, репутация, клиентская база и т. д.

Ключевым этапом анализа данного элемента является понимание того, что мы имеем, что нам нужно и как получить необходимые ресурсы наиболее выгодным путем.

Например, если у нас пока не наработана клиентская база, но при этом мы располагаем деньгами, то все просто: подрядчик --> лидогенерация --> клиент.

Интереснее обстоит ситуация, когда у нас нет клиентской базы и с деньгами тоже туго. Как говорится, подключаем креатив или штурмуем интернет на поиск выгодных практик.

Например, консалтинговая компания может начать активно принимать участие в мероприятиях муниципалитета для бизнеса. В своей основе такие мероприятия проводятся на бесплатной основе, при этом позволяют компании показать свою экспертность бизнес-сообществу и тем самым продавать и нарабатывать клиентскую базу.

Отдельно хочется остановиться на человеческих ресурсах. Люди — ключевой элемент любой системы в бизнесе. Именно знания, навыки и опыт сотрудников позволяют качественно производить продукт.

Здесь тот же принцип, что и в предыдущих примерах: если есть деньги, можем нанять более компетентного сотрудника.

Что делать, если денег нет? Необходимо передать свою экспертность менее квалифицированному, но при этом и более недорогому персоналу. Для этого пишем инструкции, скрипты, порядок работы и т. д.

На самом деле, инструкции, скрипты, порядок работы нужны в любом бизнесе вне зависимости от квалификации персонала. Но в случае, когда у нас есть ресурс в виде денежных средств, мы можем значительно облегчить себе задачу, делегировав основную часть этого процесса.

При формировании продуктовой линейки важно сразу выделить, что будет являться основным продуктом компании.

Чаще всего основной продукт — это продукт, который приносит наибольшую прибыль и имеет хороший потенциал для роста. Но бывают и исключения, которые зависят от выстроенной маркетинговой стратегии компании.

Например, основной продукт не приносит наибольшей прибыли, но при этом имеет хороший потенциал для роста и хорошо продается с дополнительной услугой или товаром, в котором уже и заложена прибыль компании. Ярким примером тому служат стратегии крупных игроков на рынке фастфуда.

Итак, наличие основного продукта позволяет нам:

Данный элемент включает в себя подробное описание порядка осуществления всех процессов в компании: приём платежей, производство товара, оказание услуг, выдача товара, приём грузов, проверка накладных, выставление счетов/договоров и т. д.

На этапе, когда бизнес небольшой, чаще всего все эти процессы умещаются в голове собственника, но по мере роста компании и возможной текучки кадров процесс выдачи информации превращается в натуральный кошмар.

Фактически, в определённый момент собственник понимает, что вместо развития компании он изо дня в день рассказывает, что и как нужно делать.

Единственный выход — описать процессы. Процессы можно разделить на два вида: стратегические (оказывают влияние на долгосрочные цели компании) и текущие.

При описании стратегических процессов важно учесть, что никто не сделает это за вас. Собственник бизнеса — единственное заинтересованное лицо в его развитии. Четкое представление о том, что и как должно работать, есть только в его голове.

Делегировать часть работы можно, например, вы наговариваете текст или записываете видео, а далее его обрабатывает отдельный сотрудник или компетентный в текущем вопросе сотрудник готовит черновик, а вы вносите коррективы при обсуждении. В любом случае ваше участие необходимо.

В случае же текущих процессов здесь всё проще: можно задействовать своих сотрудников или нанять аутсорсинговую компанию.

Как и любая жизнеспособная система, бизнес должен расти и развиваться, и для того, чтобы развитие шло в нужном русле, без контроля не обойтись. Постоянный мониторинг позволяет своевременно выявлять проблемы и вносить соответствующие коррективы без ущерба для прибыли.

Можно выделить следующие основные точки контроля:

Отдельно стоит уделить внимание оценке рисков в бизнесе. К сожалению, практика показывает, что многие не думают о последствиях при выборе решения. По результатам исследований Тинькофф Бизнеса (2020 год), 60% собственников малого и среднего бизнеса не знают, как оценивать риски.

Здесь речь идёт не о каких-то глобальных исследованиях и крупных чеках от подрядчика, а об элементарной постановке вопроса при выборе решения:

Например, если я приму такое решение, то какие последствия будут для моего бизнеса с точки зрения финансов? Или если я приму такое решение, то какие последствия будут для моего бизнеса с точки зрения законодательства? Нарушу ли я какие-либо законодательные нормы?

Далее, отвечаем на вопросы самостоятельно, советуемся с партнёрами, друзьями, другими собственниками бизнеса и т. д.

Считаю важным отметить, что при оценке рисков со стороны законодательства необходимо полагаться не на советы друзей, партнёров, коллег, а на экспертное мнение, подтверждённое ссылками на законодательные акты. Правовое регулирование находится в постоянном движении, и совет друга может уже не соответствовать текущим реалиям.

Подведем итоги, без понимания взаимосвязей между различными элементами компании невозможно эффективно управлять и развивать бизнес. Важно, просто начать, а если нет времени или возможности развивать это качество самостоятельно, научиться эффективно делегировать задачи и контролировать их выполнение. В любом случае, системный подход – это ключ к успеху и инвестиции в будущее вашего бизнеса.

Хотите внедрить системный подход у себя в компании? Научиться ставить и контролировать выполнение задач? Присоединяйтесь к телеграм-каналу, где я буду делиться полезными советами, стратегиями и практиками.