Пособие: как организовать новогодний корпоратив

Почти 50% компаний готовы в 2024-м году отказаться от новогоднего корпоратива. Значит, ещё есть возможность оперативно организовать праздник! Для тех, кто настроен серьёзно, но немного поздно приступил к делу, собрали пособие от HR-отдела компании AdAurum, финалиста премии Human Centricity Awards РБК Петербург.

Это вопрос должна задать себе компания. Для кого-то это традиция — почему сейчас от неё вдруг решат отказаться? Для многих это эффективный инструмент тимбилдинга, особенно если компания средних размеров и людей работает не слишком много. Но это касается именно тимбилдинга, который включает в себя элементы взаимодействия.

Есть классический, всеми любимый формат — вечеринка, когда все пьют, едят, танцуют и веселятся. Такое тоже имеет место быть, потому что иногда людям хочется просто расслабиться и отдохнуть. Далеко не всегда под конец года компания находит силы во что-то играть и думать, зачастую все просто устают, ни у кого нет желания прыгать, скакать. В таком состоянии просто хочется, чтобы тебя оставили в покое, налили вкусный коктейль, дали котлетку, показали красивое шоу.

Компании всегда надо думать, зачем вообще нужен этот корпоратив. То есть — отталкиваться от целей. В любом деле есть прекрасный вопрос, который надо всегда себе задавать: «Чтобы что?»

Изначально корпоратив — это просто формат тимбилдинга. Но ещё он может повысить уровень внутренней удовлетворённости сотрудников, лояльность к компании.

Для выбора же формата мероприятия есть несколько «китов». Первый — это интересы сотрудников, которые обязательно надо учитывать. Второе — потребности компании. Например, если в организации есть отделы, которые не могут наладить коммуникацию. Значит, одной из задач мероприятия становится сделать так, чтобы именно они взаимодействовали как можно больше.

Принудительно — точно нет. При таком раскладе есть очень большой риск, что люди просто-напросто отвалятся. Да, хочется объединить всех какой-то одной идеей. Но всегда нужно учитывать, что у всех сотрудников разные возможности. У тех, чьи базовые потребности не закрыты, просто нет сил и времени покупать себе новые костюмы.

В ответ часто возникают аргументы и варианты вроде «Сделай сам». Но далеко не всем хватает фантазии и, опять же, времени и сил. Тем более, нужно помнить, что корпоратив — это формат отдыха, где человек должен отвлечься. А подобные вещи их только нагружают.

Если действительно хочется сделать что-то тематическое, то нужно не заставлять людей это делать, а пиарить мероприятие. Например, подготовить несколько постов: в одном рассказать, как собрать наряд своими руками, во втором — сделать подборку референсов, третий посвятить ссылками на маркетплейсы, где можно всё недорого купить.

В идеале — с лета. В декабре тоже возможно, но чем ближе к дате корпоратива, тем меньше вариантов для выбора и выше стоимость всего, от подрядчиков и декора до помещения. И дело не только в этом.

Хороших ведущих, например, разбирают сильно заранее, потому что они работают не только на корпоративах, но и на свадьбах. Декабрь для них — самый загруженный месяц: люди продолжают жениться, а их ещё и на корпоративы зовут. Может, конечно, кто-то отвалиться, но для этого лучше вставать в «лист ожидания».

Начинать подготовку к корпоративу лучше с поиска помещения и подрядчиков: ведущего, фотографа, видеографа. Всё остальное можно будет «докрутить» в процессе: декор, еда и её количество уже поддаются корректировкам.

Но важно помнить: чем ограниченнее бюджет, тем раньше нужно приступать к подготовке. Кто-то, конечно, не повышает, но многие откликаются на растущий интерес и локация становится дороже. Ближе к праздникам цены могут становиться выше с каждым днём.

Первое — бюджет. Почему? Потому что, например, если у компании нет бюджета на новогодние украшения — а декор это всегда очень дорого, 50-80% от всей сметы — лучше выбрать локацию, где уже есть новогоднее оформление. Такой вариант значительно сэкономит деньги. Да, возможно, там придётся переплатить за стоимость меню или аренды помещения. Но в конечном итоге это всё равно будет дешевле, чем закупить новогодний декор и потом не знать, куда его деть, или оставить лежать без дела.

Второе — размер помещения для мероприятия. Это не всегда очевидный момент. Но важный: нужно предусматривать комфорт гостей, особенно если компания большая — 150 человек можно разместить с удобством не в каждом зале! И у помещения обязательно должны быть конструктивные особенности: например, входная зона — плохо, когда ты заходишь с улицы и сразу оказываешься в банкетном зале. Должна быть какая-то раздевалка, коридор, чтобы люди могли спокойно снять одежду или даже переодеть обувь.

Третье — наличие туалетов и другой важной инфраструктуры. Чем больше людей, тем, соответственно, больше санузлов должно быть. Если в компании много курильщиков, надо предусмотреть, чтобы у ресторана было место, куда можно выйти. Балкон, терраса, удобный внутренний двор — чтобы они не стояли и не толпились у дверей. Особенно это касается ресторанов, которые находятся в жилых домах с выходом на тротуар: дискомфортно будет и жильцам дома, и участникам мероприятия, и пешеходам.

Четвёртое — транспортная доступность. Туда всех можно отвезти и на автобусе: хоть в Выборг, хоть в Гатчину. Но обратно люди чаще всего добираются сами. Да, всегда можно организовать и трансфер обратно, но и всегда будут люди, которые записались на автобус, уезжающий в 21:00, но выпили на один коктейль больше и приняли решение, что им нужно ещё потанцевать под Аллегрову. Найдутся и те, кто, наоборот, выпил один коктейль и у него разболелась голова — и он захотел уехать не в 21:00, а в 19:00, отказавшись от остальной программы праздника.

Таких нюансов много, поэтому в идеале предусмотреть такую локацию, которая будет находиться либо в шаговой доступности от метро, либо располагаться рядом сразу с несколькими ветками подземки, либо в центре, откуда человек на такси сможет уехать в любую точку города не за 10 тысяч рублей.

Пятое — кейтеринг. Лучше выбирать помещение, где сразу включено обслуживание.

И здесь мы опять упираемся в бюджет. Если надо сэкономить, стоит выбирать либо середину недели, будний день, либо январь — и не паримся. Это не самый плохой вариант: во-первых, продлится ощущение праздника, во-вторых, после Нового года у сотрудников будет больше сил. И, конечно, всё будет дешевле, а доступных вариантов — больше. Однако самый высокий спрос перед Новым годом всё ещё на пятницы и субботы. Это самые «забитые» дни.

Конечно, можно, но, опять же, нужно отталкиваться от особенностей коллектива. Например, в компаниях, где очень молодые сотрудники, провести праздник в выходной — вполне нормально. Потому что чем моложе человек, тем меньше у него бытовых и семейных дел. В AdAurum — при том, что команда молодая — для праздников выбирают будние дни, чтобы сотрудники не жертвовали своим личным временем и делами. У нас в компании принято для корпоратива забирать часть рабочего дня, чтобы на вечер осталось как можно меньше и человек мог поехать домой, к семье, детям. То есть, не тратить своё личное время на мероприятие, но при этом побывать на нём. Но так мало кто делает.

Кто-то даёт дополнительный день выходного после праздника: тут лучше полагаться на предыдущий опыт и знание коллектива. Если есть чёткое понимание, что сотрудники в компании любят погулять и покутить, есть большая вероятность, что на следующий день кто-то внезапно останется работать удалённо из дома, кто-то уйдёт на больничный, отравится, кому-то может стать плохо в офисе.

Тут важно соизмерять желания и возможности. Если в компании из 50 человек пьёт вообще только один человек, то им, может быть, и вовсе этот корпоратив в ресторане не нужен? Им наверняка больше понравится что-то активное вроде катания на ватрушках или сноуборде со вкусным согревающим ужином после.

Свежие интервью, полезные лонгриды и актуальные новости можно найти на нашем сайте и в telegram-калане.

Фото: Freepik