Проектное управление в быту

Автор публикации: Евгений Беспалов, руководитель проектного офиса энергогенерирующей компании «ГТ Энерго».

Материал взят из телеграм-канала Сообщества Практиков Проектного Управления.

В нашей жизни очень много проектов. Некоторые из них оформляются соответствующей документацией, некоторые так и остаются только в голове. «Бытовые» проекты точно также подчиняются общей мировой статистике о не-успешности проектов – таких больше половины. Происходит это из-за отсутствия или игнорирования элементарных понятий и навыков в управлении проектами. Действительно, найти оптимальный баланс в проектном треугольнике ресурсов, сроков и качества очень трудно, но можно! И я каждый раз советую людям применять полученные знания в проектном управлении и в своей жизни для достижения успеха.

Например – ремонт квартиры, дома. Есть даже пословица такая, что «ремонт невозможно завершить, его можно только временно приостановить». Якобы это основывается на фактах. И зачастую это действительно именно так и происходит. Но попробуйте, когда всё забуксовало, применить стандартные проектные инструменты: поставить цель по SMART; расписать PBS (Product Breakdown Structure); расписать WBS (Work Breakdown Structure); назначить каждой работе требуемый ресурс, деньги, ответственного; определить продолжительность и установить связи (наверное, обои надо клеить после штукатурки, а плитку класть после того как её купили и доставили, а не наоборот) и т.д. и т.п. Взять, сесть и описать всё это: на бумажках карандашиком или в каком-нибудь mind – менеджере, в офисной табличке. Да, это работа. Да это время. Будет ли это гарантией того, что ремонт уложится в летние месяцы, пока родные на даче? Нет. 100-й гарантии нет. Но! Есть работа с рисками, которую мы на самом деле всегда в голове проводим, только из-за того, что не записываем, упускаем важные моменты. Можно установить определенные допуски по срокам, деньгам, содержанию при прохождении определенных контрольных точек (сделать дизайн проект, найти качественного электрика до 1 августа плюс-минус три дня).

Поверьте, если сядете и потрудитесь головой и руками ради обустройства своего гнезда таким образом, то взамен потраченных часов на планирование и другую «бумажную работу» вы получите экономию средств, завершение ремонта и удовольствие от обновленной жизни. И так во многих жизненных «бытовых» задачах, например: путешествие – отпуск, празднование юбилея и т.д. и т.п. И не надо стесняться этого делать в середине «проекта». Увидели, что проект забуксовал, ремонт не останавливается, юбилей всё ближе, а я даже не знаю где разместить гостей – спокойно подышите, сядьте вечерком, другим, третьим и распишите всё. Да, наверное, не нужно использовать все инструменты проектного управления, а только те, которые релевантны ситуации или тематике проекта. Но попробуйте!

В каких случаях применять методы проектного управления в быту? Мы очень часто сталкиваемся с такими задачами, когда нужно что-то много и качественно сделать с большой неопределенностью, при этом быстро, а денег нет. Я бы посоветовал воспользоваться после получения, формирования очередного бизнес-кейса провести идентификацию рисков на основе методов аналогов и экспертных оценок. Т.е. вспомнить все известные вам истории про ремонт (упомянутую пословицу) и понять, что надо более чётко его распланировать; вспомнить как вы удачно в прошлый раз съездили на Мальдивы, жестко зафиксировав бюджет, проведя работу с заинтересованными сторонами и запланировали систему мониторинга за дешевыми ценами на билеты. Оцените качественно риски по основным параметрам «бытового» проекта, проведите качественное сравнение управленческих затрат (сроки, ресурсы) и масштаба проекта и принимайте решение о применимости тех или иных инструментов проектного управления.

И да. Это успокаивает, бережёт нервные клетки, а также приносит массу других нематериальных полезных профитов для вашей психики.