ТОП –5 российских систем для управления портфелями проектов

Когда необходимо управление портфелями проектов, а когда — управление проектами?

Каким организациям функция управления портфелями в ИСУП важна и без нее не обойтись?

Какие системы с функцией «управление портфелями» есть на Российском рынке?

Управление проектами и портфелями проектов — два ключевых аспекта успешного проектного управления. Однако, выбор между этими двумя подходами зависит от масштаба задач, уровня организационной зрелости и стратегических целей компании.

Управление проектами подходит для конкретных, изолированных задач, требующих детального контроля над исполнением.

Управление портфелем проектов более уместно, когда необходимо координировать множество связанных инициатив, обеспечивая их стратегическое согласование и оптимальное использование ресурсов. Организациям рекомендуется применять оба подхода, в зависимости от контекста и масштаба задач, для максимальной эффективности и достижения стратегических целей.

Управление проектами фокусируется на реализации конкретных проектов, ограниченных по времени, ресурсам, бюджету.

Это своего рода микро-менеджмент, который применим в следующих ситуациях:

· Один или несколько независящих друг от друга проектов. Управление проектом эффективно для контроля над одним или несколькими отдельными проектами, которые имеют четко определенные цели, задачи, бюджет и сроки выполнения. Они не связаны между собой и не имеют общих ресурсов. Например, строительство нового офисного здания, разработка нового продукта или внедрение ИТ-системы, не имеющие общей стратегической цели.

· Определенный бюджет и ресурсы. Когда проект имеет ограниченные ресурсы и бюджет, именно управление проектом позволяет эффективно распределить их, контролировать использование и избежать перерасхода.

· Управление рисками и изменениями. Управление проектами помогает управлять рисками и изменениями, которые могут возникнуть в ходе выполнения проекта. Проектные менеджеры могут оперативно реагировать на изменения в планах и обеспечивать соблюдение всех требований.

· Оперативный контроль и мониторинг: Управление проектом позволяет осуществлять детальный контроль и мониторинг выполнения задач, что особенно важно для обеспечения качества и соблюдения сроков выполнения проектов.

Управление портфелем проектов направлено на управление совокупностью проектов и программ, связанных с достижением стратегических целей организации. Это своего рода макро-менеджмент, который применяется в следующих ситуациях:

· Множество связанных проектов. Когда организация реализует множество проектов, которые связаны между собой или имеют общие ресурсы, управление портфелем проектов помогает обеспечить их координацию и синергетический эффект.

· Стратегические цели и приоритеты. Управление портфелем позволяет организации концентрировать ресурсы на наиболее важных стратегических инициативах, определяя приоритеты и оптимально распределяя ресурсы.

· Оптимизация ресурсов. В условиях ограниченности ресурсов, управление портфелем проектов позволяет эффективно распределять ресурсы между проектами, минимизировать конфликты и дублирование усилий.

· Контроль за достижением целей. Управление портфелем позволяет следить за тем, как реализация проектов влияет на достижение общих стратегических целей компании, и вносить коррективы в планы при необходимости.

· Мониторинг и отчетность. Управление портфелем предоставляет высокий уровень контроля и отчетности, что важно для управления рисками и оценкой эффективности вложений.

Далеко не каждая ИТ-система для управления проектами поддерживает работу не только проектных команд, но и руководителей портфелей и программ, обеспечивая им поддержку процессов управления не только на уровне проектов, но и всей организации в целом.

Вот те системы, в которых такой функционал есть (анализ проводился на основе материалов сайтов поставщиков ИСУП).

Сайт решения

Поддерживает различные типы проектов в одной системе. Ориентирована в первую очередь на средний и крупный бизнес и поставляется только в типовой конфигурации. Доработать систему под заказ нельзя.

Система ADVANTA предоставляет обзор всего портфеля проектов компании и доступ к подробной информации о каждом проекте, включая статус, ключевые метрики, участников проекта и сроки. Это позволяет получить представление о прогрессе всех проектов.

Также системе позволяет вести контроль финансов проекта и портфеля, отслеживать расходы и доходы, а также рассчитывать окупаемость инвестиций.

Преимущества

• Быстрое внедрение;

• Простая настройка;

• Типовая система;

• Настраиваемые автоматизированные сценарии

• Чат-бот.

Сайт решения

В системе есть версии для небольших команд, крупного бизнеса и государственного сектора.

В ПМ Форсайт выделен отдельный модуль портфельного управления, который достаточно хорошо методически проработан и доступен уже начиная с версии для небольших организаций.

Модуль, по словам разработчиков, является фишкой решения и позволяет:

· Собирать и хранить сведения о портфеле проектов и входящих в него компонентах;

· Осуществлять отбор проектов, программ и непроектных мероприятий для реализации в рамках портфеля;

· Осуществлять мониторинг достижения целей портфеля через панель руководителя;

· Контролировать достижение стратегических целей компании за счет реализации проектов и программ в составе портфеля.

Систему можно доработать под заказ, если есть специфика, добавление которой в ИСУП для вас важно.

Преимущества

· Применяются лучшие мировые практики для ИСУП, в том числе управление по контрольным точкам и элементы Agile;

· Высокий уровень межпроектной и внутрипроектной координации;

· Система прогнозирования и предупреждения отклонений, ресурсное планирование;

· Встроенный модуль ИИ, который входит в комплект поставки.

· Сильная поддержка при внедрении

Сайт решения

Российская система управления проектной деятельностью в крупных организациях.

Позволяет управлять большим количеством проектов одновременно и структурировать данные о реализуемых программах и портфелях проектов с систематизацией ключевых данных.

В частности, можно осуществлять контроль заданных показателей портфеля, оценку «здоровья» проектных портфелей и поддержку принятия решений.

Visary Project ориентирован скорее на крупные компании и может быть при необходимости доработан под заказ.

Преимущества

· Поддержка гибких методологий: Scrum, Agile, Kanban;

· Удобный интерфейс;

· Распределенное кэширование данных;

· Есть наработки в области ИИ.

Сайт решения

Изначально ELMA реализует концепцию процессного управления предприятием. Но в линейке решений есть и Приложение «ELMA Проекты+». Оно не входит в базовую поставку и лицензируется отдельно.

Управление портфелями в системе на сайте производителя анонсировано, но подробного описания возможностей не приводится.

Преимущества:

· Гибкие и обширные возможности настройки

· Не только управление проектами, если для вас важна работа в едином интерфейсе

· Календарное планирование, совместимое с календарным планом MS Project.

Сайт решения

Компания Naumen известна скорее решениями для управления услугами, процессами, контакт-центрами, сервисными организациями, но в линейке решений есть и приложение для управления проектами Naumen Project Ruler, которое позволяет в том числе управлять портфелями проектов.

Пользователям доступен минимальный функционал учёта и минимальный набор атрибутов портфелей. Через меню панели массовых операций портфели можно поместить в архив и закрыть, а входящие в них проекты: редактировать, отменить или подтвердить результат.

Первые 2 системы: ADVANTA и ПМ Форсайт - более специализированные. Они подходят для тех, кто готов внедрять ИТ-систему, которая позволяет поддерживать профессиональное управление проектами.

В так называемых мультисистемах (Visary Project, ELMA, Naumen) блок для управления проектами и портфелями проектов – один из многих и не самый важный. Его функционал упрощен в пользу других приложений.

Каждая из этих систем имеет свои преимущества и особенности, которые могут быть важны для принятия решения о внедрении. Рекомендуется провести тщательный анализ потребностей вашего проектного офиса и сравнить их с возможностями предложенных систем для выбора наиболее подходящего решения.