Как руководителю расставить приоритеты, когда всё кажется важным

Ключевая проблема большинства управленцев – бесконечный поток задач. Когда на тебе ответственность как за успехи, так и за провалы, часто приходится тушить пожары вместо выполнения стратегических задач. В этой статье мы рассмотрим семь базовых принципов, которые помогут руководителю эффективно управлять своим (и чужим) временем.

1. Определите свои цели:

Каждый раз, планируя задачи, стоит сверяться с глобальными целями компании или отдела.

Ответы на эти вопросы помогут вам сфокусироваться на важном и избежать перегрузки работой.

2. Составьте список задач:

Запишите все задачи, которые необходимо выполнить. Разделите их на блоки, используя один из методов: матрица Эйзенхауера, матрица Усилия-Влияния, техника ABCDE. В этом задании вам также помогут ответы на вопросы из пункта 1. На данном этапе уже можно увидеть то, что можно и нужно делегировать, если вы это еще не делаете.

3. Оцените важность задач:

Если ранее выбранный метод не помогает увидеть финальные приоритеты, оцените задачи внутри каждого блока по шкале от 1 до 10. В данном шаге важно держать фокус на гибкости: баллы важности могут меняться в зависимости от вашей личной ситуации и ресурсов, но в момент планирования нужна опора на текущие приоритеты. Вам помогут ответы на вопросы:

Для оценки приоритета задачи можно также использовать метод Айви Ли или SCRUM-приоритезацию.

4. Распределите ресурсы:

Единолично или совместно с командой определите, сколько времени и других ресурсов потребуется на каждую задачу. Один из методов оценки сроков задач: оптимистичная оценка + 3*реалистичная оценка + пессимистичная оценка)/6. Также в agile командах часто используют planning poker.

Возможно (наверняка), не все задачи требуют вашего личного участия. Ваша задача грамотно спланировать и постараться взять на себя максимум стратегических задач, оставив большинство тактических команде. В рамках стратегических задач подумайте также о внедрении решений, которые могли бы уменьшать количество рутины или облегчать ее.

5. Избегайте конкурирующих приоритетов:

Когда у вас и вашей команды есть несколько задач, которые требуют одинакового времени и ресурсов, создавайте приоритет для каждой из них. Сосредоточьтесь на выполнении самых важных и срочных задач первыми, чтобы снизить риск невыполнения и стресс от ожидания: даже если вы этого не замечаете, мысли и тревожность о невыполненных важных задачах задействуют даже в фоне большое количество энергии.

6. Отслеживайте свой прогресс:

Ведите журнал или используйте приложения для отслеживания своих задач и прогресса, например, Todoist. Это поможет вам оставаться в фокусе, не обесценивать свой прогресс и анализировать на какие задачи ушло больше всего времени. Эти данные стоит использовать для регулярной ретроспективы и корректировки своего подхода к задачам. Так, в будущем вы сможете более точно оценивать сроки реализации похожих задач и проводить работу над ошибками.

7. Будьте реалистами:

Не забывайте, что каждый человек работает по-разному. Некоторые люди лучше справляются с многозадачностью, тогда как другие предпочитают фокусироваться на одной задаче за раз. Узнайте и используйте для планирования будущих задач предпочтения и подход к работе каждого – как свой, так и своих сотрудников. Выявить особенности в работе можно с помощью психологических тестов или наняв на эту задачу коуча или бизнес-психолога.

Также стоит помнить, что ресурс человека ограничен, и постоянные переработки снижают эффективность и аккуратность работы. Если стоит задача сделать что-то важное и качественное, высвободите время (свое или своих сотрудников), чтобы была возможность внимательно выполнить важное задание.

Напоследок хочется добавить, что не существует универсальных методов. Многие твердые советы не внедряются, если присутствует сопротивление – в таком случае стоит обратиться к коучу для исследования внутренних барьеров. А иногда сопротивление – это просто интуитивное неприятие действительно неподходящей вам стратегии. Поэтому главный принцип эффективного лидера – учиться слушать и слышать себя.