Правила успешного мероприятия: 7 раз проверь, один раз согласуй

Я давно в event индустрии и понимаю, что лучше держать руку на пульсе, даже с самой сильной командой. Мне очень важно держать все под контролем и быть в курсе процесса, наверное поэтому нашей компании действительно доверяют очень влиятельные и сильные бизнес-игроки не только медиа рынка, но и России в целом.

Для того, чтобы мероприятие производило WOW эффект, который является нашим кредо, я изначально обговариваю с заказчиком 7 важных для нас пунктов.

Сформулируйте четкую цель мероприятия с заказчиком. Узнайте какое впечатление оно должно произвести на аудиторию. Чем больше информации вы получите о конечных эмоциях, тем проще будет выстраивать сценарий.

Не пускайте все на самотек, перед началом организации крупного события четко распланируйте, что и зачем нужно, уделите внимание деталям, постарайтесь расписать даже самые мелкие алгоритмы действий. Это важно, так как из одной маленькой ошибки или незначительного упущения, может произойти фиаско.

Указывайте реальную стоимость работ, услуг, оборудования и т.д. Если вы хотите выиграть тендер от крупной компании, не закладывайте «лишние» деньги, показывайте реальную смету запланированных работ, так как именно от этого зависит выбор в вашу пользу.

Не забывайте о «виртуальной» картинке ивента. Изначально выстраивая мероприятие, старайтесь представить, как это будет выглядеть в онлайн формате и в пост отчетах. Помните, что оно должно цеплять не только тех, кто окажется на нем в качестве гостя, но и тех, кто увидит его уже после: будущие сотрудники, партнеры и клиенты.

Не бойтесь предлагать смелые и инновационные идеи. Мероприятие должно остаться в памяти и оправдать вложенные в него средства и силы. Если вы хотите, чтобы к вам возвращались за впечатлениями, будьте смелее. На своем примере могу сказать, что в погоне за лучшими и передовыми идеями, я объездил пол мира. В итоге сейчас помимо агентства, у нас с партнером есть первое в России шоу Дронов, которые могут работать даже в помещениях. Мы активно используем передовые технологии: съемку FPV, аэростаты.

Я очень ценю свою команду, именно благодаря ей, сейчас мы можем делать действительно масштабные мероприятия. На каждом из ребят есть своя зона ответственности, за которую он отвечает и за которую отчитывается. Но при этом каждый из нас всегда в курсе всего процесса с самого начала и если есть пробелы в подготовке у одного, то другой обязательно увидит и скажет об этом.

Старайтесь не поддаваться панике, от вас зависит весь процесс, необходимо сделать так, чтобы команда чувствовала ваш профессионализм и уверенность в каждом действии. Естественно, сюрпризов и неожиданных заминок будет много и на каждом шагу, это нормальная практика, но страшно не это, страшно то, если вы поддадитесь панике и не сможете разобраться даже в самой простой ситуации. Безусловно это все приходит с опытом, но постарайтесь держать это правило в своей голове и подходить к ситуациям с холодной головой.

Не пропустите волнение! Заходите на мой Telegram-канал «Ивент & Дроны» прямо сейчас и присоединяйтесь к нашему постоянно растущему сообществу увлеченных исследователей. Вместе создадим более яркое и увлекательное будущее! 🚀🎉 #ПростоДелаем#ЕвгенийШаповал #ШаповалЕвгений