Операционный и другие отчеты по сделкам в Битрикс24.CRM

Каждый руководитель хочет знать сколько сделок, у кого, на каких стадиях и на какую сумму находится в работе у менеджеров компании. Согласитесь, что без этих данных невозможно строить прогнозы продаж на текущий и последующие месяцы, строить реалистичные планы содержания, оплаты расходов, налогов и развития бизнеса.

Вариант №1 Канбан

Отображение сделок в режиме отображения экрана «Канбан». Экран с карточками информацией о названии сделки, ответственном сотруднике и т.д., расположенные на стадиях выбранного направления сделки с указанием сумм это удобный инструмент, который удовлетворяет запросы множества небольших компаний.

В режиме Канбан выбор отображения направления и других параметров сделки осуществляется с помощью удобного стандартного инструмента фильтр.

Вроде бы всего то и нужно в фильтре в поле «Дата завершения» необходимо указать нужный период, но как ни странно итоговая сумма будет не корректной.

Почему? Дело в том, что исторически поле «Дата завершения» является системным и уже в момент создания сделки в него по алгоритму автоматом проставляется дата предполагаемого завершения сделки, допустим +10 календарных дней.

Однако, когда сделка реально завершается, то значение этого поля перезаписывается системой и в него вносится реальная дата закрытия.

Таким образом по факту в отчет попадают не только фактически завершенные сделки, но и сделки, находящиеся в работе, но у которых системное поле заполнено и там прописано предполагаемая дата закрытия сделки. Глупо, неудобно, но это к сожалению не вылеченная детская болезнь от разработчиков Битрикс24.CRM.

Вариант №2 - модуль отчеты.

Отчеты – это хорошо известный, старый модуль, предназначенный для быстрого отображения данных в графическом и табличном виде по готовым базовым шаблонам всех сущностей с возможностью их корректирования, добавления в фильтры полей и условий, например, мы добавим уже описанное поле «Дата завершения» и условие отбора, обратите внимание на то, что которое как ни странно в отчетах носит другое название «Предполагаемая дата закрытия». Напоминаем это следствие болячки из детства Битрикс24.CRM. Также для полноты отчета нужно не забыть добавить в фильтр поле – «Направление» для выбора желаемой воронки сделки.

Типовой отчет по сделкам содержит информацию о общем количестве сделок, о находящихся в работе, о проигранных, о выигранных, о суммах и доходах с разбивкой о доли участия сотрудников. Кроме этого отчет отображает две реальные суммы уже завершенных и выигранных сделок и суммах сделок, находящихся в работе на различных стадиях. Это первый рабочий результат для прогнозирования месячного дохода, одновременно инструмент контроля и управления при необходимости ручного вмешательства руководства. Ведь если планируемые сделки вовремя не завершатся, то и все планы на ожидаемые денежные приливы извините не сбудутся.

Положительное отличие модуля отчета перед отображением данных Канбан заключается в том, что в отчете кроме интересующего возможен выбор и сразу всех направлений сделок.

Поле системное в карточке сделки «Дата закрытия» в модуле отчеты носит название «Предполагаемая дата закрытия», что сильно напрягает при первом и последующем общении, а также при настройках собственной версии отчета.

Свойство автозаполнения на условно рассчитываемую дату системного поля «Дата закрытия» требует постоянного контроля за этим полем и даже ручной корректировки если сделку не удается закрыть в указанный срок. Для отказа контроля человеком для работы с этим полем рекомендуется использовать роботы или бизнес-процессы.

Вариант №3 - модуль «Аналитика».

Модуль содержит готовый блок «Продажи», содержащий типовой отчет «Воронку продаж» по лидам и сделкам. Для единообразия и сравнения с другими методами Лиды из отчетов можно скрыть.

Модуль позволяет построить отчет о сделках с отображением данных в графическом и табличном виде. Нужные детали отчета по интересующим полям выводятся на экран с применением инструмента фильтр.

График отчета содержит данные о количестве сделок на разных стадиях, а табличная часть информацию о количестве сделок у сотрудников компании.

Наглядная информация о застрявших на разных стадиях сделках, о среднем цикле жизни сделок и размере не поступивших в компанию денежных средствах хороший экспресс показатель для принятия оперативных решений руководства с целью стимулирования сотрудников.

Возможность прямо из отчета проваливаться прямо в заинтересовавшие сделки — это приятный бонус и опять инструмент контроля и управления.

Недостатки метода:

Модуль «Аналитика» допускает попадание в отчет уже закрытых в запрошенный период сделок.

Вариант №4 – универсальное решение приложение «Статистика компании [STATISTICS.FIX4.ORG]»

Приложение было создано с учетом всех озвученных неудобных моментов, которые есть у описанных выше методов и дополнено дополнительными приятными возможностями. Так все отчеты имеют регулируемый интервал с минимальным значением одна неделя. Согласитесь, что возможность четыре раза в месяц проводить анализ и корректировку действий сотрудников отдела продаж компании гораздо удобнее, чем по факту в день выплаты заработной платы узнать о том, что кто-то чуть-чуть недожал клиента, вовремя не отработал и денег на выплаты нет.

Встроенный фильтр меню предоставляет широкий вариант выбора информации за любой период отдельно по сотрудникам, группам, отелам, по филиалам, по компании в целом, по контактам и компаниям клиентов, по направлениям сделок на любой стадии или группе стадий. Кроме этого имеется набор готовых отчетов всего за месяц, год включая операционный отчет.

Больше деталей и новостей можно узнать на наших каналах:

С уважением, Лаборатория автоматизации «‎LOG [IN] OFF»