Если сотрудники совершают ошибки, то пора вводить регламенты в Битрикс24
Согласитесь, что не ошибается тот, кто ничего не делает! Если во время работы бизнес-процессов сотрудники ошибаются, и ошибка повторяется, то наступило время разобраться в причинах и написать инструкцию – корпоративный регламент о том, как правильно работать чтобы не совершать ошибок.
Ещё одна причина написать регламент — это описать события успешных сделок для молодых коллег и новых сотрудников, чтобы они учились на примерах и совершали правильные действия.
Что такое регламент?
Регламент (от фр. règlement): Документ, который перечисляет и описывает по порядку этапы (шаги), которые должна предпринимать группа участников для выполнения бизнес-процесса, как правило, с указанием требуемых сроков выполнения этапов (шагов).
Нужно ли в компании регламентировать все и вся?
- Нет, в большинстве случаев в описании достаточно задать обязательные условия для полей, стадий, событий, включить тригеры и поручить контрольные функции роботам чтобы сотрудники не совершали ошибок и работали по фиксированным рабочим сценариям.
- Необходимость написания регламентов определяется «жизнью», инструкциями по технике безопасности, требованиями к качеству услуг и продукции.
- Количество регламентов каждая компания определяет сама и конечно самый важная причина, когда обнаруживается отсутствие важной инструкция или регламента это заявления об отсутствие сил и времени у лиц ответственных за эту работу.
Можно ли упростить, систематизировать и автоматизировать этот процесс в штатном ПО Битрикс24?
- Да, можно если используемый вами тариф поддерживает смарт-сущности.
- Можно хранить все инструкции и регламенты в электронному виде в одном месте на общем диске компании, дополнять и обновлять их.
Как это работает?
- Администратор портала в смарт-процессах создаёт электронный журнал – реестр регистрации проблемы для решения которой требуется новая инструкция, назовём её «Регламент».
- Добавим несколько воронок для сегментации проблем по отделам и сотрудникам.
- Для нового старта обозначения проблемы необходимо запустить воронку «Согласование», согласитесь мало выявить проблему, необходимо информировать все заинтересованные стороны, руководство и получить согласие на начало работы над проблемой. Вдруг то что нам кажется проблемой это оказывается так и должно быть. Воронка согласование проста и состоит всего из двух стадий: разработка и согласование, ну и естественно отказать.
- Следующие воронки сегментируют проблему: для разработчиков, для менеджеров, для водителей, для бухгалтерии, для охраны для всех и так далее.
Какие поля содержит карточка согласования описания новой проблемы и инструкции по борьбе с проблемой?
- Выбрать тип регламента.
- Описать, о чем регламент или инструкция.
- Описать проблемы и причины создания инструкции.
- Приложить успешные кейсы.
- Приложить негативные кейсы.
- Описать тесты и вопросы свидетельствующие о решении проблемы, которые необходимо будет выполнить?
- Приложить видеоотчет, комментарии, графики, картинки или иллюстрации.
- Указать Теги.
Рассмотрим в качестве примера заявку на регламент о оценке знаний сотрудников по результатам корпоративного обучения. Причина создания документа была вызвана тем, что внутри компании проверяющие лица (экзаменаторы) по-разному, оценивали приобретённые сотрудниками знания и правильные ответы оценивались, по внутреннему убеждению, а не по единым правилам.
Прописываем за что конкретно начисляются баллы. Количество условий ограничений не имеет. Есть небольшое правило, после каждого описания в следующую ячейку записываем точку, это нужно для формирования на выходе красивого документа.
В итоге после заполнения полей генерируется красивая печатная форма итогового документа.
Далее подготовленный документ передаётся на согласование руководству. Роботы ставят автозадачи заинтересованным лицам. Процедура согласования стандартная и в текущей статье детально не рассматривается.
По завершения процедуры согласования принятый и утверждённый руководством регламент копируется в воронку соответствующего направления, сегмента или отдела для информирования и обучения сотрудников. Каждый сотрудник выбранного сегмента в итоге получит автозадачу с ссылкой на новый регламент, описанием задачи и чек-листом.
Задача штатным ПО Битрикс24 может быть поставлена конкретным специалистам, группам, отделам или всем сотрудникам компании.
Формат ознакомления всех заинтересованных лиц с новым регламентом или инструкцией с применением задач это самый простой и удобный способ контроля и соблюдения сроков исполнения ознакомления и внедрения в работу подтверждённый исполнителем.
Замечательно ещё то, что история работы сотрудниками с нормативной актуальной легко обновляемой электронной документаций компании чётко фиксируется и оценивается по контрольным вопросам в CRM.
Организация доступов к инструкциям и регламентам
- Легко распределяется и ограничивается ролями и должностями с помощью штатного инструмента «Права доступа».
- Сотрудник с правами администратора портала легко выполняет эту штатную процедуру в соответствии с внутренними инструкциями.
Что нужно для реализации решения:
- Действующий коммерческий портал Битрикс24.CRM поддерживающий смарт-процессы, роботы и бизнес-процессы.
- Штатный модуль генератор документов.
- Диск.
- Модули задачи и группы.
Сколько стоит реализация?
Условно бесплатно, если настройка проводится самостоятельно так все что нужно есть в штатном ПО Битрикс24.
Больше деталей и новостей можно узнать на наших каналах:
- Телеграм: https://CRM4.org/t/
- RuTube : https://CRM4.org/r/
- Вконтакте: https://CRM4.org/v/
- Яндекс.Дзен: https://CRM4.org/d/
С уважением, Лаборатория автоматизации «LOG [IN] OFF»