Премирование: что нужно знать работодателю?

Отвечаем с Данилой Удаловым на самые часто задаваемые вопросы по теме премирования сотрудников.

Премирование — это один из видов поощрения работников, которые добросовестно исполняют трудовые обязанности.

На практике работодатели часто сталкиваются с трудностями при попытке оформить систему премирования в соответствии с трудовым законодательством или вообще никак не регламентируют процедуру выплат премий и устно «договариваются» с сотрудниками.

Мы призываем читателей правильно оформлять внутренние документы компании и в этой статье ответим на самые часто задаваемые вопросы по теме премирования.

Порядок премирования закрепляется в локальном нормативном акте работодателя - Положении о премировании. В нем отражаются применяемые в организации системы оплаты труда, доплаты и надбавки компенсационного и стимулирующего характера, механизмы начисления и выплаты заработной платы (ч. 1, 2 ст. 135 ТК РФ).

Типовой формы положения действующим законодательством не установлено. Поэтому структура и содержание положения определяются работодателем самостоятельно исходя из специфики деятельности, финансовых возможностей и штата организации (ч. 4 ст. 135 ТК РФ).

Несмотря на относительную свободу работодателя в части локального нормотворчества, важно помнить - положение о премировании не должно ухудшать положение работников по сравнению с установленным трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями (ст. 8, ч. 5, 6 ст. 135 ТК РФ).

В нем необходимо отразить:

Устанавливаются в зависимости от определенных работодателем критериев - регулярности выплат, индивидуальных заслуг работников и т.п.

Как правило, виды премирования классифицируются по характеру выплат и обстоятельствам назначения, например текущие или периодические премии, которые выплачиваются с регулярностью в течение определенного временного интервала (месяц, квартал, полугодие, год).

Конкретных требований или ограничений в этой части законодательство не устанавливает, работодатель самостоятельно определяют периодичность премирования.

Данные показатели должны быть определены максимально четко, понятно и объективно, с описанием порядка их определения, поскольку это будет являться ключевым элементом системы премирования. К примеру, должна быть указана зависимость размера премии от результатов работы. Показатели премирования могут быть:

В данном подразделе можно также указать, кто оценивает результат работы конкретного работника, как этот результат фиксируется, кто принимает конечное решение по выплате премии.

Премии не ограничиваются размером и устанавливаются работодателем в зависимости от заранее определенных показателей. Размер премии в большинстве случаев бывает двух видов:

Система премирования может основываться на двух подходах: на дифференцированном премировании различных категорий работников либо на единообразном премировании всех работников данного работодателя.

При применении дифференцированного премирования выделяются различные категории работников, для каждой из которых устанавливаются свой порядок и условия премирования. При этом категории работников могут определяться по различным признакам:

При установлении единообразного премирования для всех работников данного работодателя предусматривается единый порядок и условия премирования, без деления работников на категории. Такой подход обычно применяется в организациях, где большая часть работников выполняет одинаковую трудовую функцию.

Ограничение сроков выплаты заработной платы 15 календарными днями со дня окончания периода, за который начислена зарплата, установленное в ч. 6 ст. 136 ТК РФ, не распространяется на премии. Сроки осуществления стимулирующих выплат, начисляемых за месяц, квартал, год или иной период, могут быть установлены коллективным договором, локальным нормативным актом

Работодатель определяет, когда возникает право на получение премии и когда ее выплата должна быть произведена.

Участник или акционер вправе претендовать на получение премии только в том случае, если его отношения с компанией оформлены трудовым договором, поскольку стимулирующие выплаты (премия) в силу ч. 1 ст. 129 ТК РФ являются частью заработной платы, которая в свою очередь является вознаграждением за исполнение трудовых (должностных) обязанностей, предусмотренных трудовым Договором.

Не могут. Претендовать на получение премии можно только в том случае, если отношения Общества и сотрудника этого общества оформлены трудовым договором, поскольку премии в силу ч. 1 ст. 129 ТК РФ являются частью заработной платы, которая в свою очередь является вознаграждением за исполнение трудовых обязанностей, предусмотренных трудовым договором.

Работодатель может быть привлечен к административной ответственности, если не ознакомит работников с Положением о премировании при приеме на работу.

В обязанности работодателя входит, в частности, ознакомление работников под подпись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью (ч. 2 ст. 22 ТК РФ).

Так, при приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под подпись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором (ч. 3 ст. 68 ТК РФ).

Как отмечают суды, ознакомление работника с содержанием правил внутреннего трудового распорядка, должностной инструкции, коллективного договора, положения о системе оплаты, премирования и стимулирования труда является обязанностью работодателя. При этом данные действия работодатель должен производить при принятии работника на работу.

Таким образом, работодатель обязан при приеме работника на работу ознакомить его под подпись в том числе с положением о премировании. Неознакомление работника с положением о премировании при приеме на работу является нарушением трудового законодательства.

Невыполнение требования ТК РФ об ознакомлении с локальными актами, указанными в ч. 3 ст. 68 ТК РФ, является основанием для привлечения работодателя к административной ответственности по ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП РФ.

Ст. 255 НК РФ не ставит в зависимость право работодателя учитывать при налогообложении прибыли сумму выплаченной сотруднику премии от источника поступления соответствующих денежных средств. Однако Минфин России, отвечая на частный запрос налогоплательщика, отметил, что компания не вправе списывать в налоговые расходы премию за тот период, в котором компания получила убыток. Поскольку в положении о премировании закреплено, что источниками средств на выплату премий является прибыль, остающаяся в распоряжении работодателя.

Следовательно, компании небезопасно указывать чистую прибыль в качестве источника выплаты премий. Целесообразно вовсе не отражать в положении о премировании подобные сведения или ограничиться общей фразой о том, что выплата премии не нанесет существенный финансовый ущерб деятельности компании.

Трудовое законодательство не содержит максимального или минимального предела в отношении размера премии, которую работодатель выплачивает сотруднику. Как правило, размер производственной премии напрямую зависит от выработки, отработанного времени или иных трудовых показателей деятельности сотрудника.

Существует риск, что инспекторы на местах посчитают необоснованной завышенную величину премии отдельных сотрудников. Чтобы избежать подобных претензий, целесообразно в положении о премировании указать порядок расчета премии, ее размер или диапазон поощрительных величин.

Как правило, сотрудники налоговых органов отказывают компании в признании расходов, связанных с выплатой премий непроизводственного характера (ко дню рождения, юбилею, государственным праздникам, личным событиям в жизни работника).

Минфин России указывает, что такие выплаты не связаны с производственной деятельностью компании и, следовательно, являются экономически необоснованными.

Аналогичное мнение еще в 2005 г. высказало УФНС России по г. Москве.

Суды подтверждают, что работодатель вправе учесть в составе налоговых расходов суммы премий, если их выплата предусмотрена трудовым или коллективным договором или иным локальным актом работодателя. Так, в одном из дел ФАС Московского округа пришел к выводу, что выплата премии за качественное и своевременное выполнение работниками своих должностных обязанностей в канун профессионального праздника - Дня работников нефтяной и газовой промышленности с налоговой точки зрения обоснована. Именно потому что вероятность такой выплаты компания прописала в положении о премировании. Другие суды также соглашаются с правомерностью учета в налоговых расходах премий непроизводственного характера.

Таким образом, компании целесообразно закрепить в положении о премировании основания выплаты премий (в том числе непроизводственного характера).

Невыплата работнику премии может быть обусловлена, например, нарушением трудовой дисциплины или невыполнением отдельных должностных обязанностей. По сути, трудовое законодательство не содержит каких-либо ограничений в отношении премирования или депремирования работников. Следовательно, порядок назначения и выплаты премии работодатель определяет по своему усмотрению, но в соответствии с внутренними документами компании.

Подобные выводы высказал Ленинградский областной суд. Судьи согласились с уменьшенным размером премии, выплаченной сотруднице, поскольку в соответствии с положением о премировании, действующим в компании:

Московские судьи также поддержали работодателя, который не выплатил премию сотруднику, нарушившему трудовую дисциплину. Дело в том, что на основании положения о премировании, представленного в суд руководитель подразделения имеет право снижать размер квартальной премии или лишать сотрудников квартальной премии за упущения по службе и нарушения служебной дисциплины.

Отметим, что одним из аргументов суда при рассмотрении обоих споров стал факт ознакомления под роспись сотрудника, лишенного премии, с положением о премировании. Следовательно, работник был предупрежден, что в случае нарушения трудовой дисциплины его могут депремировать.

Кроме того работодателю рискованно включать в положение о премировании норму, согласно которой работника можно лишить премии, если в отчетном периоде он отсутствовал на рабочем месте по причине временной нетрудоспособности.

В том случае, если лишение сотрудника премии или снижение ее размера не обусловлено положением о премировании, работодателю грозит административная ответственность (ст. 236 ТК РФ и ст. 5.27 КоАП РФ).