Как организовать офлайн и онлайн-хакатон

Мы уже много раз рассказывали о хакатонах: форматах и целях проведения, преимуществах, пользе и результатах. Большое количество материалов по теме есть в нашем блоге. В этой статье хотим «освежить память» и рассказать, как проводить хакатоны в 2022 году. Материал будет полезен и тем, кто уже проводил подобные ивенты, и тем, кто только собирается окунуться в мир хакатонов.

Хакатон — это соревнование, на котором участники в одиночку или в составе команды решают задачу заказчика за ограниченный промежуток времени: от создания прототипов приложений и веб-сервисов до обучения моделей.

Как правило, на хакатон приглашают разработчиков, программистов, дизайнеров, маркетологов, менеджеров и других специалистов в IT-сфере. Это могут быть как начинающие студенты, так и опытные Senior-специалисты.

Хакатон может длиться несколько часов, дней или недель, но принятый популярный стандарт ограничивается двумя выходными днями.

Несколько основных пунктов, которые помогают понять, как хакатон может помочь компании:

Хакатоны притягивают таланты и моделируют ситуацию, где участники чувствуют себя частью компании. На ивентах происходят нестандартные ситуации, которые невозможно спрогнозировать на обычном собеседовании. Также можно увидеть, как поведут себя потенциальные сотрудники в стрессовых и ограниченных во времени ситуациях, и, самое главное, понять уровень навыков участников.

Хакатон — это громкий инфоповод, который привлекает внимание не только самих участников хакатона, но еще и журналистов, конкурентов, потенциальных клиентов. Операторы хакатонов плотно работают над продвижением и коммуницируют с профессиональными сообществами, вузами, другими организациями, тем самым расширяя круг осведомленных о деятельности компании.

Возможность посмотреть с различных точек зрения на актуальные задачи по развитию продуктов или услуг компании. После хакатона можно получить несколько отличных прототипов с огромным потенциалом. Развивать и «допиливать» решения можно уже после хакатона.

Хакатон справляется со сложной частью инновационного процесса — от поиска идеи до технического воплощения. После хакатона у организатора всегда «на руках» инновационное решение проблемы рынка и, кроме того, подходящая, проверенная команда для проекта.

Пошаговая инструкция по организации хакатона:

Перечитайте предыдущие абзацы и определитесь с основными целями хакатона. Задавайте себе вопросы: Какие проблемы необходимо решить? Что необходимо создать? Что необходимо модернизировать?

Здесь важно описать задачи, которые участники будут решать на мероприятии. Исходя из этих задач, можно понять каких специалистов необходимо пригласить. Специализации, стеки и уровень подготовки (Junior, Middle, Senior) — необходимо расписать полный портрет участника хакатона.

Подумайте о количестве участников, способах привлечения, концепции, дизайне, о месте проведения хакатона, о логистике, технических моментах, фотографе, видеографе, мерче и питании на хакатоне.

Запланируйте хакатон на те дни, когда участники будут свободны. Планируйте выходные дни, но будьте осторожны с праздниками и зимними каникулами. Посмотрите, нет ли похожих хакатонов в эти дни.

Выберите большое открытое место, в котором есть необходимое количество мебели, проекторов. Убедитесь, что в помещении можно провести мероприятие вашего масштаба с учётом мест для отдыха и кейтеринга.

Стандартный призовой фонд хакатона — от 100 000+ рублей на трек (не забывайте про налоги). Помните, что призовой фонд — это важный, но не решающий фактор при принятии решения участия в хакатоне. Мотивацию придают интересные задачи, возможность познакомиться и поработать с экспертами компании организатора.

Мотивации придаёт ещё и память об участии в ивенте. Стикерпаки, футболки, худи, свитшоты, welcome-наборы, сертификаты — прекрасные «артефакты», добытые в процессе решения задач хакатона.

Не забывайте покормить участников. Сладости и фрукты для интенсивной работы мозга и перекусов. Стандартные наборы: завтраки, обеды и ужины, постоянный доступ к воде, чаю, кофе. Учитывайте вкусовые предпочтения, добавляйте вегетарианское и веганское меню.

Email-рассылки, работа с тематическими сообществами в социальных сетях и мессенджерах, добавление мероприятий в СМИ и сайты с IT-календарями, таргетированная реклама, контекстная реклама. Составьте список инструментов и релевантных сообществ

Не бойтесь креатива, помните о современных тенденциях в дизайне. Подготовьте все текстовые и графические материалы для рекламы и PR, не забывайте про размеры и форматы. Создайте сайт или страничку хакатона с формой для заявок.

Уровень технических решений, наличие прототипа, дизайн и многое другое. Подробнее о критериях можно прочитать в нашем руководстве здесь.

Убедитесь, что всё готово и оставьте время на сбор количество заявок. Заложите на привлечение месяц до старта хакатона.

Составьте списки команд и одиночных участников. Помогите одиночным участникам найти или сформировать команду.

Несколько часов интенсивной работы с голосованием. Организаторы вводят участников и команды в курс дела. Команды знакомятся друг с другом, задачей, компанией-организатором и её сотрудниками. Менторы курируют команды, эксперты выставляют оценки по критериям. Участники защищают (питчат) лучшие решения перед членами жюри.

В конце хакатона всех ждёт церемония награждения победителей с чеками.

Расскажите, как прошло мероприятие, сколько собрали участников, кто вышел победителем.

Не бросайте коммуникацию с участниками. Впереди ещё несколько завершающих этапов:

Плюсы офлайн-хакатона:

Организация хакатона ресурсоёмкий процесс. Свяжитесь с нами и мы поможем вам организовать и провести хакатон на высшем уровне.

Бонус

Теперь поговорим про онлайн-хакатон. Некоторые моменты организации онлайн-хакатона пересекаются с офлайн организацией, но мы всё равно опишем полный путь, а чуть позже расскажем про плюсы и минусы онлайн и офлайн хакатонов.

Здесь, как с офлайн-хакатоном. Определитесь, зачем вам проводить хакатон.

Подумайте над задачами для хакатона и какой портрет участников вы хотите видеть на онлайн-хакатоне.

В онлайн-хакатоне будет меньше затрат, так как не нужно арендовать помещение, заказывать транспорт, нанимать людей.

Если вы организовываете онлайн-хактаон самостоятельно, то без базового набора инструментов вам не обойтись. Ниже приведём список того, что необходимо и самые популярные сервисы:

Как видите, пунктов много, а организация онлайн-хакатона очень ответственный и трудоёмкий процесс. Но можно пойти лёгким путём использовать онлайн-платформу для проведения хакатонов Codenrock. Все необходимые сервисы мы интегрировали в платформу. Более того, платформа обладает функционалом для успешного проведения Machine Learning / Data Science — хакатонов и других соревнований для разработчиков.

В онлайн-хакатоне минимальный размер призового фонда не меняется.

Для того, чтобы участники и команды получили мерч — необходимо организовать доставку или пригласить в офис компании, где вы сможете передать всё лично в руки.

Еда важна для участников хакатона. Для онлайна нет необходимости в организации кейтеринга, вместо него можно договориться и закупить промокоды на еду у крупных сервисов доставки. Организатору лишь нужно выбрать номинал промокодов, их количество и разослать участникам во время онлайн-хакатона.

В случае онлайн-хакатона география участников не ограничивается одним городом. В данном случае необходимо найти все каналы, где находится потенциальная аудитория и подготовить текстовые анонсы.

Подготовить графические материалы для лендинга или сайта, рекламных кампаний, рассылок и партнёров.

Мы обсуждали ранее, что свой хакатон можно организовать и провести полностью на Codenrock.

Здесь всё, как в организации офлайн-хакатона. Подробнее о критериях можно прочитать в нашем руководстве здесь.

Начните собирать заявки за 3-4 недели до хакатона.

Свяжитесь с участниками и утвердите их участие на онлайн-хакатоне.

Проверьте работоспособность всех устройств со стороны организаторов. Проведите репетицию открытия и других важных событий онлайн-хакатона.

Вся работа и нетворгинг проходят в онлайне. Не забудьте пригласить кураторов, которые будут помогать и командам, и организаторам вовремя: проводить встречи и сдавать решения.

Проведите голосование и наградите лучших участников хакатона.

Осветите все результаты хакатона: воронка хакатона, какие решения оказались лучшими, кто вышел победителем.

Данный этап важен в любом формате. Продолжайте общаться с участниками онлайн-хакатона. Оплатите участникам призовые, организуйте доставку мерча, если есть такая необходимость, пригласите на собеседование и начните реализацию лучших проектов.

На платформе Codenrock прошло больше 350 онлайн-хакатонов и соревнований для IT-специалистов. Свяжитесь с нами и мы поможем организовать и провести хакатон на платформе Codenrock.

Плюсы онлайн-хакатона:

Бонус:

Хакатоны — это эффективный способ найма, генерации идей и запуска новых продуктов. Главное отличие организации хакатонов в 2022 году от предыдущих лет: количество офлайн и онлайн-хакатонов продолжает расти, а в новом году их будет ещё больше. Не упустите возможность и начните организацию уже сейчас. Вы можете выбрать любой формат: онлайн, офлайн или гибридный.

Подберём лучшее IT-решение для вас. Свяжитесь с нами.