Стелим соломку, внедряя СЭД: как всё не испортить

Эта статья о проблемах компаний, которые приобрели систему электронного документооборота (СЭД) и решили внедрить ее самостоятельно. Меня зовут Марина Доминова, я менеджер по сопровождению и развитию текущих клиентов в компании Directum. Ежедневно в своей работе сталкиваюсь с новыми заказчиками, лично анкетирую администраторов и других сотрудников, заинтересованных во внедрении системы электронного документооборота.

Сразу отмечу, что самостоятельное внедрение и настройка корпоративного ПО — рабочий вариант и многие вполне обдуманно выбирают именно такой путь. Но часто встречаются одни и те же проблемы.

Признаюсь, ошибок много, даже мысли разбегаются, которые из них важнее осветить. Постаралась выбрать те, которые ставят компанию в тупик и которые нужно решать «здесь и сейчас».

В этой статье нет непрошенных советов. Есть лишь опыт, который с особой бережностью я несу и передаю коллегам и заказчиками, пытаясь хоть как-то смягчить удар в случае падения. Это как подложить соломку туда, куда вот-вот свалишься.

Вы купили систему и услуги по сопровождению, в том числе обучение сотрудника основам использования СЭД и ее настройке. Но нужного человека на роль администратора не оказалось, и вы «достали из кармана» работника ровно за день до старта курса. При этом знаете, что сотрудник уходит в отпуск через две недели. Словом, другого варианта не нашлось, и вы приказали ему пройти обучение, а потом настроить систему.

Эта стратегия обречена на провал в 99,9% случаях. Вы кинули человека на амбразуру. И если основная цель — настроить систему и сопровождать ее в дальнейшем — то пересмотрите подход. Не убежит от вас это обучение, а вот сотрудник может. Объясню: курс длится 5 рабочих дней (это в лучшем случае). Настройка системы в зависимости от оргструктуры и количества процессов займет даже у опытного сотрудника около 10 рабочих дней. Считайте — на этом этапе он уже не уложился в сроки, ушел в отпуск раздраженный и выбившийся из сил. Еще и ваше недовольство…

Лучший друг руководителя проекта — план внедрения. Его нужно составить с вашим менеджером по сопровождению от компании-разработчика. Объясню, почему не стоит отказываться от четкого графика, и ознакомить с ним всех заинтересованных лиц.

Например, есть курс по инструментам управления проектами (как с ними работать, алгоритмы действий, практика по ведению проектов в системе). И тут вдруг в вас включается торопыжка, который хочет мгновенно внедрить систему и начать в ней работать. Я развею эти розовые мечты, так как внедрение системы требует поэтапного движения. Это касается и обучения. Работать нужно в наполненной СЭД и только если сотрудники подготовлены.

Представим, что систему вам настроили и передали через 2 недели после покупки, админ обучился через 4 недели. А вот обучение по проектным модулям провели на первой же неделе после покупки системы. Через месяц сотрудники (дай бог вспомнят логин и пароль) зайдут в систему, возможно создадут карточку документа, а как создать вложение (есть целых 3 способа) — не вспомнят. Эксперимент провален — сотрудник уйдет к привычному способу работы. А это, ребята, уже похоже на саботаж.

Звучит, как приказ? Нет. Смысл в том, что при первом общении с вами мы пытаемся разобраться и выяснить, какие основные потребности вы хотите закрыть системой. Были случаи, когда проект внедрения приходилось приостанавливать на этапе заполнения анкеты первичной настройки (это сводный документ, позволяющий консолидировать информацию об организации), так как до этого заказчик просто не озвучил (непонятно по какой причине), что именно он планирует автоматизировать в системе. По факту мы получаем покупку ПО с одним составом решений, например Договоры и Делопроизводство, а нужны Проекты. Состав ПО скорректировать можно, но упущенное время не вернуть.

Чтобы не вышло так, что, покупая ПО для работы с продажами, вы получили систему для обмена документами — всегда просите демодоступ. На демостенде есть уникальная возможность протестировать, как лягут ваши реальные бизнес-процессы в цифровом воспроизведении. Продавец составит схему согласования договора, покажет жизненный путь документа от создания до подписания, объяснит особенности разных решений. А как же вы иначе узнаете, что умеет система?

История, когда администратор системы — это сотрудник на аутсорсинге, обречена на провал практически всегда. Расскажу почему: для настройки СЭД нужно знать все бизнес-процессы организации, всех сотрудников, оргструктуру, какие документы в обороте, какими журналами и кто пользуется. Да и в целом неплохо было бы понимать, кто и как взаимодействует друг с другом, какие задачи выполняет, с какими проблемами сталкивается.

Все эти вводные нужны будут для первичной настройки ПО. Ок, если вы приобрели услугу первичной настройки (вендор настраивает оргструктуру, права доступа, роли, регламенты, процессы и т. д.), но и это не сильно облегчит жизнь сотруднику, которому вверили коммуникации с разработчиком и дальнейшую работу с СЭД. Без вашей помощи ему не справиться. Делайте выводы.

Не нужно закрывать своих коллег — конечных пользователей — грифом «Секретно». Дополнительные контакты позволят вашему менеджеру по сопровождению лучше узнать ключевые процессы, сократить сам бизнес-процесс, упростить схемы согласования, в итоге предоставить бесплатные инструменты для самостоятельной настройки системы и т. д. Администратор системы в свою очередь быстрее поймет, что важно сотрудникам компании, и какие положительные эффекты от внедрения будут им полезны.

Одним словом — давайте найдем союзников, и тогда проект внедрения ожидает успех. Не все сотрудники сразу начнут пользоваться программой, и им нужно будет помочь. Для это выделяют «суперпользователя» (но это не точно), им может быть и администратор системы, который поможет разобраться с сложными кнопками в системе. Это позволит избежать саботажа и поможет гладко запустить СЭД в работу.

Внедрение СЭД, даже коробочного варианта, — это не только работа с системой, документацией, изучение процессов, но и очень много работы с людьми. И здесь нужны навыки, которые помогут решить проблемы людей и организации. Как следствие «влюбиться» в продукт и сделать коллег его фанатами.

Успехов, друзья!