История проекта с использованием метода «Pulse Management». Или как создать event-агентство за 6 недель

Великая пандемия 21-го века. Короновирус. Звучит страшно и зачастую ассоциируется с болью утрат, потерей времени и денег. Но, несмотря на это все, всегда нужно искать пути развития. Так сложилось, что с самого детства я, на собственных ошибках, учился финансовой грамотности и пытался заработать деньги, не имея при этом каких-либо вспомогательных ресурсов. Но вот мне уже 22 года, я учусь в магистратуре по направлению менеджмент и работаю в ресторане. В один прекрасный вечер я подумал, почему бы не создать свое event-агентство? Опыт в организации мероприятий, какой-никакой и меня имеется, да и связи наработаны. К тому же, нужен был проект для учебы. Вот и решил убить двух зайцев одним выстрелом. Авось и получится. Начнем по порядку.

Для начала мне нужен был план. И это был не план действий, а план идеи. Иначе устав проекта. Так, стоп. Что еще за устав проекта? Как раз тут я в первый раз обратился к методу «Pulse Management”. Теория метода гласит: “Всякий проект должен иметь цели и границы. Если проект не имеет чёткой цели, то можно промахнуться мимо неё и делать лишнее. Поэтому, для проекта должен быть подготовлен Устав проекта, или Манифест проекта определяющий основные границы проекта и его ограничения.» В целом все очень просто. То, что вы нарисовали у себя в голове, выглядит, конечно, классно, но, к сожалению, не имеет никаких шансов на жизнь пока вы все это не структурировали и не записали. Собственно, устав проекта — это самая важная и самая первая часть вашего проекта! Запомните это! Вот то, что вышло у меня:

Устав поможет вам разложить все по полочкам, понять, чего вы именно хотите, какие ресурсы вам нужны и что вам может помешать при работе над проектом. Все это можно найти в методичке «Pulse Managment» по ссылке (нажми на меня)

Далее необходимо создать некий план действий. У каждого проекта он свой и каждый делает его так, как ему удобно. Я же выбрал формат «Дерева перехода», также известное как «Дерево предпосылок» из набора мыслительных процессов Теории Ограничений Э. Голдратта причем начал его с конца. То есть не от того, что имею, а от того, что хочу получить. В моем же случае, главной задачей являлось, чтобы клиент прошел полный покупательский цикл и перевел деньги за выполненную работу. В своем проекте план проекта я разбил на под проекты, что позволило мне разграничить проблемы и в целом оптимизировать работу над проектом. Потому что я знал, что одно никак не связано с другим, и у меня было расписано что делать при возникновении той или иной проблемы. Так выглядит мой план проекта:

Также прикрепляю QR-код и прямую ссылку (нажми на меня) на план проекта, для того чтобы можно было подробнее рассмотреть.

И так, следующим шагом нужно было понять, как себя оптимизировать свою работу во времени, поскольку не за горами были праздники, что означало много, очень много работы и полное отсутствие личного времени на выполнение работы по проекту. На помощь пришел Scrum (нажми на меня) и немного теории из Теории Ограничений и Pulse Management, что мы как раз и проходили на парах. К каждой задаче я присвоил вес (1,2,3,5,8), что означало сложность той или иной задачи, посчитал расход буфера и сделал шаблон для «Диаграммы сгорания». Что это такое и как это есть вы всегда можете посмотреть по ссылке (нажми на меня). Выглядело все это примерно так:

После был нарисован буфер сгорания, который помогал мне понимать, насколько я укладываюсь в свои же сроки. Буфер, это график, состоящий из зон: голубой (я не применял), зеленой, желтой красной и черной. Если смотреть со стороны руководителя, то при движении работы в пределах зеленой зоны означает, что все хорошо, твой план А прекрасно работает, не мешай людям работать. Как только проект попадает в желтую зону, это значит, что пора бы начать задавать вопросы команде, выяснять что не так и готовить план Б. Как только проект попадает в красную зону, то нужно начинать применять план изменений, тот самый план Б. Как только проект попадет в черную зону, это означает что сдать проект в назначенные сроки не получится с 99% вероятностью. Более подробно про этот инструмент вы можете прочитать в методичке «Pulse management» по ссылке (нажми на меня).

И так, с теорией закончили теперь можно переходить к практике.

Для проекта нужны ресурсы и мой проект не исключение, моими ресурсами же являлись: знания, люди, которые готовы помочь, компьютер, телефон, связи и скромные 50 т.р.

В моем случае, острого вопроса с деньгами не стояло. Во-первых, я имел стартовую сумму, с которой, в случае чего, был готов легко распрощаться. Во-вторых, у меня был план, а в плане был один из пунктов — это попросить у родителей, благо они всегда готовы меня поддержать. Да и к тому же, одним из главных табу в моей жизни является ни в коем случае не открыть бизнес на заемные деньги, поэтому идея с кредитом всегда отходит на последний план в любом моем начинании. Забегу наперед и скажу, что я уложился в свой, честно заработанный, бюджет.

Деньги есть, что дальше? Нужно как-то легализировать свой будущий доход. Что делаем? Правильно! Идем смотрим план. Собственно, следующим шагом была регистрация как самозанятый. Заходим на сайт gosuslugi.ru смотрим гайд и регистрируемся. Отлично! После, я создал все необходимые для работы базы контактов и спокойно сгрузил все в одну папочку на рабочем экране ноутбука. Также я не забыл отразить проделанную работу на графике потребления буфера, и вот как он стал выглядеть:

Одной важной частью, в любом проекте является ретроспектива. Поскольку я использую Scrum, что предполагает разделение проекта на спринты, то ретроспективу нужно было делать после каждого спринта. И вот она, моя первая ретроспектива! Посидев, подумав, я понял, что все идет хорошо и благополучно пошел спать.

Новый отрезок пути, новый спринт, начнем! И так, у меня есть деньги, я зарегистрирован как самозанятый, создал базы контактов, что дальше? А дальше праздники… Да, я полностью забросил проект, месяц не притрагивался ни к чему, я был в черной зоне на графике потребления буфера, что означало, что я 99% не уложусь в сроки. Сроки горели, а вместе с ними горел я. Вот так выглядел мой график потребления буфера на тот момент.

Честно говоря, я уже был готов бросить все, но тот факт, что провал проекта — это не только потеря времени, но и визитная карточка в ряды военнослужащих срочного призыва, назовем их так, заставил меня быстро включиться в работу.

Я посмотрел на то что имею, и опять заглянул в план. На самом деле, для запуска проекта оставалось три основных пунктов. А именно, нужно было:

С первым пунктом мне помог всеми любимый конструктор Tilda. Очень удобная вещь, к тому же опыт работы в этом конструкторе я уже имел, что также облегчило мне работу. И да, помните мой устав проекта? Одним из ресурсов, которые были там отражены, были знания! И вот, пожалуйста, пригодились. Кстати, я был приятно удивлен, что разработчики Tilda не стоят на месте и добавили систему CRM, что, я более чем уверен, в дальнейшем поможет мне в развитии проекта. Ниже QR-код и ссылка на сайт, который у меня получился.

Ссылка на сайт:

Отлично, сайт создан. Далее я определился с ЦА, которая мне интересна. После чего создал рекламные аккаунты в Яндексе и Google, настроил рекламные кампании на этих площадках, оставалось только перевести деньги на счета и ждать потенциальных клиентов. Но, деньги, отложенные на проект, лежали не на счету в банке, а в шкатулочке у меня на столе. Собственно, тогда деньги я так и не перевел.

Помните, в начале статьи я говорил, что работаю в ресторане? Так вот, работаю я там официантом, а ресторан не совсем простой, у нас пью хороший алкоголь и курят качественные сигары. Бинго! Наши гости, полностью подходят под мою ЦА, и большая часть постоянных гостей за время работы стало моими знакомыми. Так, во время праздников, когда я ничего якобы не делал (так я искренне думал), я сделал самое важное! Сам того не понимая, при общении с гостями, слово за слово я запустил сарафанное радио. Результатом, которого стало прохождение покупателем полного покупательского цикла, а это именно то, что мне было нужно!

Такова история моего учебного проекта, который смог стать реальным и принести прибыль. Это было очень интересно и сложно одновременно. Ниже, показан мой график расхода буфера, на котором видно, как шла моя работа над проектом. Как я горел по дедлайнам и те скоростные сани мотивации, которые помогли мне вернуться в зеленую зону и закончить все вовремя.

Соглашусь, картинка не самая приятная, но она полностью отражает то, как делалась работа. Смотря на этот график на ум, приходит закон Паркинсона, который гласит: «Работа заполняет время, отпущенное на нее». Весь проект, в конечном итоге, занял у меня 6 недель времени. На графике буфера, в конечном итоге, я оказался в зеленой зоне, но это все благодаря тому, что изначально взял большой запас во времени. Если же изначально более точно обозначить временные затраты, то окончание моего проекта должно быть где-то в желтой зоне. Осталось подвести некие выводы по проекту, сделаем небольшую ретроспективу!

Бизнес жив, сарафанное радио все также работает, но уже без моего участия. Сайт, тоже функционирует, ждет окончательной верстки, так как нужный материал с мероприятий еще не набрался. Я искренне хочу и верю, что этот бизнес будет развиваться и будет приносить не только деньги, но и невероятные эмоции от проведения мероприятий не только мне, но и заказчикам. На данный момент я не обладаю таким большим количеством времени, чтобы полноценно окунуться в развитие агентства, поскольку основная работа и учеба забирают слишком много времени, но, если вы желаете познакомиться с мои проектом в живую, то я всегда буду рад организовать для вас ваш небольшой, а может и большой, праздник!

Спасибо всем, кто дочитал до конца, оставляйте комментарии по теме, до новых встреч!