Как назначать встречи, на которые хочется приходить

Рабочие встречи часто проходят неэффективно. Настолько неэффективно, что полностью отбивают желание заниматься поднятыми вопросами. И часто в этом виноват организатор.

Я подготовил 10 правил, которые позволяют тратить минимум времени на получение сведений от коллег или совместное принятие решений. К тому же, репутация хорошего организатора сама по себе помогает участникам вовлечься во встречу.

До встречи:

Оставьте минимально возможное количество участников
Не назначайте встречи без перерыва между ними. До места встречи в реальном мире ещё нужно добраться. И даже на удаленке коллегам нужно немного времени на себя. На обед. Сходить в туалет, в конце концов. Вряд ли человек, отсидевший 6 часов на непрекращающихся встречах будет продуктивен
В приглашении напишите, каких результатов вы ждете от встречи. Что нужно узнать, какие решения принять?
Принесите необходимую информацию в виде понятных слайдов или небольших списков. Длинные статьи лучше прикрепить к письмуНе назначайте встречи через 15 минут или на месяц вперед
Проверьте технику. Микрофон, наушники, камеру, проектор и так далее. Проверьте материалы, которые, которые собираетесь показать
Убедитесь, что все приглашенные собираются прийти. Если не получили согласия на встречу, уточните лично

На встрече:

Не опаздывайте! Самое очевидное правило. Которое всё равно нарушается с завидной частотой
Не давайте дискусии уйти от намеченных тем слишком далеко
Заканчивайте встречу, если все вопросы решены. Мало что оставляет такое приятное впечатление, как собрание на час, которое удалось провести за 15 минут

После встречи:

Отправьте письмо с результатами встречи (meeting notes) участникам и другим заинтересованным. Потом эти заметки легко найти в почте и построить на них доклады, отчеты или задачи для разработчиков. Сразу после встречи такое письмо займет не больше 10 минут, а вот вспоминать содержание беседы через несколько дней или недель будет сложно и долго. К тому же, именно письменная фиксация результатов дает возможность выполнить самый первый пункт и оставить на встрече только минимум участников, не лишая никого из коллег важной информации.

Попробуйте применить это в работе и отношение коллег к вашим встречам начнет меняться. Какие правила захотелось проверить в деле? А какие не пригодятся?