Виртуальный помощник Патрик-бот – технология, оптимизирующая работу подрядчиков и заказчиков

История создания Патрик-бота началась давно. Я, предприниматель со стажем, искал надёжное решение, которое помогло бы эффективнее распределять задачи между сотрудниками, следить за просрочкой и вести отчёты.

После нескольких месяцев разработки в моей команде появился виртуальный помощник Патрик, который облегчил мою жизнь и помог оптимизировать состав команды, а также улучшить производительность.

Я внедрил умного бота во все рабочие процессы, а сотрудники быстро оценили удобство Патрика. С помощью него можно было поставит задачу, дедлайн, исполнителя, добавить комментарии и вложения, а самое главное – всё это без скачивания приложений и длительного обучения. Бот работает прямо в Телеграм, именно там я осуществляю всю бизнес-коммуникацию.

Помимо своих проектов я стал использовать бота для работы с заказчиками. Это был новый и интересный опыт, который привёл к весьма неожиданному результату.

В конце 2020 года я вёл проект в качестве проектного-менеджера с Компанией N, которая занимается развитием собственных ИТ-проектов. В данном случае я был подрядчиком и создавал мобильное приложение для заказчика. Вся переписка велась в двух чатах Телеграм –

Задач было много, следить за дедлайнами в переписке - сложно, а искать нужные файлы и вести отчётность из-за высокой загрузки я просто не успевал. Поэтому я впервые внедрил чат-бота Патрика в работу смешанной команды.

В первом чате с помощью бота мы ставили задачи по поводу сроков подготовки договоров, сдачи приложения на тестовый период и подготовки графических материалом дизайнером. Во втором – я общался по вопросам методов, которые нужны были для приложения от разработчиков сервера.

На первых этапах сотрудники со стороны заказчика вовремя не составили договор, но для меня это было не так важно, в отличие от оплаты счёта. Как только заказчик выполнил задачу «оплатить счёт», мы начали разработку приложения. В процессе разработки с помощью Патрика я ставил задачи дизайнеру - «предоставить иконки для приложения», «отредактировать группировки элементов в экране», если изображения были неподходящего формата или качества, я оставлял комментарии. Дизайнер не всегда выполнял обязательства в срок, но Патрик-бот фиксировал все его просрочки.

С разработчиками сервера поначалу нам не требовались задачи, но не прошло и половины месяца, как мы поняли – нужно ставить жёсткие дедлайны и отслеживать выполнение задач. После новогодних праздников я внедрил Патрик-бота во второй чат, так как понимал, что команда разработки может не выполнить свои обязательства в срок.

По итогам работы мы задерживали результат примерно на 3 дня. Когда пришло время сдавать приложение и публиковать его, я поставил заказчику задачу проверить работу приложения и провести тест-драйв. Затем я созвонился с заказчиком, чтобы подвести промежуточные итоги.

В истории задач Патрик-бота были зафиксированы все просрочки, поэтому оказалось, что у нас есть дополнительная неделя от первоначального дедлайна. Ведь мы не виноваты в просрочках дизайнера и технического директора со стороны заказчика.

С учётом дополнительной недели мы успели сделать приложение, а заказчик остался доволен результатом. Сейчас мы продолжаем работать, так как его заинтересовал подход к постановке задач и контроль над дедлайнами.

Патрик помог создать крепкие рабочие отношения с заказчиком и не допустить конфликтов из-за просрочки, а я открыл ещё одну сферу, где наш чат-бот может приносить пользу. Теперь смешанные команды заказчиков и подрядчиков могут быстрее выполнять обязательства, минимизировать «стычки» по рабочим вопросам и с большей вероятностью стать деловыми партнёрами.