Возможно ли наладить эффективную работу с командой в обычном мессенджере

Любой бизнес нуждается в эффективном канале коммуникации как между членами команды, так и с «внешними» людьми: клиентами, подрядчиками, фрилансерами и другими участниками бизнес-процессов.

Как правило, для этого используются коммерческие продукты. От корпоративных почтовых сервисов типа ProtonMail до целых платформ вроде Битрикс24 и Platrum или ныне недоступного в России Slack.

Главная проблема коммерческого ПО в том, что оно платное. Бесплатные версии таких программ ограничены по набору фичей, количеству пользователей, времени или по всем параметрам сразу. А еще владельцы программы могут просто уйти с национального рынка в одностороннем порядке, от чего, как показали последние месяцы, не застрахован никто.

Исходя из всех вышеперечисленных функций я предлагаю вам ознакомиться с моим решением проблемы внутрикомандной коммуникации, которое составлено на базе мессенджера Telegram.

Взаимодействие через Телеграмм будет оптимально для сравнительно небольших команд или стартапов, которым нет необходимости обзаводиться CRM или похожим ПО прямо сейчас. Это может быть веб-студия или команда разработчиков на аутсорсе, небольшое производство или e-commerce компания.

Ограничений по направлениям здесь нет, но можно выделить несколько признаков:

Организация взаимодействия через мессенджер подходит как для молодых, начинающих компаний, так и для опытных команд. Наиболее эффективно такое взаимодействие в контексте производства разного рода контента или цифровых продуктов, от сайтов и приложений до графики и моушн-дизайна.

В его пользу говорят несколько факторов. Первый из них – это популярность мессенджера. Да, в этом аспекте он формально проигрывает WhatsApp в мире, но в странах Ближнего Востока и СНГ это основной канал коммуникации и получения информации.

Второй аспект – это формат площадки. Помимо переписок здесь есть каналы с информацией, а значит и люди заходят в него гораздо чаще: не только для переписки, но и для серфинга.

И третий аспект – это фичи, которые есть у сервиса. Оставим банальные, вроде возможности гибко настраивать уведомления, менять фоны или загружать файлы, и остановимся на самых интересных, которыми я сам регулярно пользуюсь в работе.

Эта функция особенно удобна в тех случаях, когда члены команды живут в разных часовых поясах или просто работают в разное время суток (сов ведь тоже немало, особенно среди фрилансеров). Функция активируется долгим нажатием на кнопку отправки сообщения (ПКМ на ноутбуке). Выбираете нужную дату, время и сообщение отправляется автоматически.

Звонки в Телеграмме достаточно качественные с точки зрения звука, позволяют создавать групповые созвоны, а при необходимости и видеочат в режиме онлайн. Уведомление о начале группового звонка будет автоматически разослано всем участникам, что значительно облегчает жизнь модератора.

В отличие от ВКС-решений, таких как Zoom или Skype, Телеграмм прост, нативен и главное – всегда под рукой. Возвращаясь к минусам платных продуктов, стоит упомянуть, что в том же Zoom любой звонок автоматически сбросится через 45 минут (в бесплатной версии).

В рамках одного проекта нередко бывает несколько чатов. Один с дизайнерами, другой с разработчиками, третий с проджектом и клиентом, четвертый…и так далее, до бесконечности, в зависимости от масштабов проекта. Таких проектов у компании параллельно может быть 2 и более, но в среднем 3-5 активных.

С помощью функции папок все это «добро», можно распределить по отдельным группам, с помощью полномочий модератора – назначить ответственного за конкретный чат, закрепить сообщение с тасками, задачами, графиком или любой другой нужной информацией.

Сюда же можно отнести несколько несколько «мелких» фичей, о которых нет смысла говорить отдельно. Например, возможность тэгать пользователя по нику, выделять важные мысли в сообщении шрифтами, подключать к чату ботов (от собственных кастомных до распространенных «универсальных, вроде расшифровщика голосовых сообщений).

Боты – это киллерфича Телеграмма, которой, в данный момент, нет у других «ходовых» мессенджеров. Важно отметить, что программирование бота и его возможности, в большинстве случаев, ограничены желанием пользоваться научиться их создавать.

Для многих простых задач совершенно не нужно разбираться в программировании, хотя это и будет большим плюсом с точки зрения понимания логики и алгоритмов. Возвращаясь к нашей задаче, тг-бот может помочь во многих вопросах: контроль дедлайнов, обмен данными между командами, автоматизация работы со сроками и контролем эффективности. Полноценную CRM, конечно, развернуть не получится, но функционал достаточно обширен, а главное – совершенно бесплатен.

Для систематизации и адаптации работы своих команд в Телеграмме мы создали отдельного бота. По своей сути он совмещает функционал планировщика задач и таск-программы и, в данный момент, имеет следующие функции:

С помощью бота мы смогли существенно дополнить базовый функционал Телеграмма и превратить обычный мессенджер в инструмент командной работы над проектами. При этом, никаких ограничений по количеству команд, задач и проектов нет, полный функционал «всегда под рукой», нет никаких опасений что рабочее пространство перестанет быть доступно из-за политических факторов или иных происшествий. В одной из следующих статей мы расскажем о том, что уже умеет Patrick.bot, как его можно использовать на практике, и каким мы видим его дальнейшее развитие.