дистанционный работник или что нужно знать, когда нанимаешь работников на удаленку

Хочу поделиться немного опытом нашей компании о дистанционной работе) на что важно обратить внимание при заключении договора с дистанционным работником? какие существенные условия нужно закрепить в договоре?

Обо всем понемногу в моей статье)

При переводе работника на дистанционную работу Работодатель вправе оформить дистанционный режим работы, как трудовым договором, так и дополнительным соглашением к трудовому договору. В законодательстве в рамках данного вопроса не установлено ограничений и каких-либо иных специальных условий.

При выборе указанной форму считаем необходимым исходить из того, на какой срок мы хотим отправить Работника на дистанционный режим Работы – имеется ввиду введение дистанционной работы на постоянной основе, или временно.

При установлении постоянного режима дистанционной работы – мы можем заключить с работником изначально Трудовой договор, с включением условий о дистанционной работе. В последующем мы также можем заключить доп. соглашение, и внести изменения относительно указанных условий. При этом необходимо помнить, что дополнительные соглашения по внесению изменений в трудовой договор могут вноситься только при согласии самого Работника.

При установлении режима дистанционной работы на временной основе мы также вправе включить данные условия в сам трудовой договор/или отдельным доп. соглашением к трудовому договору и указать конкретные сроки действия данного условия о дистанционной работе. А вот трудовой договор на дистанционную работу заключается бессрочно и изменять его условия придется путем согласования с работником.

В соответствии со статьей 312.1. ТК РФ, мы можем установить временный режим дистанционной работы – непрерывный (не превышающий шести месяцев), либо периодический (чередование периодов выполнения работником трудовой функции дистанционно и периодов выполнения им трудовой функции на стационарном рабочем месте).

Ø Одним из самых важных моментов, которые необходимо зафиксировать в договоре с дистанционным работником это особенности установления порядка взаимодействия Работника и Работодателя при дистанционном режиме работы.

Законодательство предоставляет сторонам трудового договора о дистанционной работе возможность осуществлять любое необходимое взаимодействие удаленно. Причем в силу части первой ст. 312.1 ТК РФ взаимодействие по вопросам, связанным с выполнением трудовой функции, должно осуществляться с применением информационно-телекоммуникационных сетей, в том числе сети "Интернет", и сетей связи общего пользования.

Лучше всего установить прямо в договоре четкий и понятный порядок взаимодействия, указать периоды обязательного выхода на связь а также установить конкретные электронные адреса по которым должны быть получены и направляться задачи на исполнения. Также для некоторых сотрудников мы прописываем условия о работе в системе Jira или иных системах управления проектами.

Максимальная конкретизация порядка взаимодействия сторон помогает исключить спорные ситуации и в случае, если сотрудник перестанет выходить на связь или выполнять поручения, это облегчает Работодателю возможность расторжения трудового договора по специальным основаниям предусмотренным ТК РФ для дистанционных работников.

Для исполнения обязанностей сторон в части кадрового документооборота личного контакта между работником и работодателем или его представителями также не требуется. Всеми необходимыми документами стороны могут обмениваться дистанционно - путем обмена между работником (лицом, поступающим на работу) и работодателем электронными документами.

В нашей компании обмен документами происходит через курьерскую службу, 2 варианта:

1. Сотрудник сам распечатывает, подписывает и мы отправляем курьера забрать документы

2. Директор подписывает и мы отправляем сотруднику, после чего курьер забирает наши экземпляры

На сегодняшний момент мы активно рассматриваем вопрос о переходе на ЭДО и получении со стороны сотрудников квалифицированных электронных подписей.

Также не сегодняшний момент в нашей компании разрабатываются локальные нормативные акты, регулирующие взаимодействие с дистанционными работниками такие как например Положение о дистанционной работе, чтоб для всех сотрудников все условия работы и взаимодействия сторон были максимально прозрачными.

Ø Еще одним важным моментом, на который необходимо обратить внимание при оформлении отношений с дистанционным работником является указания его места работы. Это является одним из существенных условий договора. Здесь законодатель рекомендует в качестве места работы указывать фактическое место выполнения трудовой функции. Специалисты Роструда и Минфина России также указывают на тот факт, что местом работы дистанционного работника является место его нахождения (место исполнения трудовых обязанностей) (см. письмо Роструда от 07.10.2013 N ПГ/8960-6-1, ответы Роструда; письма Минфина России от 14.04.2014 N 03-03-06/1/16788, от 08.08.2013 N 03-03-06/1/31945). Указание в качестве места работы адреса организации будет неверным (консультация Роструда).

Установление места работы в трудовом договоре налагает обязательства и на работника: формально свою трудовую функцию он может выполнять только в этом месте. Если дистанционный работник намеревается постоянно или временно работать в другом населенном пункте, это предполагает необходимость изменения условий трудового договора, что согласно ст. 72 ТК РФ невозможно без согласия работодателя

Еще важно отметить, что дистанционные работники имеют право на те же гарантии и компенсации, зависящие от места их работы (повышенная оплата труда, дополнительный отпуск, сокращенная продолжительность рабочего времени и т.д.), что и все прочие работники в установленных законом случаях. Заработная плата дистанционного работника не может быть ниже минимума, установленного в том субъекте РФ, где расположено его место работы

Ø Еще одним важным критерием, который мы обязательно прописываем в договоре является режим рабочего дня. Здесь важно отметить, что если в трудовом договоре не будет прописан режим рабочего времени, то для дистанционных работников отсутствие данного условия о режиме работы означает наличие права определять такой режим самостоятельно. При этом, у вас могут трудится работники из совершенно разных городов и режим рабочего времени может отличаться у всех значительно. Например у нас большое количество разработчиков осуществляют свои трудовые функции их Новосибирска, где разница во времени с МСК +4, что может сильно повлиять но выполнение данными работниками своих трудовых обязанностей.

Поэтому, чтоб не было никаких дальнейших разногласий очень важно прописать точное время режима работы сотрудника ( с указанием часового пояса)

При этом, дистанционному работнику может быть установлен любой режим рабочего времени, удовлетворяющий требованиям трудового законодательства, в том числе ненормированный рабочий день, неполное рабочее время.

Вопрос о том, как при дистанционном характере работы обеспечить учет рабочего времени и, при необходимости, контроль за его использованием, решается работодателем самостоятельно. Например, можно закрепить обязанность дистанционного работника использовать на компьютере специальное программное обеспечение для мониторинга пользовательской активности. В нашей компании прибегают к такому контролю и фиксируем данное условие в договоре с сотрудником.

Порядок предоставления отпуска дистанционному работнику зависит от вида дистанционной работы. Работнику, выполняющему дистанционную работу на постоянной основе, ежегодный оплачиваемый отпуск и иные виды отпусков предоставляются в порядке, предусмотренном локальными нормативными актами компании. У нас это стандартный график отпусков для сотрудников и положение об ежегодном отпуске.