Специалист, рабочая группа или гибкая команда: как понять, кто нужен твоему проекту
Чтобы оптимизировать работу над любым проектом, надо четко определиться с форматом – каких людей собрать, как их организовать и как действовать. В этой статье делимся опытом команды платформы «Профессионалы 4.0.».
На Профессионалах 4.0. крупный российский бизнес ищет таланты для своих инновационных проектов. Бизнес приходит к нам с задачей или идей, а мы помогаем упаковать её в проект, определить цель, сроки и найти тех, кто сможет это реализовать.
Для этого мы применяем модель «Кеневин». Ее суть в том, чтобы четко определить в какой среде находится проект, и исходя из этого выстроить рабочие процессы. Это снижает риски и помогает избежать ситуации, когда процесс не соответствует среде.
Например, избежать ошибки многих начинающих бизнесменов — когда стартап начинает заниматься долгосрочным планированием. Или когда, сталкиваясь со структурной проблемой в бизнес-процессе, команда начинает заниматься описанием регламентов, вместо того, чтобы собрать обратную связь от участников и поменять сам процесс.
В чем разница
Чтобы понять, какой организационный формат выбрать на проект, давайте сначала разберемся в терминах.
Специалист — один человек с опытом решения похожих задач. Он автономно выполняет задачу и выдает предсказуемый результат.
Рабочая группа – стандартная команда в корпоративной структуре, где роли заранее распределены и закреплены руководителем группы. Есть четкая иерархия. Каждый участник несет ответственность только за свой блок и решает проблемы в рамках этой ответственности.
Гибкая команда – проектная команда, которая собирается для решения конкретной задачи. Работа ограничена по времени и все участники ориентированы на результат. В команде партнерские отношения, роли могут меняться по ходу работы, каждый член команды отвечает за общую эффективность проекта и участвует в решении возникающих проблем.
Когда нужен специалист
Специалист нужен на простые, предсказуемые задачи, когда точно понятно, какой результат надо получить. Для такого проекта достаточно найти человека, у которого уже есть опыт решения такой же задачи — он повторит лучшие практики и выдаст предсказуемый результат.
Такой подход применим, например, для редактуры, дизайна, простых программных задач, когда нужно повторить уже существующую практику.
Плюсы:
- не требует руководителя проекта, можно работать напрямую со специалистом;
- минимум бюджета на поиск и найм;
- нет коммуникационных сложностей с другими участниками команды.
Минусы:
- не подходит для сложных и многосоставных задач;
- работает медленнее, чем группа.
Кейс из практики: анализ продуктовых портфелей для Ростелеком
Задача: проанализировать продуктовые портфели в области B2C ведущих телеком-операторов и планы их развития
Специализация: маркетинг
Организационный формат: над проектом работал специалист-аналитик
Результат
Подготовил анализ перспективных продуктовых портфелей 10 ведущих телеком-операторов, в котором собрал информацию по продуктам, уровню их развития, ЦА, размеру выручки и дальнейшим планам компаний.
Когда нужна рабочая группа
Рабочая группа нужна для усложненных систем — когда на основании предыдущего опыта надо решить новую задачу, или задачу, которая состоит из нескольких разрозненных этапов. В таких задачах нужна командная работа с экспертизой каждого участника.
Рабочая группа может использовать уже испробованные успешные практики, которые дали результат в похожих условиях. Для какой-то части проекта можно пригласить эксперта, который поможет определиться с тем, что лучше решит проблему.
Плюсы:
может решить много составную задачу;
можно собрать внутри корпорации из существующих специалистов;
- участники ориентированы на отношения внутри группы, поэтому нет сложностей в коммуникации.
Минусы:
- не подходит для создания новых процессов или нестандартных задач;
- участники могут пренебречь качеством для соблюдения формальных сроков;
- проблемы решаются по мере возникновения, никто не озабочен предсказанием и коллективным решением проблем из-за отсутствия общей ответственности.
Кейс из практики: анализ возврата инвестиций для Сколково
Задача: провести сравнительный анализ расчет возврата на инвестиции в обучение сотрудников
Специализация: управление персоналом
Организационный формат: рабочая группа из 2 аналитиков
Результат:
Сделали единую «карту» оценки эффективности обучения, предложили новые методики и отобрали лучшие из имеющихся. Это позволило заказчику кастомизировать оценку под каждый образовательный проект и выстроить работу с участниками после прохождения программ.
Предложили инструменты для расчета возврата на инвестиции в обучение сотрудников. Теперь бизнес-школа использует эти инструменты для переговоров с другими компаниями.
Когда нужна гибкая команда
Гибкая команда нужна для новых, нестандартных проектов с высокой степенью неопределенности. Это задачи, которые меняют процессы бизнеса или создают новые. В этой ситуации изначально нельзя сказать, какой результат надо получить — можно только поставить цель. А способы и решения участники придумают и протестируют уже в процессе работы.
Главная особенность гибкой команды — участники подбираются по принципу личной заинтересованности в проекте, они ориентированы на результат, а не процесс.
Гибкая команда не просто кросс-функциональна, она может перераспределить роли и ресурсы в процессе работы. Участники строят гипотезы, проверяют их на небольших масштабах и собирают обратную связь от среды. Процесс движется отдельными итерациями, после каждой план действий дорабатывается, и запускается проверка новой гипотезы.
Плюсы:
— разрабатываются инновационные решения;
— подходит для стратегических проектов и разработки новых бизнес-процессов;
— участники ориентированы на качественный результат, имеют внутреннюю мотивацию;
— дает возможность создать продукт или решение, которое сложно создать в существующих условиях (инертность среды, бюрократия, недостаток необходимых компетенций).
Минусы:
— команда работает в непредсказуемой среде, поэтому есть права на ошибку и на перенос сроков, при этом скорость реализации достаточно высокая;
— требует отдельного человека для организации коммуникации и выстраивания рабочего фрейма.
Кейс из практики: создать инструмент для проектирование офисов для Газпром Нефти
Задача: создать универсальный инструмент проектирования офисных пространств разных типов.
Специализация: исследование и анализ.
Организационный формат: гибкая команда из аналитика, специалиста по организации бизнес-процессов и экспертов.
Результат:
Создан конфигуратор, рассчитывающий в автоматическом режиме все необходимые параметры для проектирования офиса с учетом количества сотрудников и их задач. В результате конфигуратор выдает набор готовых решений с предложением по площади и организации офиса, и ТЗ для проектирования.
Правильный выбор формата дает возможность максимально оптимизировать ресурсы на реализацию проекта. Не устраивать многочасовых совещаний и обсуждений там, где это не требуется. И наоборот, если стоит задача создать новый процесс и интонационное решение — не загонять реализацию в рамки корпоративных регламентов и иерархии.
Работа со свободными специалистами по проектно позволяет экономить ресурсы на найме и трудоустройстве, а еще решает вопрос внутренней мотивации — на проект приходят люди, которым интересно решать конкретно эту задачу.
Своим опытом, удачными кейсами, решениями по управлению проектами и советами для исполнителей мы делимся в нашем телеграмм канале Профессионал 4.0.