Специалист, рабочая группа или гибкая команда: как понять, кто нужен твоему проекту

Чтобы оптимизировать работу над любым проектом, надо четко определиться с форматом – каких людей собрать, как их организовать и как действовать. В этой статье делимся опытом команды платформы «Профессионалы 4.0.».

На Профессионалах 4.0. крупный российский бизнес ищет таланты для своих инновационных проектов. Бизнес приходит к нам с задачей или идей, а мы помогаем упаковать её в проект, определить цель, сроки и найти тех, кто сможет это реализовать.

Для этого мы применяем модель «Кеневин». Ее суть в том, чтобы четко определить в какой среде находится проект, и исходя из этого выстроить рабочие процессы. Это снижает риски и помогает избежать ситуации, когда процесс не соответствует среде.

Например, избежать ошибки многих начинающих бизнесменов — когда стартап начинает заниматься долгосрочным планированием. Или когда, сталкиваясь со структурной проблемой в бизнес-процессе, команда начинает заниматься описанием регламентов, вместо того, чтобы собрать обратную связь от участников и поменять сам процесс.

Чтобы понять, какой организационный формат выбрать на проект, давайте сначала разберемся в терминах.

Специалист — один человек с опытом решения похожих задач. Он автономно выполняет задачу и выдает предсказуемый результат.

Рабочая группа – стандартная команда в корпоративной структуре, где роли заранее распределены и закреплены руководителем группы. Есть четкая иерархия. Каждый участник несет ответственность только за свой блок и решает проблемы в рамках этой ответственности.

Гибкая команда – проектная команда, которая собирается для решения конкретной задачи. Работа ограничена по времени и все участники ориентированы на результат. В команде партнерские отношения, роли могут меняться по ходу работы, каждый член команды отвечает за общую эффективность проекта и участвует в решении возникающих проблем.

Специалист нужен на простые, предсказуемые задачи, когда точно понятно, какой результат надо получить. Для такого проекта достаточно найти человека, у которого уже есть опыт решения такой же задачи — он повторит лучшие практики и выдаст предсказуемый результат.

Такой подход применим, например, для редактуры, дизайна, простых программных задач, когда нужно повторить уже существующую практику.

Плюсы:

Минусы:

Рабочая группа нужна для усложненных систем — когда на основании предыдущего опыта надо решить новую задачу, или задачу, которая состоит из нескольких разрозненных этапов. В таких задачах нужна командная работа с экспертизой каждого участника.

Рабочая группа может использовать уже испробованные успешные практики, которые дали результат в похожих условиях. Для какой-то части проекта можно пригласить эксперта, который поможет определиться с тем, что лучше решит проблему.

Плюсы:

Минусы:

Гибкая команда нужна для новых, нестандартных проектов с высокой степенью неопределенности. Это задачи, которые меняют процессы бизнеса или создают новые. В этой ситуации изначально нельзя сказать, какой результат надо получить — можно только поставить цель. А способы и решения участники придумают и протестируют уже в процессе работы.

Главная особенность гибкой команды — участники подбираются по принципу личной заинтересованности в проекте, они ориентированы на результат, а не процесс.

Гибкая команда не просто кросс-функциональна, она может перераспределить роли и ресурсы в процессе работы. Участники строят гипотезы, проверяют их на небольших масштабах и собирают обратную связь от среды. Процесс движется отдельными итерациями, после каждой план действий дорабатывается, и запускается проверка новой гипотезы.

Плюсы:

— разрабатываются инновационные решения;

— подходит для стратегических проектов и разработки новых бизнес-процессов;

— участники ориентированы на качественный результат, имеют внутреннюю мотивацию;

— дает возможность создать продукт или решение, которое сложно создать в существующих условиях (инертность среды, бюрократия, недостаток необходимых компетенций).

Минусы:

— команда работает в непредсказуемой среде, поэтому есть права на ошибку и на перенос сроков, при этом скорость реализации достаточно высокая;

— требует отдельного человека для организации коммуникации и выстраивания рабочего фрейма.

Правильный выбор формата дает возможность максимально оптимизировать ресурсы на реализацию проекта. Не устраивать многочасовых совещаний и обсуждений там, где это не требуется. И наоборот, если стоит задача создать новый процесс и интонационное решение — не загонять реализацию в рамки корпоративных регламентов и иерархии.

Работа со свободными специалистами по проектно позволяет экономить ресурсы на найме и трудоустройстве, а еще решает вопрос внутренней мотивации — на проект приходят люди, которым интересно решать конкретно эту задачу.

Своим опытом, удачными кейсами, решениями по управлению проектами и советами для исполнителей мы делимся в нашем телеграмм канале Профессионал 4.0.