6 Сервисов для эффективного управления проектами. Джентльменский набор эффективного PM

Нет смысла рыть яму руками, когда уже давно изобретена лопата, не говоря уже об экскаваторах. Рыть яму руками и долго, и неэффективно. Есть, конечно, иллюзия, что это бесплатно, но иногда лучше заплатить за лопату, чем лечить руки и нести потери из-за неполученного результата (яма не вырыта).

Пример утрированный, но не настолько далекий от реальности как кажется. Многие даже очень квалифицированные специалисты работают «по-старинке», отказываясь от новых технологий и сервисов, которые могли бы облегчить труд. Они готовы «рыть яму руками», только потому что они так привыкли. Отсутствие гибкости — большая проблема и значимый сдерживающий фактор, но особенно остро эта проблема стоит перед менеджерами команды. Если руководитель не обладает гибкостью, не использует при организации работы вспомогательные сервисы и инструменты, то неэффективной будет вся команда.

Поэтому менеджерам проектов обязательно нужно непрерывно искать пути и инструменты организации рабочего процесса. Особенно в IT, где час специалиста в команде стоит очень дорого, и любая неэффективность в планировании и организации несет убытки для компании. В этой статье я хотел бы поделиться своей подборкой полезных инструментов для менеджеров проектов в IT.

Любая попытка вести работу в стандартных документах Microsoft Office обречена на погружение в кучу неактуальных версий документов, путанице и неэффективности. Если каждая правка вносится с указанием версии документа (в лучшем случае), то любому члену команды, чтоб найти файл в актуальном состоянии нужно узнать, кто и когда вносил правку последним.

Даже просто сформулировать это в одном предложении сложно. Звучит ужасно неэффективно. Кроме потерь времени не стоит забывать об ошибках и потерянных правках, которые непременно появятся. Такая модель работы становится все более неповоротливой с каждым новым членом команды.

Решение очень простое — сервисы коллективной работы над документами. Это могут быть обычные облачные хранилища с коллективным доступом. Например, Google Disk или Dropbox. Они хранят актуальную версию документа, при этом каждый член команды может вносить изменения и правки в имеющихся файлах. Доступ можно ограничить, а также есть функция восстановления предыдущих копий.

Также удобно пользоваться облачными инструментами коллективного редактирования, например, Google Docs (Текстовые документы) и Google Sheets (Таблицы). В каждом файле хранится история внесенных изменений, работает автосохранение, над документом несколько человек могут работать даже одновременно.

Такие сервисы, кроме того, что имеют весь необходимый функционал графического редактора, удобны еще и тем, что в них могут работать сразу несколько человек. Все изменения и правки отображаются в актуальной версии файла.

Figma также удобно использовать для формирования библиотеки стандартных виджетов. Их можно показывать при интервью с заказчиками, объясняя особенности и утверждая окончательное функциональное задание.

Figma и ее аналоги заточены именно под разработку дизайнов интерфейсов. В библиотеке много шаблонов типовых блоков, есть возможность массового редактирования однотипных элементов и многие другие функции, ускоряющие работу дизайнеров и верстальщиков.

Agile методики планирования и организации работы над проектом (Канбан, Scrum и другие) становятся все более популярными. Это один из факторов успеха приложений с «функционалом Канбан-доски». Это приложения для визуализации процесса выполнения задач.

Команда, работающая над проектом, может выделить основные этапы работы. Например:

Каждая задача — это карточка, которую можно передвигать между столбцами. Так, все члены команды видят, на каком именно этапе находится задача. Функционал таск-менеджеров позволяет в каждой карточке отмечать дополнительную информацию.

Конечно, Trello, Asana и другие программные продукты — это не просто канбан-доски. В отличие от стикера на доске, карточка таска содержит всю информацию о задаче, со всеми ссылками, комментариями и историей действий членов команды. Это решает вечную проблему, когда никто не знает, на каком этапе находится конкретная задача, пытаются в чате найти нужную информацию, и не могут разобраться, кто что сделал. Вся информация наглядна и находится под рукой.

Для организации коллективной работы над проектом, такие сервисы — must have.

Jira — это по факту тоже таск-менеджер, но с сильным уклоном в сторону IT. Для этого программного обеспечения актуальны все перечисленные выше тезисы, но в дополнительно в этом инструменте есть:

Для IT компаний Jira может стать универсальным решением для управления проектами, которая заменит сразу несколько стандартных программ.

Но есть и минусы. Первый недостаток — ПО подходит только для команд, работающих по принципам Agile. Второй — это не бесплатный инструмент, каждое рабочее место оплачивается по подписке. Третий минус — большая часть полезных функций может быть полноценно использована только при интеграции с внешними сервисами.

Справедливо сразу после сервиса для Agile команд, посоветовать решение и для компаний, работающих по Waterfall модели. TeamGantt — очень удобный инструмент для последовательного планирования. Задачи можно выставлять и параллельно. Это полезно для менеджеров, использующих гибридные методы работы над проектом.

В TeamGantt много полезных функций для менеджера, например:

Поэтому команды, предпочитающие классический Waterfall модель планирования, также могут использовать функциональные инструменты для оптимизации своей работы.

Долго объяснять, что такое мессенджеры, я думаю, никому не нужно. На самом деле, это вкусовщина. Каждая компания выбирает удобный для себя. Многие команды работают в Skype или Telegram. Все зависит от предпочтений: кому-то нужна опция видеосвязи, для кого-то нужны особые условия хранения и передачи файлов и т.д.

В качестве примера указан Slack как самый популярный корпоративный мессенджер. Он заточен именно под бизнес и командную работу. Тут удобно организовываться в группы, создавать отдельные ветки под каждым проектом, есть возможность групповых звонков и обмена файлами. Также реализована удобная сортировка и поиск информации, доступно много интеграций и многие другие функции.

Это лишь небольшой список рекомендаций. Перечисленные сервисы подходят практически всем менеджерам проектов. Но в зависимости от специфики работы компании и особенностей задачи могут быть полезны и другие инструменты. Например, программы для отслеживания продолжительности рабочего дня или Майнд-менеджеры для построения интеллект-карт. Кроме того, важно сделать из используемых программ единую систему при помощи взаимных интеграций. Тогда работа над проектами станет еще более удобной и эффективной.

Мне интересно узнать ваше мнение. Какие еще сервисы вы бы рекомендовали для управления проектами. Чем пользуетесь лично вы? Напишите пожалуйста в комментариях.

Источник — Курс «Как стать классным менеджером проектов и не ох..еть»

Ссылка на курс для жителей России