Приоритизация и управление временем

Меня зовут Юлия Корес, я автор Telegram-канала Life as a project, сегодня я описываю популярные методы тайм-менеджмента и делюсь подборкой книг по теме.

В этой статье, я обещала рассказать про способ приоритизация задач по матрице Эйкзенхауэра, но решила заодно описать и другие основные методики управления временем.

Многие люди откладывают реализацию своих желаний на будущее, ссылаясь на постоянную занятость работой или учебой. С каждым годом, жизнь становится все быстрее, и в этом стремительном темпе очень легко потеряться, лишиться желания принимать какие-то решения вообще. Именно умения мечтать, ставить цели и приоритеты, а затем планировать свою жизнь отличает успешных людей от остальных - потерянных во времени и жизни.

Лишь единицы из моего окружения (и вашего тоже) занимаются планированием и целеполаганием. Хотя мы все выходим в жизнь с приблизительно одинаковыми способностями, материальным состоянием и происхождением (привет, пост-советское воспитание!), через какое-то время становится заметна разница между уровнем жизни бывших одноклассников, однокурсников и коллег.

Как приблизиться к тем, кто достиг больше? Научиться управлению временем. Внедрив планирование в свою жизнь, вы сразу почувствуете в себе способность смотреть наперед, хотеть большего и добиваться ощутимых результатов.

Планирование в равной степени необходимо всем - и бизнесменам, и творческим личностям, и офисным сотрудникам. Ответственный подход и уважение к каждому часу вашей жизни позволит высвободить колоссальные временные ресурсы для создания той жизни, которую хотите вы. Тайм-менеджмент – лучший способ сократить путь от момента появления идеи до ее реализации.

Time-management или управление временем – это комплекс методик, направленных на выработку навыков по эффективной организации личного времени. Техники управления временем помогают справляться со множеством дел в короткие сроки, соблюдать баланс между работой и личной жизнью, избавиться от хронической усталости и быстрее достигать целей.

Про управление временем создано множество книг и курсов. Я прочитала многие книги и прослушала несколько лекций, а также больше года внедряла описанные в них методы в свою жизнь. Могу порекомендовать эти книги:

1. Дэвид Аллен «Getting Things Done»

2. Алан Лакейн «Искусство успевать»

3. Глеб Архангельский «Тайм-драйв. Как успевать жить и работать»

4. Марк Фостер «Do It Tomorrow и другие секреты управления временем».

Но в целом, суть time-management везде одинакова, разница лишь в подаче информации. В этой статье я расскажу основные методы управления временем, которые повторяются в каждом издании по этой тематике.

Наука управления временем состоит из системы принципов. Данные принципы служат фундаментом любой методологией управления временем:

На основе теоретических принципов было создано множество методов и инструментов по управлению временем. Перечисляю самые эффективные из них.

Матрица Эйзенхауэра – известная концепция выделения приоритетов, рекомендованная президентом США Д.Эйзенхауэром. Этот подход помогает не запутаться в большом списке дел, с помощью сортировки задач по важности и срочности. Важность дела определяется его влиянием на достижение цели, а срочность – привязанностью к конкретному времени или дате.

Каждое дело необходимо распределить по 4 приоритетам:

Прежде всего следует выполнять дела первого приоритета, затем – второго. Задачам третьего приоритета можно посвятить остаток дня или делегировать их другим. Этот метод можно использовать с помощью выделения задач по цветам, как в приоритетах планировщика ToDoist, о котором я рассказывала тут.

Этот метод также предполагает приоритизацию дел. После тщательного анализа списка задач, необходимо их расставить по приоритетам от «A» до «E»:

Метод работает только если приступать к задачам из каждого последующего уровня строго после завершения предыдущих.

Принцип известного итальянского экономиста В.Парето гласит: «Примерно 80% результатов приносят 20% усилий». Это значит, что меньшая часть прилагаемых усилий приносит большую долю результата. А практически 4/5 потраченных сил не оказывает влияния на выполнение целей и проектов.

Соответственно, метод Парето заключается в том, чтобы найти те самые 20% эффективных действий нужно найти 20% эффективных действий и сосредоточиться на них, отсеяв ненужное. Минимум ключевых шагов позволяет не растрачивать лишнюю энергию и время, быстрее достигать запланированных целей.

Еще один итальянский метод, названный в честь кухонного таймера. Метод помогает добиться максимальной концентрации внимания, которая необходима для выполнения работы в сжатые сроки.

Техника Помидор заключается в том, чтобы поставить таймер и делать задачу в течении 25 минут, затем отдохнуть 5 минут и приступить к следующему раунду. После каждого 4-го этапа нужно отдыхать 15-20 минут.

P.S. Мне не подошел этот метод, хотя я слышала много позитивных отзывов насчет него. Но я поняла, что мне нужно минут 15 для полного погружения в задачу, затем у меня начинается поток вдохновения, который лучше не прерывать, пока я не закончу задачу полностью. Я знаю, что это не очень правильно с точки зрения отдыха, но это пока самый эффективный способ работы, который я для себя нашла.

Согласно пирамиде, разработанной Бенджамином Франклином, цели нужно распределить по пунктам степени важности:

Четкое планирование каждого дня должно базироваться на целях ниже. Залогом эффективной работы служат следование плану, постоянный анализ успехов и необходимые корректировки.

Не менее необходимый навык для эффективного управления временем - это сфокусированность и концентрация на задаче. В наше время частым отвлечением от работы и прокрастинацией страдают почти все из-за обилия информационного шума вокруг нас. Есть люди и с особыми заболеваниями, типа синдрома дефицита внимания и гиперактивности, но чаще всего плохую концентрацию имеют люди, неумеющие фокусироваться на важном.

Чтобы эффективно работать, не теряя внимания, нее позволяйте ничему выбивать вас из состояния потока. Я минимизирую отвлекающие факторы, чтобы добиться более высокой производительности:

Фраза «У меня нет времени» - это бред. Я относительно недавно пришла к этому инсайту. Я не делаю каких-то вещей не потому что не успеваю, а потому что не ищу возможность сделать их. Соответсвенно они для меня неприоритетны. Приоритеты складываются из желаний и целей. Если есть желание, то при любой загруженности найдется время для него, ведь это станет самым важным.

В целом, не стоит начинать применять методики планирования временем, если у вас нет целей на разные жизненные этапы. Как найти свою миссию и поставить цели, исходя из которых и будут складываться ваши дела, я напишу отдельно.

Временной ресурс – самый важный ресурс для человека. Каждый новый день - это возможность получить то, что хочется. Благодаря управлению временем осуществление мечт переходит из разряда волшебства к работе по простому алгоритму. Умение управлять временем не ограничивает свободу, а создает ее.