Как эффективно обрабатывать всю поступающую информацию?

Меня зовут Юлия Корес, я автор TG-канала "Life as a project", сегодня я рассказываю про применение алгоритма анализа информации.

Это вторая часть статьи про обработку входящей информации. Я решила написать отдельную статью про механизм анализа информации, так как он представляет собой достаточно комплексную систему, в которой крайне важно разобраться, чтобы эффективно использовать всю поступающую к вам информацию.

Алгоритм обработки и анализа информации можно сравнить с машиной по приведению всех дел в порядок. Ведь, при точном и системном использовании этого Алгоритма, мы получаем пользу от всего, что встречается нам на пути, никогда ничего не упуская из виду. Но это совсем не значит, что мы тратим время и силы на кучу бесполезной информации вокруг нас. Как раз наоборот - с помощью Алгоритма, мы отсеиваем все ненужное и экономим свою концентрацию, время и силы для действительно важных вещей.

Механизм обработки любой информации работает очень просто.

• Сначала любая информация идет во Входящие. Информация - это все то, что стремится к нам из внешнего мира: письма, бумаги, идеи, мысли, вещи, задачи, записки. Все, что раньше приходило бессистемно, теперь оказывается собрано во Входящих. Там информация ждет своего часа, когда мы сможем обратить на нее свое внимание и обработать. Насчет Входящих в почте, все и так понятно, а вот для других видов информации нам нужно создать папку Входящих самим. Как это сделать я расскажу в следующей статье.
• Когда мы решаем взять какую-то информацию из входящих, она оказывается в Алгоритме анализа - главном центре всего алгоритма обработки информации. Алгоритм анализа обрабатывает информацию и превращает ее в элементарные действия, которые выполняются сразу или распределяются по спискам дел. Конечно, Алгоритм анализа – не материален, он представляет собой навык и знание анализа, носителем которого является человек.
• После того как информация из Входящих прошла этап Алгоритма, она либо удаляется, либо оказывается в Списке дел или в Архиве. В Списках дел находятся элементарные действия – мельчайшие задачи. В Архиве хранится вся информация, которая может когда-либо пригодится. Важно, чтобы Архив защищал информацию от потери данных, и в нем было удобно искать любые файлы.

Вся эта система производит два продукта: действие (главный продукт) или удобный архив. Из любой информации, которая поступает в систему (и которая не удаляется за ненужностью), механизм старается извлечь действие, а если его нет – сохранить важные данные в архиве.

Алгоритм анализа всегда стандартно обрабатывает любую входящую информацию. Это тот инструмент, который отвечает за появление элементарного действия от каждой крупицы информации. А элементарные действия - это основное топливо для достижения целей.

По сути, Алгоритм представляет собой короткий перечень вопросов, цель которого - развернуть мысленную модель, т.е. заставить нас задуматься к чему относится информация перед нами, и разложить ее на элементы, которые можно легко выполнить. Алгоритм позволит делать как можно больше дел, не откладывая их в долгий ящик, что соотвественно быстрее приведет нас к цели.

Я подробно описывала вопросы внутри Алгоритма анализа информации в этой статье. Коротко напомню о порядке вопросов:

1. Что это?

2. Нужно ли это?

3. Связано ли с этим какое-либо действие?

Если ответ на вопрос «связано ли с этим какое-либо действие?» отрицательный - то, что мы анализируем, нужно сохранить. Так как, ответив на вопрос “нужно ли это”, мы решили, что эта информация представляет для нас некоторую ценность, ее удалять нельзя, а нужно отправить в Архив. В следующей статье я расскажу о ведении Архивов с разными типами информации.

Но чаще всего, то, что подвергается анализу анализу, будет нести в себе действие. После того как мы это определили, пора задать вопрос “Какое конкретное действие нужно совершить?”. Ответом на этот вопрос должно быть элементарное действие - такое действие, которое не требует размышления для выполнения. Как ставить и декомпозировать задачи, я уже писала тут, поэтому не буду повторяться. Вся дальнейшая работа по этому направлению ясна - либо мы выполняем это элементарное действие тут же, если оно занимает меньше 2 минут, либо записываем его в таск-трекер.

На этом работа с Алгоритмом заканчивается.

В первые разы работы с алгоритмом, вам может понадобиться памятка по работе с ним из этой и предыдущей статей. Но после, вам будет уже гораздо легче вспоминать и отвечать на вопросы из Алгоритма анализа информации. Первое время поправляйте себя: если поймаете себя на вопросе “что мне нужно сделать сейчас?” себе, а не таск-трекеру - выпишите все, что пришло в память во Входящие и проведите анализ по Алгоритму.

Как и с любым навыком, многократное использование Алгоритма со всей поступающей к вам информацией сделает действия легкими и незатруднительными. После 50 (в среднем) повторений, вы сможете использовать Алгоритм даже в состоянии абсолютной расслабленности. Об этом говорится в степенном законе практики Power low of practice: «Логарифм времени реакции для определенной задачи уменьшается в линейной зависимости от логарифма числа испытаний-практик». Или - чем больше повторений в единицу времени, тем легче каждое новое повторение.

Однако, прежде чем приобретать навык прогона всей информации через Алгоритм, нам нужно сначала привыкнуть записывать все, что у нас в голове и создать папки Входящих. Мы привыкли держать в голове массу ненужного, поэтому переучиться будет достаточно сложно. Главное помнить, что усилия, потраченные на приобретения навыков записи и анализа информации, окупят себя в миллионы раз за вашу оставшуюся жизнь. Я, например, начала видеть изменения в своей продуктивности уже в первые недели пользования этой методикой.