Если командировка отменяется…

Иногда оформленные командировки приходится отменять. Причины могут быть самые разные: сотрудник ушел на больничный или не может поехать по личным обстоятельствам, в поездке просто пропала необходимость или произошел некий форс-мажор. Во многих случаях уже оформленную командировку можно отменить, а средства за заказанные тревел-услуги зачастую удается вернуть. Как это сделать – сегодня расскажут эксперты цифровой платформы по организации командировок и управления расходами Ракета.

Основные шаги

Если уже организованная командировка все-таки отменяется, важно оперативно обратиться в бизнес-тревел агентство, которое обслуживает вашу компанию. Консультант оформит возврат билетов (если тариф позволяет), отменит бронь на отель и другие заказанные услуги. Если деловую поездку нужно перенести на другие даты, агент поможет с этим. Главное – учитывать тарифы билетов и броней в отеле и применяемые к ним правила.

При отмене командировки важно подключить бухгалтера компании к работе над соответствующими отчётами. При этом отменить деловую поездку, как и изменить её длительность, можно только на основании дополнительного приказа работодателя. В этой связи сотруднику нужно:

- определить причины отмены и собрать все подтверждающие документы;

- составить служебную записку, указать в ней причину отмены поездки;

- подписать выпущенный приказ об отмене командировки;

- составить авансовый отчёт и оформить возврат неиспользованных средств, выделенных на поездку.

Возврат расходов

Если сотрудник получил деньги перед отправлением в командировку, а потом поездку отменили, он обязан вернуть аванс в кассу. Важно сделать это хотя бы за три рабочих дня после того, как командированный вернётся на работу.

Сотрудник также должен подготовить авансовый отчёт и все подтверждающие документы. Сформировать его можно на платформе Ракета или в нашем мобильном приложении Rocket in your pocket. Даже, если вы отменили все тревел-услуги, но сама командировка (как сущность) сохранилась, создавайте авансовый отчет прямо в ней.

Не забудьте, что, если билет на самолёт удалось вернуть, то нужно приложить подтверждение возврата билета, где указана его стоимость и возвращённая сумма. Если же билет был невозвратный — справку от перевозчика о том, что оформить возврат билета невозможно.

Когда командировка отменяется после отъезда работника, возвращать уже потраченные средства не нужно. В этом случае выполняется пересчет выданных ранее денег. Исключением может быть только нарушение сотрудником внутренних соглашений или устава компании. Такие вопросы, как правило, решаются в индивидуальном порядке на основе внутренних правовых документов.

На заметку!