Тендерная воронка в Битрикс24, интеграция c Seldon. Что это и как выглядит?

В начале сентября CRM Academy выкатывает собственное решение по интеграции аналитической системы тендеров Seldon с Битрикс24. В статье рассказываем что дает эта интеграция, а также как мы выстраиваем и автоматизируем работу с тендерами в Битрикс24.

Seldon — сервис для поиска, анализа и рекомендаций профильных торгов, которая упрощает и систематизирует работу с тендерами. Система собирает сведения о различных видах закупок в России и за ее пределами и дает возможность оперативно отслеживать и анализировать информацию по тендерам.

Seldon автоматически отбирает данные о торгах со всех площадок, исключая вероятность ошибок и пропуска данных. Просто укажите предмет закупки или ИНН, и он покажет все подходящие процедуры. Полученные данные можно экспортировать в Excel или в Битрикс24, что сильно упрощает работу и экономит время. Как раз таки об удобной работе с закупками в связке Seldon и Битрикс24 мы сегодня и поговорим.

Интеграция с Битрикс24 в режиме реального времени передает информацию по необходимым вам тендерам из Seldon в Битрикс24, где вы сможете удобно работать с тендерами внутри своего корпоративного портала.В настоящий момент готовится приложение, которое будет возможно установить из Битрикс24.Маркет, для настройки связи Seldon и Битрикс24. Возможности интеграции этих продуктов колоссальны, имея многочисленный опыт клиентов, в приложении будут учтены все основные задачи, которые ставят пользователи для такой связи. Тем не менее, если решение будет ограничивать пользователей систем – есть возможность доработки кастомной интеграции, которая будет учитывать любые индивидуальные пожелания.

После того как вы по определенным фильтрам и критериям отобрали интересные для себя тендеры в Seldon, срабатывает интеграция, и данные о каждом тендере автоматически передаются в специальную воронку Битрикс24 в виде карточки сделки.

В карточке тендера передаются необходимые поля из Seldon, которые вам потребуются. В нашем случае это: название тендера, фильтр из Seldon, по которому отбираются нужные тендеры, ссылка на источник, торговая площадка, организатор, дата начала подачи заявок и дата окончания подачи заявок, дата проведения торгов, начальная стоимость контракта, география поставки, крайний срок поставки.

Помимо необходимых полей в Битрикс передаются документы по тендеру. Для удобства, наша автоматизация настроена так, что при создании карточки на диске Битрикс24 создается папка по этому тендеру, где в удобном доступе будут храниться все документы.

Такая работа с диском, а не просто с ссылкой на документ, будет удобна на этапах согласования с разными отделами. У всех будет понятный и быстрый доступ к документам и работать с ними можно будет совместно прямо в Битриксе.После того как менеджер увидел новый тендер, он берет его в работу и перетаскивает на следующий этап "Принят в проработку", где система автоматически просит указать экономические показатели.

После заполнения значений система автоматически просчитает в карточке маржинальность и проценты дохода при максимальной и минимальной цене, что будет удобно и наглядно на этапе согласования.

При необходимости, заполняются другие нужные поля, которые нужны конкретно вашему бизнесу, и дальше двигаемся на этап "Передан на согласование". На этапе согласования создается автоматическая задача на руководителя или по цепочке на несколько ЛПР или отделов. В задачу автоматически подтягиваются данные по маржинальности и любая другая важная информация для принятия решения.

Как только ЛПР завершает задачу и согласовывает проект, тендер автоматически переходит на стадию "Согласован". На этом этапе начинается подача документов, и система будет напоминать вам, чтобы вы не пропустили крайний срок подачи заявок.Далее карточку тендера двигаем по этапам выполнения работ: "Документы поданы" и "Торги проведены". На последнем этапе, накануне подведения итогов, система также автоматически поставит задачу на ответственного, чтобы тот не забыл получить результаты тендера.

После объявления результатов тендера, в случае проигрыша, карточка переносится на соответствующий этап, где система запросит указать причину проигрыша тендера. Это в дальнейшем будет полезной информацией для аналитики.

Если тендер выигран, то карточка ставится на соответствующий статус, и воронка для этого тендера завершается. Однако, если вы хотите использовать Битрикс24 дальше для исполнения выигранного тендера, это также персонально настраивается. В таком случае сделка автоматически переходит в воронку "Исполнение контракта", где вы также удобно, поэтапно и с необходимой автоматизацией работаете над исполнением этого тендера. Впрочем, это уже совсем другая история.

В этой воронке, вы также можете удобно, поэтапно и с необходимой автоматизацией работать над исполнением этого тендера, но впрочем, это уже совсем другая история.

Интеграция сервиса по работе с тендерами Seldon и корпоративного портала Битрикс24 позволяет удобно работать с закупками. Сценарий, который был описан в этой статье является условно-типовым и разумеется для каждой отдельной компании может гибко видоизменятся. На каждом этапе могут быть свои роботы и бизнес-процессы, заточенные под каждую отдельную компанию.

При построении процесса работы с закупками наши специалисты проводят аудит и на основе этого подстраивают тендерную воронку под компанию клиента.