Как Битрикс24 повышает эффективность работников

Вы задавались вопросом, почему ваши сотрудники работают так, как работают, и могут ли лучше? Вот бы была волшебная кнопка, жмешь – и каждый сотрудник в отделе стал работать лучше. Но на деле работа отделов не прозрачна, кто-то что-то да делает, нагрузка непонятна, по итогу каждый выдает всего пару часов продуктивности в день. Важные задачи горят огнем, а вам как руководителю не ясно, где… где был упущен тот самый момент?

Что ж, мы знаем инструмент вровень волшебной кнопке. Не будем таить интригу, этот инструмент – Битрикс24. И применение ему найдут все: от курьера до менеджера, от маркетолога до исполнительного директора.

Хочу рассказать про опыт работы в трех компаниях:

На этих трех примерах и рассмотрим наш главный вопрос: как повысить эффективность каждого сотрудника каждого отдела?

Предлагаю посмотреть на работу в Битрикс24 со стороны винтика в системе – то есть с моей, взглянуть на ситуацию внутри процессов. Все, о чем я расскажу – мои наблюдения о том, что можно было сделать, чтобы я и мои отделы выросли и стали лучше, а руководство поседело чуть позже.

В первой компании по приходу на работу меня усадили за стол и сказали: смотри, мы все работаем в системе Битрикс24. Регистрируйся, у нас все здесь. Это было мое первое знакомство с системой и поразительно, что на регистрации оно и завершилось. Я не знаю, как происходила работа до моего прихода, но пока у меня были трудности с регистрацией на портале, я присылал все в Скайп, а уже через неделю я и забыл, что эта система в компании существовала. Как по волшебству, кажется, и все вокруг о ней забыли тоже. Больше я ее нигде ни у кого не видел.

Меня познакомили с коллегами, мы прошли по кабинетам, поздоровались, меня представили всем, а всех мне. Дальше началась работа. В первые дни (особенно если компетенций нет или они слабы, а именно с этого я начинал в каждой из трех компаний) я вообще не понимал, что и как происходит.

У меня был руководитель, от которого поступали задачи, и высшее руководство, от которого прилетали правки. За полгода работы, в сущности, было три типа задач. Одна супер-рутинная: это тот тип задач, которую, когда выполняешь, даже стыдно, что твое время уходит на это. Эта задача была важна… наверное… кому-то. Ее поручили также моей коллеге, и иногда она за нее принималась. Я эту задачу выполнял усердно, иногда день напролет, когда других задач не было.

Давайте сразу подчеркивать, что здесь было не так и как могло быть.

Как помочь сотрудникам полюбить рутину?

Если задача важная и рутинная, над ответственными должен быть контроль, и промежуточные результаты должны извещаться руководству. При этом начальник не обязательно должен принимать активное участие. Я как руководитель даю поручение ответственному создать и поставить задачу. Например, перевести документы из архива на китайский язык.

Выбираю ответственных, о чем они сразу после постановки задачи получат уведомления. Задача закреплена за ними и спрос будет с них. Ставлю крайний срок выполнения задачи, например, конец недели и прописываю, какой результат работы ожидается от сотрудников, например, в пятницу к комментарию нужно прикрепить три переведенных документа.

Напоминаю, это рутинная задача с большим сроком выполнения, предположим сроком на год. Поэтому после того, как задача будет выполнена, а результат закреплен в комментарии, мы меняем срок выполнения задачи и возвращаем ее в работу. Если нужно, за пару дней можем поставить напоминание о задаче.

Теперь сотрудник будет знать, сколько времени нужно уделять задаче, чтобы сделать ее до конца года. Стоит требование в три документа, если он сделал семь, вопрос: почему он занимался этой рутинной задачей, не было других?

Мы здесь наблюдатели, всевидящее око, морально давящее своим присутствием в задаче. Безучастное, не моргающее, космическое око.

Итого:
- руководитель передал задачу, над ней есть контроль;
- у ответственных стоят напоминания, задача мозолит глаза всех участников;
- обозначено, какой результат ожидается от сотрудников;
- сотрудники осознают, что задача важна и за ними следят;
- они в курсе, когда ее нужно сдать и сколько времени ей стоит уделять.

Иначе кто-то делает, а кто-то забил, и к сроку, когда она будет действительно нужна – полетят шапки. А вы как руководитель будете негодовать.

Важные задачи с согласованием результатов

Для выполнения такой задачи мне, как человеку с уровнем "неосознанная некомпетентность", выдали пример, как должно быть. По выполненной работе с этого примера я понял, что регламент к этой задаче, если когда-то и работал, то точно не сейчас. Эту работу мне вернули с горкой правок, и горы правок могли бы настигать меня еще долго, но задача была передана мне в последний день, когда в принципе могла быть выполнена.

Этот тип задач с завидным постоянством поступал в последний день срока, когда кто-то об этом вспоминал. И в этот день, если бы каждый из руководства и нашего отдела носил фитнес браслет, все бы выполняли недельный план по шагам.

Что мы могли сделать, чтобы этого избежать? Мы могли дать поручение создать шаблон задач с чек-листом ее выполнения.

Создать шаблон "Подать отчёт". В нем создать чек-лист, пошаговый план, который незадачливому болтику нужно будет выполнить. Там же добавить в соисполнители всех нужных сотрудников. Так как эта задача регулярная, можно поставить периодичность ее постановки. Если время ее подачи известно только руководству в момент, когда впервые станет известно о сроках подачи этих отчетов, можно написать ответственному руководителю в чат, где на основе информации будет автоматически создана задача.

Так же если это редкая, но важная задача, мы можем разметить это событие в календаре компании. Пригласить всех действующих лиц и выставить напоминания за месяц, неделю, три дня и так далее.

Тем самым руководитель один раз говорит о всех сроках подачи отчетов, сотрудник ставит задачу по готовому шаблону с крайним сроком и напоминаниями. Теперь в назначенное время задача заранее сама напомнит о себе. За выполнением задачи можно следить, файлы необходимые к согласованию можно публиковать в комментариях к этой задаче, отметив руководителя.

Третий тип задач – статистика

Чтобы ее собрать, нужно было замучить все отделы, и мне на это дали разрешение. "Иди и мучай всех пока не дадут данные". Знаете, сначала ты не понимаешь, а в чем, собственно, проблема, неужели люди такие злые, что просто не могут передать информацию, с которой работают, это что, что-то секретное, не для простых смертных?

Конечно, сотрудники были бы рады отделаться от меня, чтобы я не обивал их пороги каждый день, но порядочной статистики ни у кого просто не было. Для того, чтобы выдать мне эти данные, каждому пришлось бы отложить все свои дела и обязанности и сидеть днями напролет, вспоминая, а что было, а сколько, и поднимать документацию.

Большими мучениями, спустя месяца, данные появлялись у меня, но дебет с кредитом от таких вычислений не сходился. Пинали меня, как ответственного за задачу, я все так же обивал пороги, в поиске ошибок статистики, коллеги разводили руками и чесали затылки.

Зафиксируем проблему: важные статистические данные не были оцифрованы, не было доступа к источникам информации, она была частично на компьютере одного сотрудника, частично у другого. Отчеты о работе отдела были пущены на самотек когда-то давно, и когда проблема обнаружилась, на всех свалился груз ответственности и мрачные мысли: а может ну его это все, бросить и найти что-то другое, пол можно пойти мыть? Если бы не стальные нервы коллег, на которых оказывалось давление, чтобы стимулировать творческое мышление и изобретательность, сотрудник мог бы покинуть компанию, и правды бы никто уже не узнал.

Что можно было сделать?

В Битрикс24 есть проекты и группы. Внутри каждого отдела может быть создано несколько проектов. Например, мы делаем столы, стулья и табуретки, чтобы поставлять их в три учреждения. Мы можем создать проект по каждому учреждению. В проект добавить ответственных. Внутри проекта создать шаблон задачи и подзадачи: взять в производство пять табуреток, десять столов.

В шаблоне мы можем прописать требования к выполнению задачи, например, не закрывать задачу без результата. В результате задачи описать количество произведенных стульев, количество брака, количество, которое было передано учреждениям, и даты поставки, к задаче прикрепить документы: акт, счет, договор. После того, как задача закрывается, она остается в архиве. На облачном диске Битрикс24 можно сохранять важную информацию, документы, и по необходимости выдавать права доступа сотрудникам.

Еще один вариант, если у нас производство мебели, мы весь процесс можем выстроить не на задачах внутри проекта, а в воронке. Как это будет выглядеть: весь этап разложен на небольшие значимые части процесса. К каждому этапу можно привязать робота, вы передвигает заявку клиента, а вам автоматически прилетает настроенная задача на следующее действие.

Тем самым, работая с диском, проектами, воронками производства, у вас как у руководителя есть доступ к любой сделке, и вы в любой момент можете зайти и проверить, на каком этапе находится сейчас работа. Работая с чатами удобно дать задание, а подчиненному создать задачу на ее основе. С помощью календаря сроки важных событий не забываются. Работая с этими инструментами сотрудники не могут сказать, что они забыли или не увидели, или что вы забыли и не сообщили им о задаче.

Вероятно, изначально компания понимала, что многие из проблем может решить Битрикс24, но почему-то система не прижилась, и мы имели то, что имели.

В отличие от прошлой работы, я попал в удаленный коллектив, и это был мой первый опыт работы на удаленке. Если в офисе у начальства есть возможность зайти да посмотреть, чем занимаются сотрудники, то здесь руководитель этих благ был лишен. Но желание контролировать было с лихвой.

Схема работала так: начинаешь работу, вносишь время старта в гугл таблицу и пишешь, чем занят. Если нужно отойти на пять минут, ставишь время паузы. На компьютере установлена программа, которая пишет скрин касты и отсчитывает время работы. Если курсор мыши не движется две минуты – время не идет. Казалось бы, с такими мерами предосторожности, отлынивать не выйдет, но процесс все же не клеился.

В этой работе была важна сплоченность. Если тебе вовремя не прислали часть работы, цепочка рушится: ты или сидишь без задачи и тебе не платят, или находишь другую, менее значимую, лишь бы мышью шевелить. Задержки от других сотрудников были регулярными, сроки выполнения работы постоянно нарушались, рабочий график сбивался, а руководитель был постоянно недоволен и подозрителен.

Усложнялось все тем, что взаимодействие внутри отдела не было отлажено, работа строилась внутри мессенджера, который засорялся другими каналами. Часто выполненную работу другого сотрудника было просто не видно из-за обилия чатов и уведомлений. При этом, как вы понимаете, та самая отчетность в гугл таблице по времени всегда была загружена, каждый сотрудник каждый день делал что-то важное.

Что можно было сделать?

1. Чаты в Битрикс24. Казалось, что это не самый значимый инструмент в системе. Тем не менее его важность не переоценить, когда столкнешься с работой в социальных сетях и мессенджерах. Когда вас отмечают в чате – приходит звуковое оповещение и появляется счетчик, который висит, пока не прочтешь уведомление. Здесь нет посторонних каналов, родственников, новостных пабликов и друзей, фокус на работе.

2. Воронка для проектной работы. Если процесс тормозится, важно быстро выявить, где проблема, и где процесс нужно отладить. Если, например, людей в одном отделе не хватает, а работа идет по цепочке, то процесс останавливается у всего отдела. В Битрикс24 начальнику не нужно узнавать, как дела, он может зайти и посмотреть прозрачную картину по проекту, где сейчас работа, почему затык. Если работа на этапе регламентирована в срок, и этот этап не пройден, начальнику может приходить уведомление контроля с просрочкой.

3. Время и отчеты. Время прихода на работу не нужно вести отдельно в гугл таблицах. Сотрудник ставит начало рабочего дня, обед и завершение. А весь график сохраняется в системе. Отпуска и больничные тоже учитываются в графике.

Вообще при удаленной работе Битрикс24 это маст-хэв. Перечислять проблемы, с которыми сталкиваются и сотрудники, и руководители на удаленке можно бесконечно, и большинство из них можно решить прозрачностью процессов и налаженной коммуникацией.

Третья компания, с которой мне довелось столкнуться, работала с Битрикс24. И в ней были налажены все инструменты, перечисленные выше. Как это отражалось на работе сотрудников? Здесь не было учета времени по движению мыши и тотального контроля, потому что все процессы и так были на виду. Каждый сотрудник знал, что любой процесс его работы может отслеживаться, просрочки оповестят каждого присутствующего в задаче, в том числе руководство. При этом просрочка – это ноша всех ответственных, она влияет на показатель эффективности, поэтому в ее решении сотрудники заинтересованы.

Эффективность каждого сотрудника отслеживается на портале, также можно просмотреть текущие и завершенные задачи. Коллеги склонны помогать, потому что для этого не нужно, как Атланту, придержать планету. Если просят данные по отчету, достаточно просто открыть доступ к файлу на диске. Этакий оазис взаимопонимания, утопия – работа, на которую хочется вставать по утрам.

Вот так Битрикс24 решает проблемы внутри компании. С хорошо отлаженными процессами сотрудники не зарабатывают сахарные диабеты, треморы и нервные срывы, их не забирают в карете скорой помощи, а компания масштабируется и растет.