Как бизнесу получить максимум от облачной телефонии
Облачная, или виртуальная телефония – инструмент, который приобрел особую актуальность на фоне массового тренда на работу вне офисов. Рассказываем, как бизнесу использовать его так, чтобы получить максимальную пользу и не тратить лишнего.
ВСЕ НАСТРОЙКИ В ВАШЕМ КАРМАНЕ
Большинство современных ВАТС предполагает наличие Личного кабинета. С ним каждый сам «кузнец» своей телефонии: заходите в аккаунт и настраивайте систему под себя парой кликов. Достаточно мобильного устройства с выходом в интернет.
Что можно настроить?
переадресацию звонков. Например, потенциальный клиент звонит на ваш городской (номер и регион выбираете вы сами при оформлении договора), а попадает на мобильный секретарю Оле, или менеджеру Николаю. И никогда не услышит длинных гудков, даже если вас нет в офисе, или офиса у вас нет.
- распределение вызовов. Звонки могут поступать как всем вашим сотрудникам одновременно – до первого снявшего трубку, так и по очереди – от одного к другому, если первый не ответил. Для этого нужно добавить в личный кабинет сотрудников, присвоить каждому внутренний короткий номер, объединить их в группу и задать схему переключения вызова внутри группы.
- голосовое меню. Записываете или заказываете файл голосового приветствия – это может быть ваша любимая мелодия, объявление об акции или традиционное «Нам очень важен ваш звонок» - и загружаете его в подраздел «Медиафайлы» раздела «Настройки». Требования к файлу – минимальные. Главное, чтобы это был формат mp3.
Что еще будет полезно?
ПОЛНАЯ И ЧЕТКАЯ КАРТИНА КОММУНИКАЦИЙ
Еще один плюс виртуальной телефонии – возможность в режиме 24/7 получать аналитику по звонкам, необходимую для принятия стратегических и тактических решений, а также бизнес-планирования:
- внешние номера,
- внутренние номера,
- статистика звонков с разбивкой по входящим и исходящим,
- пропущенные вызовы,
- средняя длительность разговоров за выбранный период,
- время ожидания ответа.
Статистика представлена в виде графиков – при необходимости вы можете сформировать график за определенный период (сутки, неделя, месяц), либо сделать отдельные графики по внешним и внутренним разговорам.
В подразделе «Звонки» можно прослушать все разговоры в рамках телефонии – для удобства идентификации каждая запись сопровождается данными о номере звонящего, внутреннем номере сотрудника, который ответил на вызов либо сделал исходящий, вашем внешнем номере, на который поступил звонок. Все записи разговоров хранятся на облачном сервере - "ОБИТ", например, использует для этого собственный ЦОД.
И опять же – прослушать разговоры и посмотреть статистику можно с любого устройства, в любо й точке земного шара. Главное – помнить свой пароль от аккаунта в личном кабинете. Или хотя бы адрес, указанный в договоре.
БОЛЬШЕ ЗАКАЗОВ, ХОРОШИХ И РАЗНЫХ
Вас будут слушать охотнее и внимательнее, если за разговор платите вы. Номер 8 800 - отличный повод позвонить в компанию и уточнить все, что клиенты давно хотели спросить о вашем продукте или сервисе, но боялись набрать. Другой хороший повод - номер, который не надо записывать или искать. По статистике, рекламные кампании, в которых указан легко запоминающийся номер телефона, работают на 30% эффективнее. Не верите на слово - проверьте лично: номер можно не покупать, а взять в аренду на ограниченный срок. Не понравится - отключите в том же личном кабинете.
ЗАЩИТА ДАННЫХ СОТРУДНИКОВ
Чтобы защититься от телефонного спама и злоумышленников, настройте маршрутизацию входящих вызовов на мобильные через внутренние номера. Это не даст мошенникам получить доступ к личному номеру сотрудника и воспользоваться им для нелегальных схем.
КОНТРОЛЬ И ОПТИМИЗАЦИЯ РАСХОДОВ
Вы можете прямо со смартфона следить за своими расходами на связь и управлять ими: проверять начисления на текущую дату, просматривать детализацию по звонкам и услугам, контролировать платежи. Здесь же можно оставить заявку на подключение или отключение услуг – интеграцию с CRM и увеличение срока хранения записей разговоров. Без бюрократии и ожидания менеджера.
Также с помощью личного кабинета вы можете:
- подключить номера сторонних операторов,
- управлять сразу несколькими договорами (если вы администрируете телефонию нескольких юрлиц),
- общаться с поддержкой,
- быть в курсе последних новостей.