Как не ошибиться в договоре аренды?

Обычно арендодатели не делятся такой информацией с клиентами, но одна из ценностей MANUFAQTURY — честность перед заказчиком. Поэтому мы готовы открыто говорить о подводных камнях организации офиса. Рассказываем, на что обратить внимание при составлении договора.

Итак, топ-10 условий в договоре, которые стоит обговорить с арендодателем офиса.

🔵 Сроки нерасторжимости. Если в договоре не указаны сроки и условия расторжения, он — нерасторжимый. В ситуации, когда арендатор подписывает договор на пять лет, где не предусмотрено расторжение, выехать из офиса раньше, чем через пять лет он не сможет. Либо будет платить штраф — обычно, в размере от одного до трех

🔵 Изменения офиса. По закону они делятся на два типа.

— Неотделимые. Если их внесли, то отменить их без разрушения помещение нельзя. Например, замена инженерных систем, возведение стен или покраска потолка. Такие изменения считают собственностью арендодателя, даже если за них платил арендатор.

— Отделимые. Это те изменения, которые можно убрать и не разрушить помещение. Например, ковровые покрытия, мебель, декор или кондиционер. Они считаются собственностью арендатора.

Арендатор по умолчанию имеет право при переезде забрать с собой все отделимые изменения. А вот неотделимые улучшения — это предмет переговоров. Если в договоре не сказано, что арендатор отказывается от компенсации, то он может на нее претендовать по закону.

🔵 Условия. Бывают аварии или поломки инженерных сетей — например, в офисе отключают свет или воду. Такие ситуации регулируются Гражданским кодексом, но лучше их учесть в договоре. Например, если в течение периода в офисе нет воды или температура не по нормативом, арендатор за этот период не платит или платит меньше. При этом важно, чтобы в договоре было указано, что ответственность за работоспособность инженерных систем здания несет арендодатель.

🔵 Государственная регистрация договора. Любой договор на срок от года считается долгосрочным — и его нужно зарегистрировать в Росреестре. Если этого не сделать, он будет считаться заключенным только для двух сторон, указанных в договоре.

Чем это чревато? Если арендодатель продаст бизнес-центр, ваш договор для нового собственника не будет действительным, и он будет иметь право требовать от вас заключить новый договор. Например, с более высокой арендной платой.

Чтобы зарегистрировать договор, нужно оплатить госпошлину. Сделать это может и собственник, и арендатор. Важно при этом оформить пять экземпляров договора — три из них примет на регистрацию Росреестр, а два нужны для регламентирования действий обеих сторон на то время, пока договор находится на государственной регистрации.

🔵 Юридический адрес. Для корректного взаимодействия бухгалтерии и налоговой каждой компании необходимо иметь актуальный адрес местонахождения — именно по нему будут приходить любые оповещения. Чтобы использовать юридический адрес бизнес-центра, арендатору нужно получить письмо от собственника с подтверждением, что его компания действительно располагается по этому адресу. В договоре же нужно предусмотреть право арендатора использовать юридический адрес в том числе для регистрации дочерних компаний.

🔵 Страховой депозит. В договоре нужно прописать сумму обеспечительного платежа. Обычно его сумма варьируется от одного до трех размеров месячной арендной платы. Страховый депозит нужен на случай, если арендатор причинит ущерб имуществу арендодателя. Например, сломает лифт или выбьет стекло.

🔵 Предмет договора и назначение помещения. В договоре следует прописать все возможные форматы использования офиса.

Например, если вы собираетесь проводить семинары или установить фотолабораторию, это нужно указать.

🔵 Обстоятельства непреодолимой силы. В договоре стоит прописать, какие форс-мажоры можно причислять к таким обстоятельствам.

Например, во время пандемии коронавируса было много разбирательств по этому вопросу — правительство рекомендовало считать ковид обстоятельством непреодолимой силы, но не все арендодатели следовали этой рекомендации и продолжали требовать оплату арендной платы.

🔵 Правила бизнес-центра. Обратите внимание на все условия пребывания внутри и на территории БЦ — их нарушение часто чревато штрафами, а иногда и расторжением договора. Примеры могут регламентировать:

Например, в одном из бизнес-центров Москвы с панорамными окнами запрещено использовать светящиеся предметы — их может быть видно, а это портит облик здания.

🔵 Способы коммуникации. Пропишите все возможные варианты коммуникации с собственником бизнес-центра и управляющей компанией, и пользуйтесь только ими.

Например, по договору вам следует общаться только по официальной электронной почте, а вам сообщили о плановом осмотре, а администратор по телефону ответила, что это невозможно, так как в переговорной будет заседание совета директоров. Когда рабочие в грязной одежде явятся на собрание, вы не сможете доказать неправоту управляющей компании — так как на почте нет подтверждения.